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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: Ing. Luis Alejandro Cepeda. CIE- AF. Colaborador de Auditool 

PASOS PARA UNA PRUEBA DATA ANALÍTICA LIMPIA EN HERRAMIENTAS CAAT

“La herramienta analítica es eso, una herramienta, y sus resultados dependen de la información que le sea suministrada; si le ingresa basura, sale basura”

Con toda seguridad y bajo la experiencia que usted tiene, sabe que la información suministrada por el cliente, pocas o contadas veces cuenta con la calidad esperada, los campos claves necesarios e incluso el formato que usted desea o sabe procesar.

Mi interés en este momento es compartir lo necesario para que la información que usted requiere procesar, tenga lo necesario para otorgarle una base de datos limpia y digna de hallazgos reales.

1. Preste atención a la fuente

No siempre solicitarle la información al cliente garantiza fidelidad de datos o información completa, antes que nada, asegúrese de reunirse con el cliente, o con el dueño de proceso y realizar una prueba de recorrido al proceso que desempeña en el computador o su estación de trabajo, seguramente le va a pasar que ni necesite esa información o por el contrario no la necesite toda.

2. No abarque tantos campos

Durante la entrevista asegúrese de que le expliquen uno a uno los campos de información de la tabla que le están mostrando, es fácil cuando encuentra el campo fecha, pero hay campos con nombres como: Id, #, fecha exp, fecha ing, fecha real, Doc, Num Documento, Order, purchase order, etc… y cuando llegue a su escritorio para trabajarla va tener que levantar el teléfono, o en el peor de los casos, ir de nuevo hasta el empleado a que le explique cuál es la diferencia entre esos campos fecha o que significan esos otros. Recuerde, a veces más, es menos, y de usted depende que cada uno de esos campos tengan algún significado para su revisión.

3. Aclare “el cómo” debe ser suministrada la información

Muchas veces llegan archivos planos a los correos en .txt, .xlsm o .dat y al intentar usarlos depende de la pericia del auditor lograr procesarlos. Determine desde un principio cual es el formato esperado, el tiempo en el que debe llegar a sus manos (el cual debe darle tiempo para aclarar dudas), y en qué orden debe llegar. Tal vez una clave para que a usted le llegue lo que necesita, es hacer una tabla de requerimiento de información con índice y obligar al cliente a que cada archivo lo identifique con el numeral que usted le dio justo cuando lo solicitó.

4. Trabaje copias, nunca originales

Cuando le sea suministrada información, léame bien, NUNCA trabaje con la información original que le suministro el cliente en el correo o dispositivo USB. Antes, genere una copia exacta de los mismos y con esta, proceda a procesarla en el sistema de información. Esto se hace en caso de que usted cometa un error en el procesamiento, para evitar manipular los datos que el cliente le suministro o para tener una copia de respaldo original. Créame, es posible que necesite una copia limpia y no va a querer sus huellas en ella.

5. Formato de PC o máquina como el del cliente

Invierta tiempo en que su máquina o computador este configurado de la misma manera en la que el cliente procesa su información. Un ejemplo de esto podría ser fijarse si para el cliente las comas en Excel separan miles o decimales. Ha pasado que un 1.000 es confundido con un 1,000. No sé si lo vio, pero, aunque se parecen, uno podría ser “mil” y el otro “uno punto cero” y créanme, el saldo que le acaban de dar ya no le cruza como hace un momento. Repito, invierta tiempo en verificar la configuración de su máquina, le va a ahorrar más de un dolor de cabeza.

6. Asegure formatos

No sé si le ha pasado, pero a veces un campo con saldos de transacciones no suma los saldos, o los números en las celdas aparecen con un formato extraño que no le permite realizar operaciones aritméticas. Antes de proceder, asegúrese de que cada campo tiene el formato que es, es decir, si tiene letras, que esta sea tipo texto, si tiene números, señale la columna y asegúrese de que en verdad esos números son números y se suman entre ellos. Como también, puede suceder que un campo ejemplo como: 450003434 es una orden de servicio, y aunque es un número, usted no necesita que se sume, pues es un consecutivo, y puede continuar existiendo como texto o incluso tenga que volverlo texto.

7. Limpie antes de trabajar

Si usted debe procesar datos en un software analítico, súbale solo lo que necesita, es más fácil hacer un filtro antes de, que después de. Se lo digo porque luego en ese software va a tener que realizar comandos para eliminación de filas, campos, etc. y además de quitarle tiempo e incrementarle trabajo no le va a ayudar en nada.

8. Formatee la tabla que requiere, sobre todo la última fila

En el caso de que requiera subir una tabla a un software de procesamiento analítico (o no), elimine filas encima de los campos, columnas que no requiera o que estén en blanco y sobre todo revise que la última fila del archivo es en verdad la última. Ha sucedido que a muchos auditores les entregan información, trabajan con esta y cuando revisan nuevamente, debajo de esa información había más información que no habían visto. A veces ciertos programas automáticamente ponen filas de distancia entre ciertos datos hacia abajo.

9. Último paso

Verifique nuevamente que la información que usted quiere es la misma que cargo en el software data analítico. Ha pasado que los auditores comienzan pruebas confiados en que la información cargada es la misma que tienen en copia. Sucede que la interpretación del software de datos en ocasiones es diferente a la que usted tiene. Esto pasa por lo mismo que le mencione en el paso 5, es decir, el software analítico procesa números de una manera distinta a la que procesa Excel, haciendo que se excluyan ciertos datos. Proceda al apartado de configuración del software y asegúrese de que mantenga el mismo tipo de formato, separadores decimales y textos que el software de donde proviene la información.

¡¡¡Éxito en el procesamiento de datos!!!

 

 

Ing. Luis Alejandro Cepeda. CIE- AF. Colaborador de Auditool 

Auditor interno, CIE- AF (Certificado internacional experto antifraude), Especialista en Finanzas, Ingeniero Industrial, con 11 años de experiencia consolidados en firmas de auditoría Big 4 y compañías del sector público y privado apoyando procesos de auditoría, gestión de riesgos, investigación forense y revisiones DataAnaliticas para clientes de sectores manufacturero, Oil & Gas y Aeronáutico.


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