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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

La automatización está incursionando cada vez más en el trabajo de auditoría. En particular los temas de automatización de procesos y de minería de procesos. Si bien ciertas prácticas como el análisis de datos se han vuelto frecuentes, aún falta bastante para lograr un buen nivel en la automatización en beneficio de la auditoría.

En el trabajo de auditoría hay actividades rutinarias susceptibles de ser automatizadas. En muchas evaluaciones se descargan datos, se analizan y sobre la base del resultado, se discuten procesos y controles. Esto se complementa con otras pruebas y observaciones para advertir debilidades de control y efectuar las respectivas recomendaciones a la administración. Uno de los inconvenientes en esto es la cantidad de tiempo que se invierte en el alistamiento de los datos. Descargarlos, darles el formato apropiado y procesarlos para generar gráficas, tablas e informes.

Después de haber alistado y procesado los datos, normalmente se emplean los archivos resultantes para extraer cifras que se consideran fuera de los parámetros normales. Esto es, banderas rojas. Una posibilidad de incumplimiento normativo o de fraude. La obtención de valores atípicos y transacciones inusuales es una actividad que por ser repetitiva y operativa (cruces de bases de datos, filtrar resultados, extractar datos, etc.), debería sistematizarse sin demasiado esfuerzo ni costo.

Existen en el mercado diferentes proveedores de automatización de procesos mediante robots ( Robotic Process Automation -  RPA por sus siglas en inglés). Esta es una tecnología orientada al uso de software con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada iteración. Aunque se menciona el término robot no necesariamente corresponde a una  máquina pesada que llevan a cabo ciertas tareas industriales. RPA extrapola ese concepto de automatización a los modelos puramente informáticos; se habla entonces de robots software y es una tendencia que promueve añadir nuevos niveles de calidad y productividad en la estrategia de transformación digital de las empresas.

Algunos auditores o firmas inician su proyecto de automatización con el uso de licencias de prueba y la capacitación de un proveedor, empleando algún proceso rutinario como piloto. Normalmente los resultados son positivos. Una vez automatizado, el auditor simplemente presiona algunos botones o escribe unos comandos y el trabajo se ejecuta de manera rápida. Se liberan importantes tiempos para análisis. Una pulsación del botón permite al auditor identificar las contabilizaciones los fines de semana, fuera del horario habitual con valores redondos o cerca al umbral de aprobación de la administración. Factores críticos para orientar el trabajo de auditoría.

Otro tema sobre el que los auditores pueden trabajar es el de la minería de procesos. Este es un método similar a la minería de datos, que es utilizado para analizar y supervisar los procesos empresariales. El software ayuda a las organizaciones a capturar datos de las transacciones de la empresa y proporciona información importante sobre el rendimiento de los procesos empresariales.

Mediante el análisis de todos los datos resultantes de los sistemas que intervienen en la realización de un proceso, las soluciones de minería de procesos ayudan a crear modelos de procesos integrales de extremo a extremo. Este es esencialmente un proceso de tres pasos. En primer lugar, a medida que las personas y las soluciones de automatización trabajan dentro de una organización, los sistemas capturan sus actividades. A continuación, la minería de procesos convierte esos datos en registros de eventos. Posteriormente la solución proporciona a las partes interesadas poderosas ideas para el descubrimiento de nuevos modelos de procesos.

Esta técnica analítica permite al usuario reconstruir, supervisar y mejorar los procesos empresariales en tiempo real mediante la extracción de datos de archivos de registro del sistema. Uno de los valores agregados de la aplicación es su capacidad para revisar toda la población de transacciones y entender cómo se realiza el trabajo más allá de la subjetividad de la persona que realiza la actividad.

Los beneficios para la planificación y ejecución de una auditoría con el empleo de minaría de procesos son enormes. Para un cliente cualquiera y en muy poco tiempo, el personal de auditoría puede comprender el gasto por proveedores y categorías, el número de órdenes de compra emitidas, el envejecimiento de los pedidos de compra abiertos, la combinación de facturas sin órdenes de compra, la existencia de órdenes de compra emitidas después del hecho, y muchas más. Toda vea que cada transacción está disponible por entidad, proveedor, comprador, se puede analizar con diagramas y tablas de flujo de procesos. Para verificar e investigar la existencia de documentos de origen adecuados, el auditor puede trabajar rápidamente, profundizar en transacciones, explorar casos y seleccionar muestras.

A pesar de los beneficios obvios, obtener financiación puede ser un desafío para los gerentes de auditoría. Si bien la minería de procesos puede ahorrar un 20% de las horas necesarias para la ejecución de una auditoría regular de la entidad, con un ahorro significativo en la recopilación de datos y la selección de muestras, uno de los mayores beneficios es la posibilidad de simplificar la supervisión continua, aún hay cierta prevención frente a los costos. No obstante, el mercado ya cuenta con algunos proveedores para este tema. El cliente debe sopesar los costos frente a los beneficios y en particular, para los auditores, hay ahorro de tiempo, se hace un trabajo más profundo y se logran mejores resultados.  Es por ello necesario que los auditores procuren la automatización de sus procesos en beneficio propio y de la actividad de auditoria en conjunto.

 

CP Iván Rodríguez -

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia