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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Con el auge del trabajo remoto, los equipos de auditoría necesitan una estrategia eficaz que facilite la concertación de acuerdos flexibles y trabajo desde casa. Si bien en este trabajo, la ejecución desde ubicaciones remotas y convenir condiciones adaptables a los auditores es habitual, en estos tiempos de pandemia hay un incremento notable en el trabajo desde casa.

Las opciones de trabajo flexible son comunes en la profesión de auditoría, pero en las actuales circunstancias, con los riesgos de salud presentes, cada vez más trabajadores desempeñan sus labores desde casa. En el caso de las áreas de auditoría, si bien algunas ya estaban listas y/o se han adaptado fácilmente, mediante la adecuación de la infraestructura, la adopción de medidas de seguridad y ajustes a los procesos para soportar el trabajo remoto, otras áreas y equipos posiblemente regresen a los entornos de trabajo tradicionales, lo que requerirá cambios permanentes en sus oficinas.

De ahí la importancia de la viabilidad de los acuerdos de trabajo flexibles y distribuidos, así como del manejo de las dificultades que ello entraña. Permitir que los equipos de auditoría trabajen desde casa puede tener beneficios significativos; no obstante, cualquier estrategia de trabajo distribuido debe considerar cuidadosamente todos los posibles problemas de seguridad, gestión y comportamiento.

Gracias a la revolución digital, no siempre es necesario un lugar de trabajo central puesto que los datos son accesibles prácticamente en cualquier lugar. Por ejemplo, los auditores ahora pueden realizar diferentes actividades y revisiones rutinarias sin estar en la misma ubicación que el cliente de auditoría, lo que se constituye en una eficiencia; sin embargo, aún se requiere cambiar una cultura centrada en la oficina.

Frente a esta realidad, los líderes de auditoría deben tener una visión objetiva de los beneficios de una estrategia de teletrabajo bien ejecutada. Entre los beneficios se cuentan la posibilidad de una mejora en la satisfacción laboral de los empleados, que se evidencia en una mayor confianza, respeto, control del tiempo e incluso lealtad con la organización.

Otros efectos positivos del trabajo remoto son el aumento de la productividad, al evitar tiempos de desplazamiento, así como los ahorros de costos de transporte y de espacio de oficina.

Para maximizar los beneficios de los acuerdos de trabajo flexibles, una estrategia adecuada debe tener en cuenta algunos elementos como los siguientes:

1. Gestión de comunicaciones:

La comunicación entre el líder de auditoría y su equipo, así como de los miembros del equipo con los clientes debe ser oportuna, fluida y pertinente. La cultura de trabajo remoto implica una mayor y mejor comunicación, puesto que ya no se cuenta fácilmente con señales no verbales o la interacción personal que ocurre en un entorno de oficina.

También es importante que los gerentes de auditoría procuren una comunicación más frecuente y en ocasiones, sin que sean programadas. El propósito es que los empleados sientan una vinculación más estrecha con el trabajo y se de una mejor retroalimentación. 

2. Infraestructura apropiada y segura:

Los miembros del equipo deben contar con computadores adecuados, buena conexión a internet y medidas de seguridad apropiadas para conservar y transmitir datos. En ocasiones, ello implica que las áreas de auditoría deban hacer adquisiciones para garantizar un funcionamiento remoto en el mediano plazo. Más que gastos, son inversiones para fortalecer la labor de auditoría.

Es conveniente mantener un inventario completo de aplicativos, programas y recursos físicos necesarios y tener un presupuesto para dichos elementos. Es buena idea emplear programas y aplicativos que operen en la nube, redes privadas virtuales para que los miembros del equipo de auditoría protejan los datos en transmisión, software de cifrado para el almacenamiento de datos, entre otros recursos.

3. Compromisos y expectativas:

Deben alinearse las expectativas de los líderes de auditoría y los miembros del equipo, así como establecer compromisos respecto de temas operativos laborales. Por ejemplo, los horarios de disponibilidad de los auditores para la ejecución del trabajo o para entregar respuestas a solicitudes específicas. La duración y fechas de reuniones e incluso los códigos de vestuario para las reuniones virtuales pueden convenirse.

Los compromisos y expectativas pueden representar un desafío, puesto que puede haber casos en que algunos miembros de un equipo auditor trabajan desde diferentes zonas horarias o cuando se requiere que un auditor concluya una labor para que otro auditor continúe. Frente a esta posibilidad, es importante contar con políticas para el efecto y que los líderes de auditoría gestionen las soluciones.

4. Asumir una nueva cultura:

Una de las dificultades al implementar una nueva estrategia es el cambio de actitud. Es un proceso que debe asumir la gerencia y transmitirlo a todo el equipo. En muchas ocasiones, los líderes de auditoría se mantienen preocupados porque un ambiente de trabajo más flexible podría eliminar los elementos de responsabilidad y resultaría en una reducción de la productividad, costos más altos, un servicio al cliente deficiente y una calidad más baja.

Esta preocupación se origina en la sensación de pérdida de control y una ruptura importante con los métodos tradicionales cuando el trabajo deja de ser presencial. Usualmente, muchos gerentes están acostumbrados a medir la entrada en lugar de la salida. Si pueden ver a un miembro del equipo, entonces asumen que el individuo está trabajando. Es necesario entonces que los líderes se adapten y comiencen a medir los resultados. Una manera es que, en lugar de medir el tiempo en la oficina o las horas facturadas a un trabajo, los gerentes podrían evaluar la efectividad del proyecto de auditoría midiendo el rendimiento del proyecto, las tendencias en las horas de auditoría, la variación de horas del presupuesto o la importancia del análisis.

Como se aprecia, ha habido un aceleramiento en el trabajo flexible y remoto. Los beneficios se aprecian en la mejora de la productividad, el bienestar de los empleados y la reducción de gastos principalmente. Pero los beneficios requieren un enfoque cuidadoso que delinee las expectativas y proporcione parámetros claros para los líderes de auditoría y su personal. Cada estrategia podría variar en función del tamaño y la naturaleza del área de auditoría y de cada organización; sin embargo, cualquier estrategia de trabajo remoto debe considerar los anteriores elementos para proporcionar claridad al equipo y generar resultados óptimos.

 

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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Es la Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno que le permite a los Auditores, tener acceso a metodologías de trabajo fundamentadas en buenas prácticas internacionales, entrenamiento en línea, listas de chequeo, modelos de papeles de trabajo, modelos de políticas, herramientas para la gestión de riesgos, entre otras. Permitiendo mejorar las prácticas de trabajo, ahorrando tiempo, creando y protegiendo valor en las organizaciones.
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