Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.
La gestión de calidad puede entenderse como el conjunto de acciones y herramientas para supervisar las actividades ejecutadas en ciertos procesos, de manera que se eviten posibles desviaciones o fallas y, así, lograr y mantener un nivel deseado de excelencia. Ahora, más que identificar los errores o desviaciones cuando ya han ocurrido, la gestión de calidad pretende evitarlos antes de que sucedan, así mismo esta no pretende hacer correcciones continuas, sino que busca anticiparse y modificar lo pertinente para lograr mayor eficiencia.
Teniendo esto en cuenta, las nuevas normas de gestión de calidad son: la NIGC 1 - Gestión de la Calidad para empresas que realizan auditorías, revisiones de estados financieros u otros encargos de aseguramiento o servicios relacionados; la NIGC 2 - Revisiones de la calidad del compromiso; la norma internacional de auditoría NIA 22O - Gestión de la Calidad para una Auditoría de Estados Financieros; y las adaptaciones locales según la jurisdicción que las haya asumido. Un ejemplo de estas últimas es la nueva Norma Canadiense de Gestión de la Calidad CSQM – 1. Dada la importancia del sistema de gestión de calidad, a continuación, se presentan algunos comentarios sobre este tema:
- Importancia de la gestión de la calidad
Además de evitar errores en los procesos, gran parte de la importancia de la gestión de la calidad radica en que le ayuda a la alta dirección de las organizaciones a centrarse en temas de gobierno y en los procesos misionales y así, ofrecer servicios de alta calidad de manera eficiente, con el consecuente retorno de la inversión.
Las recientes normas expedidas por organismos profesionales[1], tales como las NIGC 1 y 2, buscan que la atención se centre en los riesgos de calidad de la empresa y en cómo pueden mitigarse; también resaltan la importancia de comprender, modificar o incluso eliminar ciertas políticas y procedimientos.
- Impacto de las normas de gestión de calidad
Las nuevas normas de gestión de calidad refuerzan el enfoque basado en el riesgo para que las organizaciones alcancen los objetivos de calidad. Esto se logra mediante una evaluación de riesgos que permita identificar los riesgos de calidad específicos de las empresas y los compromisos que realizan. En ese sentido, las nuevas normas requieren que las empresas diseñen, implementen y operen un sistema de gestión de la calidad robusto.
- Enfoque en el cliente
Las nuevas normas de gestión de calidad, incluso la ISO 9001:2015, han adoptado un enfoque más centrado en el cliente. Esto implica una comprensión más profunda de sus necesidades y expectativas. Este hecho se ve reflejado en que las auditorías de calidad evalúen la efectividad de los procesos relacionados con la satisfacción del cliente.
- Liderazgo y compromiso de la alta dirección
Las nuevas normas de gestión de calidad tienen un marcado énfasis en el liderazgo y el compromiso de la alta dirección. Por ello está previsto que las auditorías de calidad evalúen la implementación y la efectividad de las prácticas de liderazgo, de manera que se asegure la existencia de un compromiso claro y visible desde la cúpula de la organización, que irradie hacia los demás niveles. Por ejemplo, dentro de los requisitos de la NIGC 1 se abordan la asignación de las funciones de liderazgo, las competencias de las personas a quienes se asignan los roles y las evaluaciones anuales de desempeño.
- Enfoque en la gestión de riesgos
Las normas modernas también incluyen un enfoque más claro en la gestión de riesgos. Se prevé que las auditorías de calidad evalúen cómo la organización identifica, evalúa y gestiona los riesgos que podrían afectar a la calidad de sus productos o servicios. Cabe mencionar que la NIGC 1 no incluye los riesgos de calidad, dado que se espera que las firmas de auditoría identifiquen los riesgos de calidad existentes según su naturaleza y circunstancias. También que diseñen e implementen sus propias respuestas a los riesgos identificados.
- Enfoque en la mejora continua
Las normas de gestión de calidad dan una gran importancia al tema de la mejora continua. Por ello, consideran necesario hacer un seguimiento proactivo del sistema en su totalidad, así como aplicar una corrección oportuna y eficaz cuando corresponda. Por ejemplo, la NIGC 1 incluye un marco para evaluar los hallazgos, identificar deficiencias y evaluar su severidad y generalización. Para tal efecto, se requiere que la firma investigue la causa o causas de origen de las deficiencias y las corrija adecuadamente. Los miembros de la alta dirección deben determinar las acciones correctivas que se consideren eficaces.
- Contexto organizacional
Las nuevas normas requieren que las organizaciones comprendan su contexto organizacional, incluidos los factores externos e internos que pueden afectar su capacidad para lograr los resultados deseados. Las auditorías evalúan cómo la organización considera este contexto en sus procesos y decisiones.
- Énfasis en la calidad y la ética
Las normas actualizadas promueven una cultura de calidad y ética en la auditoría, esto incluye la atención a la independencia del auditor, la integridad profesional y la objetividad para asegurar que los informes sean imparciales y confiables. Además, requieren que las firmas establezcan objetivos de calidad que aborden el cumplimiento de las responsabilidades de acuerdo con los requerimientos de ética aplicables, tales como el código internacional de ética para profesionales de la contabilidad.
- Énfasis en la documentación proporcionada
Las auditorías de calidad evalúan cómo las organizaciones han documentado sus procesos y procedimientos de acuerdo con las normas establecidas. La documentación adecuada es esencial para garantizar la consistencia y la replicabilidad de los procesos.
Como se aprecia, las nuevas normas de gestión de calidad proporcionan a las firmas un marco actualizado que se alinea con las tendencias y desafíos actuales en temas de riesgos, enfoque en el cliente y la ética. En consecuencia, estas normas contribuyen a la mejora continua de los sistemas de gestión de calidad en las organizaciones.
[1] Ver: https://www.ifac.org/system/files/publications/files/IAASB-Quality-Management-ISQM-1-Quality-Management-for-Firms-1-esp-1_ok.pdf y https://www.ifac.org/system/files/publications/files/IAASB-Quality-Management-ISQM-2-Engagement-QR-esp-1_ok_0.pdf
CP Iván Rodríguez - CIE AF
Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia.
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