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CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool

PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORÍA

Los papeles de trabajo son registros que el auditor mantiene de los procedimientos seguidos, pruebas efectuadas, información obtenida y conclusiones alcanzadas en la auditoría.

Los archivos de auditoría o los papeles de trabajo comprenden las carpetas (en papel con anexos digitales –USB, nube-) u otro medio, que podría llegar a ser totalmente digital, de almacenamiento y conservación.

Debería observarse que la finalidad de la auditoría es llegar a una opinión basada en una conclusión respaldada por una evidencia suficiente y competente, evidencia que queda documentada en forma de papeles de trabajo.

No importa qué tan cuidadosamente el auditor haya realizado un procedimiento de auditoría, si la evidencia no está documentada apropiadamente, quiere decir que no condujo la auditoría en cumplimiento de las normas de auditoría generalmente aceptadas (GAAS por sus siglas en inglés) y por lo tanto no tiene una base para expresar una opinión a la luz de los estándares internacionales.

Contenido General de los Papeles de Trabajo

La documentación de auditoría que cumpla con los requerimientos aplicables proporciona:

  • Evidencia de que la auditoría se ha planificado, ejecutado y supervisado adecuadamente.
  • Que se ha estudiado el sistema de control interno y evaluado como base de fiabilidad y para la determinación del alcance de las pruebas a que deben someterse los procedimientos de auditoría.
  • La evidencia obtenida, los procedimientos de auditoría seguidos y las pruebas efectuadas deben proporcionar la evidencia documental competente y suficiente que sirva de base para llegar a una conclusión opinión.

Consideraciones generales para lograr unos buenos papeles de trabajo

  • Uno de los criterios que debería primar en la preparación de los papeles de trabajo es que sean útiles al máximo

Estos deberían ser íntegros y no deberían contener información que no sea pertinente, deben estar organizados con especial cuidado y diligencia a fin de facilitar su referenciación.  Deben reflejar la composición de toda información importante incluida en los registros o que sea accesible de otro modo y que sea relevante, la verificación y métodos de prueba empleados, el grado o alcance de estos y cualesquiera otras pruebas necesarias para la preparación del informe y el logro  de otros objetivos de la auditoría.

Los asuntos formales y el contenido de un papel de trabajo deben ser tales que una persona técnicamente capacitada pueda entenderlo, aunque no conozca a profundidad el trabajo. Las marcas de auditoría contribuyen al orden, claridad y comprensión de los papeles de trabajo.

  • Los papeles de trabajo deben tener un aspecto pulcro

Entiéndase por aspecto pulcro una limpieza manifestada en una preparación ordenada y, en concordancia con el punto anterior, una escritura clara. Esto no quiere decir que se esté apuntando a papeles “bonitos” sino de una legibilidad y pulcritud que permitan ahorrar tiempo de trabajo y hacer la revisión más eficiente.

  • Utilización de información suministrada por el cliente

El auditor puede ahorrar tiempo solicitándole al cliente información muy precisa para incluir en los papeles de trabajo o que constituye el papel de trabajo en sí mismo. Se conocen como Papeles de trabajo preparados  por el cliente. Deben obedecer a una planificación e instrucción precisa respecto al papel que se desea obtener y se debe acordar con la dirección del cliente la disponibilidad de sus funcionarios. Asimismo se pueden utilizar fotocopias y copias de registros y documentos del cliente.

  • Cada papel de trabajo debe explicarse por sí mismo

Deben ser tan claros y completos que cualquier usuario capacitado los entienda en su totalidad y los pueda explicar a satisfacción. No deberían existir en los papeles de trabajo cuestiones pendientes, notas incompletas u otras señales de trabajos inacabados. Sus elementos podrían estar amarrados a otro papel de trabajo, por lo que ambos deberían presentar unas referencias minuciosas detalladas en un índice.

