Identificarse


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Por: Javier Klus. Colaborador de Auditool

Es innegable que las entrevistas son una de las técnicas más importantes al momento de nosotros poder obtener evidencia de auditoría, por lo tanto, deberemos estar preparados para la misma, saber que queremos preguntar y como lo tenemos que preguntar, son elementos fundamentales.

Una entrevista consta de las siguientes etapas:

  • Preparar la entrevista: Esto implica definir el propósito y el resultado de la entrevista, establecer con quien nos entrevistaremos, elaborar una lista de temas que queremos tratar, preparar una agenda a ser comunicada a los entrevistados y finalmente estar preparados para las posibles respuestas, esto implica que muchas veces deberemos realizar re-preguntas en base a la respuesta de nuestro entrevistado (esto ya lo tenemos que considerar desde el momento 0).
  • Conducir la entrevista: Establecer el modo de la entrevista (es decir será una reunión más distendida, menos distendida, esto también estará relacionado con la jerarquía de la persona que entrevistamos), dejar claramente expuesto el propósito de la reunión, realizar las preguntas relevantes pero por sobre todas las cosas realizar una escucha activa (es decir estar atentos a lo que nuestro interlocutor lo dice, de qué forma lo dice, expresiones corporales, etc.) y finalmente dejar en claro con nuestro interlocutor los próximos pasos.
  • Tomar acciones: Es recomendable una vez finalizada la reunión, consolidar los resultados, si en la entrevista tuvimos otro colaborador, discutir la misma. Dejar todos estos aspectos reflejados, por ejemplo, en una minuta de reunión y ya definir los próximos pasos (por ejemplo, agendar otras reuniones si fuera necesario).

Cuando hablamos de realizar las preguntas apropiadas también nos estamos refiriendo a qué tipo de preguntas realizas. Las preguntas pueden ser clasificadas en 3 tipos:

  • Abiertas: las cuales como su nombre lo indica, permite que nuestro interlocutor se explaye sobre temas en general, nos dé una descripción global del proceso, del evento o circunstancia y nos ayuda a nosotros a tener un mayor entendimiento y poder luego realizar preguntas más específicas, adicionalmente nos ayudaría a poder detectar una posible excepción o aspecto que requiera un mayor entendimiento y análisis. Una pregunta abierta podría ser “Nos podría describir como es el funcionamiento del ciclo de compras”
  • De prueba: Estas preguntas ya no dirigen a lo general, sino que se orientan a lo particular. Siguiendo un ejemplo del ciclo de compras, una pregunta de prueba sería por ejemplo: ¿Que personas son las encargadas de liberar compras y por qué importes?
  • De cierre: En este caso son lo opuesto a las preguntas abiertas, y en las mismas obtenemos generalmente un “si” o “no” y el objetivo es poder cerrar finalmente el entendimiento. Ejemplo de este tipo de preguntar podrían ser: ¿alguien más aparte de ustedes tiene la posibilidad de liberar órdenes de compra?, ¿Puede usted modificar los precios de la lista de precios?

Un aspecto importante en el proceso de llevar una entrevista es que siempre mantengamos nuestro escepticismo profesional, es decir que siempre estemos atentos y no demos absolutamente por válidos los razonamientos o situaciones que expone nuestro interlocutor.

Javier Klus

Gerente de Auditoría de una firma internacional de auditoría, especialista en Auditoría Interna, Control Interno, Auditoría, Evaluación de Riesgos, Riesgo Financiero, SOX, Gestión de Riesgo, Gestión de Proyectos, Riesgo Operacional. (Universidades Pontificia Universidad Católica Argentina, Instituto de Auditores Internos, Universidad Politécnica de Madrid, Universidad Argentina de la Empresa).

Buenos Aires, Argentina


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