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El Auditor Integral – Usos de las herramientas CAAT (Auditoría Asistida por Computadora)

A lo largo de la historia se han desarrollado herramientas que no solo le han ayudado al hombre a mejorar la eficiencia de sus labores, sino también en la generación de valor de sus trabajos

Ser auditor es una profesión que debería calificarse como de alto riesgo, pues tiene la responsabilidad y el nivel de exposición de presentar hallazgos con fundamentos suficientes. La credibilidad, ética y reputación de un auditor son esenciales para ejercer su labor, pues, su entorno lo conforma la salvaguarda de los intereses de cara a los accionistas y la evaluación de los procesos de la compañía.

Los que se identifican con el párrafo anterior, saben que entender, procesar, hacer un plan de trabajo y ejecutar las pruebas no es lo único, porque la identificación de hallazgos es primordial para la generación de valor. Dicho esto, es importante que el auditor cuente con recursos para desempeñar su labor, tanto tecnológicos, como humanos, ya que ambos le colaborarán con el natural desarrollo de la función de auditoría, que no es otra más allá que mejorar y proteger el valor de la compañía, ofreciendo un aseguramiento objetivo, asesoría e información basada en riesgos; suena bien, pero mejor con herramientas.

Hoy en día, el auditor podría estar afectando su función al no poder extraer datos desde la propia fuente de información y tener que depender de un funcionario del proceso al que audita para obtenerla, el cual, a su vez, puede:

1. Entregarle información basura
2. Demorar la entrega de información afectando los tiempos de trabajo
3. Dar información que suscite tener que obtener o solicitar nueva información.

Por todo lo anterior, es necesario que el auditor se familiarice y domine el uso de una herramienta que le ayude a evitar estos problemas mencionados y le permita obtener la información en el momento justo y con la calidad de datos esperados.

Ahora bien, ¿qué hacer con estos datos? Es de esta manera como las herramientas CAAT, además de posibilitarle lo hasta ahora hablado, le brindan al auditor independencia en el desarrollo de la auditoría y hacer análisis integrales.
Actualmente existen varias herramientas, algunas gratuitas, tales como: R o Phyton; y otros de pago como ACL o Tableau, entre otras. Estas herramientas ofrecen análisis estadísticos, determinación de comportamientos; ayudan con la minería de datos facilitando la conexión a los principales sistemas de información o, incluso, parametrizando para que procesen innumerables formatos de información y determinen bases de datos a partir de los mismos.

Cuál es el objetivo de cualquiera de estas herramientas:

1. Permitir la minería de datos y extraer la información directamente de la fuente, sin depender de los tiempos del proceso o los miembros del proceso a auditar.
2. Con programaciones sencillas es posible limpiar los datos y obtener una fuente de datos sólida
3. Ejecutar scripts que pueden extraer nuevas consultas o pruebas de auditoría.
4. Ejecutar análisis sobre la base de datos principal en nuevas consultas, sin desvirtuar la información base.

Qué pruebas se pueden realizar:

1. Verificar segregación funcional a partir de transacciones.
2. Graficar fluctuaciones importantes de dinero en períodos donde se supone no debería existir transaccionalidad.
3. Re-parametrizar cuantas veces quiera una prueba de auditoría sin tener que hacer de nuevo el papel de trabajo.
4. Vincular dos tablas diferentes, con un campo clave en común.
5. Procesar fácilmente y, con pocos recursos de máquina, bases de datos de hasta 40Gb sin esfuerzo.
6. Determinar órdenes de compra, facturas o descuentos duplicados.
7. Establecer cuáles compras se salieron del límite por transacción.
8. Identificar secuencias o consecutivos faltantes de una facturación de un proceso.
9. Determinación de hallazgos basados no en muestras, sino en el total de datos existentes para un período – Integridad de datos.

Aunque de último, el número nueve (9), podría llegar a ser uno de los más importantes, porque es una costumbre de la profesión determinar muestras basadas en una población, sin pensar en que al realizarla se pueden quedar por fuera datos importantes, y lo peor, tener que manifestarle a un comité de auditoría que un hallazgo se basa en una X cantidad de datos Vs una cantidad enorme Y de información, lo cual, puede suscitar inquietudes en los miembros y descartar un hallazgo dado su materialidad, poco alcance o relevancia respecto a los datos tomados.

Dicho todo lo anterior, es de suma importancia que los conceptos técnicos de la auditoría se ejecuten a la par de herramientas tecnológicas que faciliten y abarquen todo el universo de datos disponible. La información evoluciona; las transacciones y procesos son cada vez más automáticos. La labor de auditoría no puede ejecutarse de la misma manera.

 

 

Ing. Luis Alejandro Cepeda. Colaborador de Auditool 

Ingeniero Industrial especialista en finanzas y auditor interno con 10 años de experiencia consolidados en firmas de auditoria Big 4 y compañías del sector publico y privado. He realizado proyectos de auditoría de procesos, gestión de riesgos e investigación forense para clientes de sectores tales como Oil & Gas, Aeronáutico, Logístico y Manufactura. Competencias en análisis financiero, forense y ciberseguridad, así mismo, habilidades en el manejo y uso avanzado de herramientas data analíticas como ACL/Script, sistemas ERP como SAP y ORACLE y gestión de proyectos de auditoria en TeamMate/Diamond.