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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Dentro de las medidas para mitigar el riesgo de contagio en la actual pandemia, está el distanciamiento social. Esto ha hecho que, en el ámbito laboral, se efectúen entrevistas de manera remota con ayuda del video. Toda vez que las entrevistas son un procedimiento frecuente en el trabajo de auditoría y hay algunos aspectos importantes que se apreciaban más fácilmente en una entrevista frente a frente, tales como las señales no verbales es necesario preparar cuidadosamente las entrevistas en video para que sean provechosas y productivas. Es previsible, incluso, que las entrevistas en video se conviertan en una práctica habitual y que se empleen de manera regular, en tanto se utilicen las tecnologías y técnicas adecuadas.

De manera semejante a lo que ocurre con cualquier procedimiento de auditoría, la realización de una entrevista remota tiene ventajas e inconvenientes como las siguientes:

Ventajas[1]:

  • La programación suele ser más sencilla, pesto que se evitan desplazamientos y se pueden emplear diferentes ubicaciones.
  • Hay reducción de tiempo y dinero, asociados a desplazamientos y adecuación de instalaciones.
  • Para entrevistados y entrevistadores puede resultar cómodo hablar desde la comodidad del hogar, más que en una sala de conferencias formal.
  • Los aplicativos y programas de videoconferencias facilitan compartir documentos y archivos e incluso resaltar contenidos.
  • Si se requiere una máscara para una entrevista en persona, una entrevista remota sin una máscara podría revelar señales no verbales importantes que de otro modo se ocultan detrás de una máscara.

Inconvenientes:

  • La revisión de documentos impresos es más compleja.
  • Hay más dificultad en advertir señales no verbales y en logar una relación social.
  • Se requiere gran concentración, puesto que en ambientes remotos es fácil distraerse con otras tareas.
  • Posibilidad de que las partes no intencionadas estén presentes durante la entrevista, o que la entrevista se grabe sin que todas las partes sean conscientes.

Si bien una opción es utilizar cuestionarios escritos en lugar de entrevistas en persona, cualquier posibilidad de recolección de señales no verbales se elimina. El video aborda muchos de los problemas de las preguntas y respuestas escritas, pero no se recomienda para llevar a cabo conversaciones con aquellos que se sospecha que han cometido algún delito. Esas entrevistas deben realizarse en persona, si es posible.

Algunos consejos para la realización de las entrevistas, con base en el artículo publicado por www.journalofaccountancy.com previamente citado son:

Preparación

  • Realizar una llamada de configuración avanzada con el entrevistado, asegurándose de que las conexiones inalámbricas, el sonido y los objetos visuales funcionen correctamente. Practicar el compartir y usar documentos.
  • El entrevistador y el entrevistador deben estar en un espacio tranquilo y privado durante la entrevista para eliminar el ruido y las distracciones.
  • El entrevistador debe estar capacitado en el uso del aplicativo para la entrevista. Debe saber cómo compartir (y no compartir) su pantalla, así como documentos de interés
  • Evaluar la conveniencia de grabar la entrevista.
  • Tener dispositivos alternativos (teléfono celular, portátil o tableta adicional) y / o plataformas disponibles en caso de que los recursos iniciales presenten fallas.
  • Al preparar y programar la entrevista, se debe incluir tiempo adicional para permitir la solución de cualquier problema técnico de última hora.
  • Se puede hacer una entrevista de prueba con otro miembro del equipo, para ver su desarrollo.

Realización de la entrevista

  • Es conveniente establecer al comienzo de la entrevista cómo deben responder los participantes en caso de que se pierda la conexión virtual; por ejemplo, usar el teléfono.
  • Asegurarse que el entrevistado entienda cómo funcionan los controles (por ejemplo, vídeo, silencio, etc.).
  • La cámara del entrevistado debe abarcar su vista corporal desde la sección media hacia arriba, no sólo la cara. Las señales no verbales pueden perderse si la cámara incluye solo la cara del entrevistado.
  • Debe activarse el vídeo tanto del entrevistador como del entrevistado. Una entrevista de solo audio puede ser mejor que ninguna entrevista, pero corre el riesgo de que falten señales no verbales importantes.
  • Puede ser conveniente tener al menos dos entrevistadores participando en la entrevista virtual. El entrevistador principal puede hacer preguntas y observar las reacciones del entrevistado, mientras que el segundo entrevistador controla los documentos para ser compartidos en pantalla y toma notas.
  • Debe supervisarse la lista de participantes proporcionada en la plataforma y registrar si aparece alguien no identificado. Al comienzo de la entrevista, pregúntele al entrevistado si hay alguien más en la habitación o escuchando de forma remota. Hacia el final de la entrevista pregunte al entrevistado si se ha comunicado con alguien mientras es entrevistado. Si la respuesta es sí, pregunte al entrevistado qué se discutió.
  • Hay que considerar la seguridad de los documentos que se compartirán durante la entrevista. En una entrevista cara a cara, los documentos pueden ser mostrados al entrevistado y devueltos al entrevistador. Sin embargo, en una entrevista virtual el documento puede ser fotografiado por el entrevistado sin el conocimiento del entrevistador.

Como se aprecia, si bien hay algunas dificultades en las entrevistas en video, los enfoques virtuales pueden tener éxito e incluso proporcionar beneficios que no están presentes en las entrevistas cara a cara. No obstante, en cuanto sea posible, hay que procurar la interacción personal, pues así se enriquece el proceso.

 

[1] Basado en: https://www.journalofaccountancy.com/news/2020/aug/video-interview-tips-for-forensic-accountants-auditors.html

 

 

CP Iván Rodríguez 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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