Análisis de Pareto aplicado en un trabajo de Auditoría

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Para tu próximo trabajo de auditoría interna podría ser muy útil el emplear el análisis de Pareto, si te encuentras en la necesidad de tener que determinar la causa raíz del:

  • Incremento en las reclamaciones de los clientes.
  • Problemas en el proceso de producción.
  • Aumento en el tiempo de atención de clientes.

Esta herramienta permite asignar un orden de prioridades. El diagrama permite mostrar gráficamente el principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales), es decir, que hay muchos problemas sin importancia frente a unos pocos muy importantes.

Historia

El Principio de Pareto es también conocido como la regla del 80-20, distribución A-B-C, ley de los pocos vitales o principio de escasez del factor.

Recibe uno de sus nombres en honor a Vilfredo Federico Dámaso Pareto.

Pareto enunció el principio basándose en el denominado conocimiento empírico. Estudió que la gente en su sociedad se dividía naturalmente entre los «pocos de mucho» y los «muchos de poco»; se establecían así dos grupos de proporciones 80-20 tales que el grupo minoritario, formado por un 20 % de población, ostentaba el 80 % de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80 % de población, el 20 % de ese mismo algo. En concreto, Pareto estudió la propiedad de la tierra en Italia y lo que descubrió fue que el 20 % de los propietarios poseían el 80 % de las tierras, mientras que el restante 20 % de los terrenos pertenecía al 80 % de la población restante.

Nota al Margen: Estas cifras son arbitrarias; no son exactas y pueden variar. Su aplicación reside en la descripción de un fenómeno y, como tal, es aproximada y adaptable a cada caso particular.

Aplicación Práctica

Cabe mencionar que, si bien Pareto determinó esta relación basándose en sus estudios sobre la riqueza, la aplicación universal, es decir, la aplicación del principio a otras áreas fuera de la economía se debe al trabajo de Joseph Moses Juran, quién encontró la relación 80-20 y aplicó a otros fenómenos.

Juran descubrió en 1941 la obra de Vilfredo Pareto y fue entonces cuando amplió la aplicación del llamado principio Pareto a cuestiones de calidad (por ejemplo, el 80% de un problema es producido por el 20% de las causas). Esto también se conoce como "los pocos vitales y muchos triviales". Juran en los últimos años ha preferido "los pocos vitales y los muchos útiles" para indicar que el 80% restante de las causas no deben ser totalmente ignoradas.

El principio de Pareto es ampliamente utilizado como herramienta de gestión. En control de calidad se utiliza el diagrama de Pareto (el 80% de los defectos radican en el 20% de los procesos). Este enfoque permite identificar los problemas realmente relevantes, que acarrean el mayor porcentaje de errores.

Otros ejemplos, los Gerentes de Proyecto saben que el 20% del trabajo (el 10% inicial y el 10% final) consumen el 80% del tiempo y los recursos. En el mundo de los negocios es habitual que el 80% de los ingresos provengan de un 20% de los clientes.

Este principio también posee aplicaciones bastante interesantes en nuestra vida diaria:

Del 80% de las aplicaciones de tu celular solamente usas un 20%. ¿Cuántas aplicaciones usas a diario? ¿Cuántas tienes en tu móvil o tablet que hace más de una semana que no utilizas?

Del 80% de los contactos de LinkedIn tan sólo conoces el 20%. Céntrate en ese 20% que te genera valor personal y profesional.

Del 80% de las fotos que tienes en tu teléfono móvil sólo te interesan un 20%. ¿Cuántas fotografías tienes duplicadas de un mismo evento? ¿Cuántas fotos no poseen una utilidad real o son innecesarias?

Del 80% de los programas que tienes en tu computadora sólo usas frecuentemente el 20%. Clasifica los programas que son de uso diario y los que son de uso menos intensivo. Elimina el resto.

Del 80% de tu lista de contactos de tu smartphone sólo te relacionas con regularidad con un 20%. ¿Cuánto hace que no eliminas contactos de tu agenda?

¿Cómo puedo preparar un diagrama de Pareto?

  1. Determina la situación problemática: ¿Hay un problema? ¿Cuál es?
  2. Determina los problemas (causas o categorías) en torno a la situación problemática, incluyendo el período de tiempo.
  3. Recolecta datos: Hay una situación problemática presentándose y tienes las posibles causas que lo generan, pues entonces comienza a recolectar los datos. Estos dependerán de la naturaleza del problema. Por ejemplo, número de defectos si analizamos averías en un producto, costo de desperdicios de acuerdo al tipo de desperdicio, kilogramos de carga por tipo de producto. Recuerda que las unidades deben ser las mismas, nada de mezclar peras con manzanas. Recuerda también que el periodo de tiempo es el mismo para todos, si vas a recolectar los datos pertenecientes a un trimestre, debe ser igual para todas las causas.
  4. Ordena de mayor a menor: Ordenamos de mayor a menor las causas con base en los datos que recolectamos y su medida. Si es el número de veces que se presenta un evento será por cantidad, si es por costo de desperdicios según el tipo de producto, será en unidades monetarias, por ejemplo.
  5. Realiza los cálculos: A partir de los datos ordenados, calculamos el acumulado, el porcentaje y el porcentaje acumulado. En el ejemplo te muestro detalladamente cómo hacerlo.
  6. Grafica las causas: El eje X lo destinamos a colocar las causas. Vamos a usar eje Y izquierdo y eje Y derecho. El izquierdo es para la frecuencia de cada causa, lo usamos para dibujarlas con barras verticales.
  7. Dibuja la curva acumulada: El eje Y derecho es para el porcentaje acumulado, por lo tanto, va desde 0 hasta 100%. Lo usamos para dibujar la curva acumulada.
  8. Examinar y sacar conclusiones del diagrama.

A continuación, presentamos un video que explica la forma de preparación del diagrama:

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 Nahun Frett

Es un reconocido conferencista especializado en temas sobre auditoría interna, gestión de riesgo, gobierno corporativo, cambio organizacional, liderazgo y auto-evaluación de control. Motivador nato de equipos multidisciplinarios de auditoría interna, ampliamente solicitado para dictar conferencias y proveer capacitación en cursos, talleres y seminarios. Colaborador de Auditool

Santo Domingo, República Dominicana


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