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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Los cambios que se han originado con el trabajo remoto a raíz de la pandemia pueden ser más durables de lo que se pensó inicialmente. El trabajo desde casa ha mostrado importantes bondades y es posible que continúe con fuerza aún después de superar la crisis. En algunos casos, podría no haber retorno a las oficinas o el mismo no será muy frecuente.

Esto hace que el trabajo desde casa empiece a verse cada vez más como una situación conveniente más que una necesidad. Frente a esta nueva realidad, hay gran cantidad de literatura acerca de los aspectos que deben tenerse en cuenta al ejecutar trabajo remoto. Horarios, ambiente de trabajo, recursos técnicos, etc., han sido motivo de muchos artículos y documentos y aún es necesario reforzar el conocimiento adquirido con la experiencia.

El adaptar un espacio en casa como oficina se ha hecho de manera intuitiva y los errores se han corregido sobre la marcha. El aprendizaje de aplicativos y programas, en especial para videoconferencias es una labor permanente. Normalmente esto se ha hecho sin el acompañamiento de personas expertas en el tema. Y si bien no suele ser necesario acudir a profesionales en TI, si es conveniente que la persona que ejecuta un trabajo remoto se familiarice con sus equipos y programas y cuente con los elementos y la configuración necesaria para llevar a cabo el trabajo en un entorno cómodo y seguro.

Algunas consideraciones sobre lo que es conveniente insistir son las siguientes:

Protección de equipos y cableado.

En general, las oficinas cuentan con corriente regulada y con aparatos para proteger los equipos de cómputo e impresoras de variaciones atípicas en el voltaje o que funcionan como respaldo de energía cuando el suministro falla. No suele ocurrir lo mismo en casa. Si bien los equipos de cómputo portátiles cuentan con batería para respaldar el suministro de energía no ocurre lo mismo en los equipos de escritorio. Un corte de energía en un momento inoportuno puede hacer que se pierda información o se interrumpa un proceso crítico. De ahí la necesidad de contar con una un sistema de alimentación ininterrumpida  - SAI, o más conocido como UPS por sus siglas en inglés Uninterrupted Power System. Estos dispositivos permiten proporcionar energía eléctrica por un tiempo limitado a todos los dispositivos que tenga conectados. Así, es posible concluir ciertas actividades y almacenar archivos aunque haya un corte de energía.

Los cables que parecían una preocupación menor en la oficina, pueden ser una gran preocupación en casa. El no contar con cables para la impresora, la videocámara o para cargar la batería del portátil puede ser un problema pues no resulta tan sencillo ir a una tienda en determinados momentos para solucionar el tema.

Es aconsejable una revisión del estado y funcionamiento de los cables e incluso puede ser conveniente contar con algunos cables (y baterías) de respaldo para disminuir al mínimo las interrupciones originadas por una falla. Los cables deben corresponder con la configuración de los equipos y estar disponibles para su uso. Así mismo, haya que dedicar unos minutos para entender claramente como se conectan y desconectan.

Aunque la mayoría de los computadores cuentan con videocámaras y micrófonos incorporados, hay que evaluar su calidad y considerar la conveniencia de emplear cámaras web externas lo mismo que micrófonos apropiados. Las reuniones de trabajo requieren que haya buena calidad de audio y video. Estas interacciones cara a cara son clave para mantener relaciones sólidas con los miembros de la firma y con los clientes.

Conexión a internet

Un factor sobre el que es necesario insistir es la conexión a internet Se requiere suficiente velocidad para cargar y descargar información. El proveedor de internet puede ofrecerle un servicio apropiado, el cual debe usarse con un modem y un router de calidad. Las velocidades de internet y los equipos para uso doméstico podrían no ser suficientes y por tanto es posible que sea necesario invertir en un nivel de servicio superior.

Otro factor que se debe tener en cuenta es cómo, cuándo y con quien se comparte la conexión a Internet. Con los niños en casa y otras personas trabajando y los vecinos que también usan la misma conexión, puede haber tiempo de retraso. En cuanto sea posible, hay que evitar más de una videoconferencia simultáneamente en casa. Es clave que todos los usuarios con los que se comparte la conexión comuniquen cuando tienen videoconferencias esenciales para intentar ajustar los horarios tanto como sea posible y así evitar el uso de demasiado ancho de banda. Se puede considerar una conexión usando un cable Ethernet.

Limpieza del espacio de trabajo digital

En ocasiones, el computador cuenta con un gran número de programas que se ejecutan al iniciar el trabajo. Es posible que muchos de ellos no sean necesarios. La pantalla del computador, al igual que un escritorio físico, debería estar despejado. Hay que eliminar los íconos que no se requieren. Al navegar en internet, no es necesario mantener abiertas docenas de pestañas del navegador.

Lo mismo ocurre con los archivos que se almacenan en el computador. Hay que conservar lo esencial para el trabajo, debidamente clasificado y separado de los archivos personales. Se suele almacenar gran cantidad de archivos durante años, sin una razón concreta y sin un orden lógico. Vale la pena depurar la información y eliminar aquello que es innecesario.

Las anteriores consideraciones no implican un profundo conocimiento informático pero si son útiles hábitos que ayudan a hacer más ágil el trabajo, lo que contribuye a liberar tiempo para una mejor interacción con otras personas y humana y para sí mismo.

 

CP Iván Rodríguez 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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