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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool

“La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible.
Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa”.

La existencia de políticas sobre adquisiciones, transferencias, ventas y baja de bienes de propiedad, depreciación, valorización y contabilización, es vital para concebir fortalezas en el manejo, registro y custodia de esta clase de activos.

Como rigor normativo, los procesos de autorización, registro, custodia y fijación de responsabilidades en el manejo de los activos fijos, requiere la formalización de un manual como instrumento de guía y control, elemento instructor del quehacer contable, operativo y administrativo de la administración.

Dada la importancia y correspondencia con el patrimonio de la empresa, los activos -especialmente- los inmuebles, tienen un peso determinante, por lo que requieren ser valorizados permanentemente a través de avalúos técnicos por firmas autorizadas y reconocidas. Así mismo, la oportuna clasificación de las construcciones en curso proporciona una manejo coherente con las prácticas y métodos contables. De otra parte la adquisición de activos fijos debe ajustarse al Plan Anual de Compras y Presupuesto de Inversión, que proporcione orden en razón a las necesidades que la organización requiere para funcionar.

El mantener saneado esta clase de activos proporciona la garantía suficiente para que la empresa tenga la posibilidad de generar mejores ingresos, así como mayor respaldo al acudir al mercado financiero; de ahí que es importante que los activos de la empresa estén plenamente asegurados, protocolizados, con escrituras y certificados de tradición, sin pignoraciones y restricciones, al día en impuestos y plenamente utilizados.

Se deben generar acciones, especialmente de control, como:

  • Existencia de un manual de procedimientos actualizado y socializado sobre el manejo de los activos fijos.
  • Políticas de compra sustentadas en parámetros de calidad, cantidad y oportunidad.
  • Pólizas globales sobre su manejo y amparo.
  • Permanente utilización de métodos evaluativos como la valorización y la depreciación.
  • Asignación a cada uno de los responsables de acuerdo con sus funciones.
  • Inventarios periódicos que constaten su existencia y buen uso.
  • Evitar mantener activos sin utilizar en almacén o bodega.
  • Tener bitácoras del parque automotor por vehículo y responsable, detallando mantenimiento, combustible, reparaciones, repuestos, herramientas, aditivos, etc.
  • Equipos de cómputo licenciados con mantenimiento adecuado.
  • Consumo de servicios públicos mediante una política de austeridad y racionamiento.
  • Baja, remate o donación de inventarios que no proporcionen utilidad a la organización.
  • Adoptar mecanismos automatizados para la lectura de bienes (Código de Barras).
  • Protocolización de las propiedades mediante títulos, escrituras, certificados etc.
  • Adopción de la dinámica de registros contable y permanente conciliación con áreas fuente.

Recuerde:”El uso que se le de a los recursos, es un indicador de eficiencia o ineficiencia de la organización”

 

 

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Hasta Pronto,

 

Marcbon / 007  

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