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CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool

Los informes de auditoría interna, así como los de los auditores independientes requieren de la habilidad para ordenar correctamente los hechos y expresar conclusiones mediante un lenguaje apropiado, comprensible y que más allá de las recomendaciones formuladas, los informes agreguen valor a la auditoría y tengan alto impacto.

El informe debe ser elaborado con el mayor cuidado y diligencia ya que una redacción pobre puede echar a perder un buen de trabajo de campo. A continuación presentamos unos consejos útiles para la elaboración del informe: 

Revisión de los papeles de trabajo.

Con antelación a la realización del informe, el auditor debe  realizar una revisión minuciosa de los papeles de trabajo para asegurarse que se han realizado y documentado satisfactoriamente todas las actividades, que se han atado todos los cabos sueltos y se han considerado todos los resultados de la auditoría que sean de importancia e interés y que todas las cuestiones planteadas han sido resueltas. En otras palabras, es preciso revisar los papeles de trabajo antes de hacer el informe, con el fin de asegurarse que no quedó algo pendiente.

Principios de una buena redacción

Para explicar temas específicos, en particular asuntos contables y financieros, no solo es necesario dominar los asuntos que se quieren exponer sino ponerse en la posición de un lector con poco conocimiento del tema. Si ese lector con poco conocimiento del tema (que puede ser el destinario final del informe) entiende lo que se pretende explicar, podemos decir que la redacción es clara.

Evite el uso de un lenguaje excesivamente técnico o muy coloquial, así como textos  brevísimos o, al contrario, con demasiados detalles. Se recomienda verificar cada frase minuciosamente, leerla de nuevo, para descartar que no tenga otro significado del que pretendemos darle. La claridad es una cuestión de comunicación y excelencia literaria: 

  • Concisión: Esto es ir al grano. Sin perjuicio de la claridad, mediante la concisión se condensa el material a escribir y se eliminan palabras y detalles innecesarios. No incluir información irrelevante como tampoco, en aras de la brevedad, omitir información importante. No confundir concisión con brevedad.
  • Adecuación: Un texto es adecuado cuando se ajusta a la comprensión y necesidades del lector y en concordancia con el registro particular que determina el tema tratado. Por eso se dice que un texto es adecuado cuando se adapta al tema en referencia, cuando se adapta a la persona que lo emite y a la persona que lo recibe, es conveniente en la situación o circunstancia, se ajusta al objetivo propuesto, respeta las normas de un grupo social y se ajusta al canal de comunicación.Es la propiedad del texto que permite concebirlo como una unidad, de tal forma que las ideas secundarias brindan información relevante para llegar a la idea principal, logrando una unidad temática en articulación con el tema principal. La coherencia implica el hilo conductor que conecta y organiza lógicamente el texto.
  • Uso correcto del lenguaje: En la redacción del informe se deja un precedente del trabajo, por lo que es importante respetar el lenguaje escrito para que el lector tenga la mejor comprensión de los textos y como muestra del adecuado manejo del lenguaje y del estilo propio de cada auditor.La redacción debe ser simple, un lenguaje sencillo vende más. El auditor debe poner especial atención entre otros a la estructuración de los párrafos, estructuras de las frases, los tiempos verbales, la concordancia del verbo con el sujeto y evitar la palabrería sin sustancia.

Destaque los temas más importantes

Organizar los informes haciendo énfasis en los asuntos más relevantes contribuye a que los ejecutivos, a quien van dirigidos, le presten mayor atención y actúen sobre los resultados presentados. No dude en usar todos los recursos y herramientas para lograrlo tales como secciones, encabezados, subtítulos, tablas, cuadros, gráficas. Para informes más largos resulta esencial un resumen ejecutivo.

Sea objetivo e imparcial

La objetividad e imparcialidad que debe tener el auditor en el ejercicio de su trabajo, también deben ser características del informe. Si queremos que los lectores acepten nuestras ideas nuestro tono debe ser objetivo e imparcial incluso cuando escribamos un mensaje negativo. Los comentarios sesgados ponen a la otra parte en situación hostil o la defensiva y finalmente no convencen porque hacen ver el informe parcializado o injusto.

Revisión y entrega del informe

Antes de digitar el informe, es conveniente que el redactor junto con otra persona, revisen su perfección técnica y excelencia profesional. La revisión comprende:

  • La supervisión durante los trabajos de campo.
  • La revisión de los papeles de trabajo una vez acabada la auditoría.
  • La determinación de la adecuación matemática y de todos los estados financieros y tabulaciones, incluyendo las referencias cruzadas y el cotejado de todas las cifras del informe versus las incluidas en los papeles de trabajo.
  • La verificación del nombre del cliente (ha ocurrido que han salido con otro nombre) títulos de los estados financieros y de las cuentas, fechas y cuestiones similares, para determinar que son correctos y coinciden en todo momento.
  • Editar el contenido del informe.
  • Comentar los asuntos inusuales con un socio.
  • Revisar el borrador con el cliente, para asegurarse que satisface todos sus requisitos y de que existe una interpretación común.

Fecha del informe

El informe generalmente lleva la fecha de finalización del trabajo de campo. Esta fecha señala el fin de la oportunidad que tiene el auditor para conocer acontecimientos significativos que hayan ocurrido con posterioridad a la fecha de emisión de los estados financieros.

Comprobación

La prueba de lectura se realiza leyendo el borrador, lo cual deberá hacerlo una persona diferente a la que lo digitó, incluso en ocasiones la lectura la efectúa un miembro de la firma que no hizo parte del equipo. Si no se han cotejado las sumas y otros cálculos y todos los valores, deberá hacerse en esta etapa, en caso contrario, solo es necesario tener especial cuidado en la lectura de comprobación.

Entrega

El informe debería ir acompañado de una carta remisoria. Si el cliente ha dado instrucciones de entregar copias a terceros, la carta enviada al cliente debería especificarlo así, y la carta de envío a los terceros indicados debería señalar que los informes se envían a solicitud del cliente.

 

CP Felipe Alberto Pérez Hernández. Colaborador de Auditool

Contador Público U. Central, cursó Especialización en Ciencias Tributarias, su experiencia profesional de más de 25 años va desde una gran multinacional pasando por una firma de auditoría hasta llegar al sector petrolero en el que ha trabajado para operadores y en auditorías externas. Desde hace varios años se desempeña como Revisor Fiscal en varias instituciones sin ánimo de lucro y como consultor empresarial independiente.

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