  • Todos los asuntos incluidos en los papeles de trabajo finales deberían tener un objetivo relacionado con la tarea

El equipo de auditoría y los revisores deberían tener claro este objetivo. Los papeles de trabajo deberían contener la información esencial y no la superflua. No existe una regla general; la cantidad de información necesaria puede ir desde una lista detallada de partidas o incluso fotocopias de los documentos originales o una anotación indicando que se han examinado ciertos documentos justificativos.

Planificación de los papeles de trabajo

Para que los papeles de trabajo cumplan con su objetivo, es necesario una planificación minuciosa antes de la auditoría y en el transcurso de la misma. La planificación le permite al auditor mejorar la forma y contenido de los papeles, sin contar que se logra un ahorro de tiempo significativo. Los papeles de trabajo deben planificarse de acuerdo con los  programas de auditoría y el objetivo y alcance del informe que se haya de preparar.

Estructura de las cédulas de auditoría

Las cédulas que elabora el auditor pueden tener diferentes formas de acuerdo con su criterio y con los estándares de cada firma, no obstante, en términos generales obedecen a la siguiente estructura:

  • Índice
  • Encabezamiento
  • Responsables
  • Objetivo
  • Cuerpo del trabajo
  • Conclusión
  • Explicación de las marcas
  • Fuente de información

Confidencialidad de los papeles de trabajo

Dado que el auditor tiene acceso a toda la información relacionada con las operaciones del cliente y gran parte de esta  información es confidencial y se registra en los papeles de trabajo, son de naturaleza confidencial. Es imperioso que el auditor cumpla estrictamente con el secreto profesional que lo obliga de acuerdo con las normas de ética profesional y las disposiciones legales vigentes en cada país.

Archivo final de los papeles de trabajo

Se recomienda que se complete toda la documentación de respaldo antes de abandonar las instalaciones del cliente.

El auditor debe verificar que se encuentre completa la siguiente documentación:

1. Las carpetas de los papeles de trabajo revisados con los anexos correspondientes.

2. Se recomienda hacer un check list que contemple al menos los siguientes puntos:

  • Autorización para iniciar la auditoría por parte del socio responsable de riesgo y calidad, con la evidencia de investigación del cliente y el contrato del encargo suscrito con el cliente debidamente diligenciado.
  • Carpeta de planeación completa, actualizada, revisada y aprobada.
  • Copia del informe de auditoría emitido debidamente referenciado contra los papeles de trabajo.
  • Evaluación del control interno y sus pruebas.
  • Programas de trabajo firmados y aprobados.
  • Observación de toma de inventarios físicos si los hubiere.
  • Confirmaciones importantes de abogados, bancos, compañías de seguros. Estos documentos obtenidos de terceros deben reposar en original y emitidos por los entes competentes.
  • Carta de representación.

Propiedad, control y protección de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son de propiedad exclusiva del auditor, su condición de confidencialidad exige que deben ser protegidos en forma permanente.  El auditor debe custodiar con cuidado y velar por  la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter secreto de la información contenida en los mismos.

Acotación final

Los papeles de trabajo deben proporcionar un registro que justifique las conclusiones expresadas en el informe, el alcance señalado de los trabajos realizados y las normas aplicadas. No olvidar que la documentación es más precisa y completa si se hace oportunamente, a medida que se desarrolla el trabajo, lo que permite a los supervisores y socios gastar menos tiempo lidiando con preguntas innecesarias, desacuerdos o malentendidos y mejora las oportunidades para  que los papeles de trabajo sean revisados en el campo así como preparar un borrador del informe y de la carta de representación antes de dejar las oficinas del cliente.

 

CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool

Contador Público U. Central, cursó Especialización en Ciencias Tributarias, su experiencia profesional de más de 25 años va desde una gran multinacional pasando por una firma de auditoría hasta llegar al sector petrolero en el que ha trabajado para operadores y en auditorías externas. Desde hace varios años se desempeña como Revisor Fiscal en varias instituciones sin ánimo de lucro y como consultor empresarial independiente.

 

 


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