Auditoría Interna

Ser eficientes como profesionales de la auditoría interna y como Departamento no es una elección en el mundo de hoy: es imprescindible para alcanzar el éxito. Sin lugar a dudas que para sobrevivir, prosperar, innovar, sobresalir y liderar en esta nueva realidad nos exigirá aumentar la eficiencia, la efectividad e ir más allá. Pero, 

¿Qué significa realmente el término eficiencia? o, ¿cuál es definición? 

La palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir: acción, fuerza, producción. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.  Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da, cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. En otras palabras la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos.  

Resumiendo la eficiencia significa hacer más con menos

La profesión de auditoría interna está re-enfocando y expandiendo sus horizontes, no solamente somos juzgados por los productos y servicios que ofertamos a nuestros clientes, sino que también se nos exige credibilidad en la calidad del trabajo que realizamos, debemos considerar qué tan bien podemos realizar nuestra función.    Recuerde que los auditores que revisan los procesos de negocio tienen que ayudar a los dueños de esos procesos a mejorar los ciclos de tiempo, la productividad, calidad, rotación del personal, satisfacción al cliente y los resultados financieros.  El agregar valor contribuye a que los auditores se conviertan en catalizadores del cambio para procesos de negocio inefectivos  e ineficientes.  

Ante esta situación es vital que nos preguntemos:   ¿Cuáles son las estrategias más efectivas?;  ¿Cómo puedo hacer más con menos? ¿Cuáles son las mejores prácticas?;  ¿Qué debo cambia?; y lo más importante: ¿Cómo puedo alcanzar el éxito?  

Durante los últimos veinte años he trabajado con auditores internos de instituciones financieras, gubernamentales, de servicio y de empresas de otras ramas; lo cual me ha permitido comprobar la crisis de eficiencia que atraviesan los departamentos de auditoría interna. 

A continuación comparto los principales problemas o puntos ciegos que afectan la profesión de auditoría interna en la actualidad: 

Plan Anual

1. No desarrollar un plan anual de auditoría interna en base a riesgos. Hacer siempre lo mismo. Esto significa que las auditorías son “el enfoque del trabajo siempre es el mismo” o “exactamente una lista de trabajo igual a la año pasado”.
2. No brindar servicios de consultoría. Esconderse detrás de la independencia y objetividad para no agregar valor. Nunca permitir al personal agregar valor a través de ser parte de los grupos o reuniones estratégicos. No participar en proyectos especiales. No tener presente las necesidades de nuestros clientes.
3. Incumplimiento en plazos de tiempo establecidos. No cumplir con los calendarios de trabajo, tanto trimestrales, como anuales.
4. Plan anual inflexible, no actualizado periódicamente, no tener un plan anual ajustable en base al estado actual de la evaluación de riesgo de negocio.

Trabajo

1. No haber desarrollado un programa de aseguramiento y mejorar de la calidad.
2. No tener claramente definidas las medidas de desempeño del departamento.
3. Olvidarnos de las mejores prácticas y del uso de la tecnología para realizar el trabajo.

Informes

1. Ser un proveedor de datos en vez de un generador de conocimientos. Desarrollo de informes kilométricos. Tales informes son tan largos y tan detallados que los usuarios navegan en un mar repleto de información.
2. Falta de relevancia - Incluir problemas insignificantes en el informe. Sin preocuparse en lo que realmente es importante.
3. Emisión de informes de auditoría tardíos. No dar seguimiento adecuado. No preocuparse de lo ocurrido después de finalizada una asignación. 

Recuerde que los auditores internos eficientes no ven los problemas, sino las oportunidades. Ellos robustecen las oportunidades y debilitan los problemas. Reflexiones de Albert Einstein sobre la crisis:  

“No pretendamos que las cosas cambien, si siempre hacemos lo mismo. 

La crisis, es la mejor bendición que puede sucederle a personas y países, porque la crisis trae progresos. La creatividad nace de la angustia como el día nace de la noche oscura. Es en la crisis que nace la inventiva, los descubrimientos y las grandes estrategias. Quien supera la crisis se supera a sí mismo sin quedar superado. 

Quien atribuye a la crisis sus fracasos y penurias, violenta su propio talento y respeta más a los problemas que a las soluciones. 

La verdadera crisis, es la crisis de la incompetencia. El inconveniente de las personas y los países es la pereza para encontrar las salidas y soluciones. Sin crisis no hay desafíos, sin desafíos la vida es una rutina, una lenta agonía. Sin crisis no hay méritos. 

Es en la crisis donde aflora lo mejor de cada uno, porque sin crisis todo viento es caricia. Hablar de crisis es promoverla, y callar en la crisis es exaltar el conformismo. En vez de esto, trabajemos duro. Acabemos de una vez con la única crisis amenazadora, que es la tragedia de no querer luchar por superarla.” 

La solución a la crisis actual que enfrenta los departamentos de Auditoría Interna es crear: 

Un enfoque de auditoría Inteli-gente,  es decir de un enfoque Smart. 

Durante los últimos cinco años hemos sido testigos de las grandes transformaciones tecnológicas, lo cual ha permitido que tengamos Smart Phones, Smart TV, etc. Así mismo para hacer frente a los restos actuales se hace imprescindible el desarrollar un modelo de Smart Audit, el cual nos permita combinar de forma efectiva: 

• El plan estratégico 
• Uso de Dashboard
• Implementación de un Balance ScoreCard
• Programa de Aseguramiento y Mejorara  Calidad
• La tecnología de punta
• El personal del departamento
• Las mejores prácticas; y
• Las herramientas para medir nuestro desempeño    

Después de varias décadas, sus reflexiones siguen siendo válidas y estando de plena actualidad.  

¿No es este un momento excelente para emprender una acción para enfrentar los problemas de eficiencia identificados? 

El cambio de ser y ver es un proceso progresivo: el ser cambia al ver, que a su vez cambia al ser, y así sucesivamente en una espiral ascendente de crecimiento. Trabajando sobre el conocimiento, la capacidad y el deseo, podemos irrumpir en nuevos niveles de efectividad personal e interpersonal cuando rompemos con viejos paradigmas que pueden haber sido para nosotros una fuente de pseudo seguridad durante años. 

El tiempo pasa irremediablemente lo aprovechemos o no. Y cada instante que pasa jamás volverá de nuevo. Te animo a ponerte en marcha de una vez por todas. ¿Has abandonado tus sueños por el camino? Si es así quizás ha llegado el momento de rescatarlos y llevarlos al mundo de la realidad con tu acción. Los años van a pasar igual. La única diferencia la establece lo que hagas con esos años. 

E. M. Gray dijo en una oportunidad: 

La persona exitosa posee el hábito de hacer las cosas que los fracasados no les gusta hacer, no porque necesariamente le guste hacerlas, sino porque subordina el desagrado a la fortaleza de su propósito. 

Nuestro esquena crea una ruptura con la tradición, con los viejos modos de pensar,  con los enfoques antiguos de cómo debe realizarse el trabajo de auditoría interna. Resulta sumamente liberador aceptar la idea de que podemos aprender nuevos métodos, formulas y enfoques, en lugar de tratar de usar constantemente formas antiguas, ineficientes e inefectivas para desarrollar nuestra función. 

Estamos completamente convencidos que al implementar la metodología de auditoría inteligente o Smart Audit, la eficiencia y efectividad de su departamento aumentará extraordinariamente. Obviamente, no es un proceso rápido. Pero le aseguro que experimentará beneficios y obtendrá resultados inmediatos que le resultarán alentadores.  

Según decía Thomas Paine:  

“Lo que conseguimos con demasiada facilidad nunca es objeto de gran estimación. Sólo lo que nos cuesta obtener otorga valor a las cosas. El cielo sabe poner un precio adecuado a sus bienes”.

Lo invito a seguir el siguiente link en donde podrá conocer en mayor detalle el contenido del seminario:

 Nahun Frett

Es un reconocido conferencista especializado en temas sobre auditoría interna, gestión de riesgo, gobierno corporativo, cambio organizacional, liderazgo y auto-evaluación de control. Motivador nato de equipos multidisciplinarios de auditoría interna, ampliamente solicitado para dictar conferencias y proveer capacitación en cursos, talleres y seminarios. Colaborador de Auditool

Santo Domingo, República Dominicana