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Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

En esta era digital, hay un desafío permanente para las empresas y es la búsqueda de la eficiencia en herramientas y procesos, de manera que puedan competir en mejores condiciones frente a sus rivales y así mantener y mejorar su mercado y por tanto sus resultados. Igualmente, hay una búsqueda en las herramientas para medir de forma consistente y precisa el progreso y el rendimiento de las empresas.

Sin embargo, en muchas ocasiones los esfuerzos de innovación y mejoramiento se ven limitados por la tradición. Hay resistencia al introducir un nuevo aplicativo o programa de contabilidad o de auditoría, aunque ofrezca la oportunidad de revisar un volumen importante de operaciones rutinarias en corto tiempo. También se descuida la capacitación y el aprendizaje de conceptos asociados con la contabilidad de proyectos, la gestión de tesorería, los sistemas productivos, etc., cuya comprensión agilizaría el desarrollo del trabajo, mejora la gestión de la auditoría y contribuye a la rentabilidad de la firma.

Así las cosas, algunas sugerencias clave para promover una mayor eficiencia en la firma o equipo de auditoría son las siguientes:

1. ESTANDARIZACIÓN

Mientras más actividades cuenten con procedimientos o guías para realizar tareas, se asegura que los diferentes auditores ejecutan el trabajo de una manera homogénea y es posible lograr especialización y agilidad. Esto es útil para las actividades rutinarias, pues en la ejecución de la auditoria en ocasiones hay que salirse del esquema para aplicar pruebas y obtener evidencia. Un trabajo más ágil puede ofrecer información más precisa y liberar tiempo valioso, para que los auditores enfoquen su trabajo y contribuyan de manera más estratégica al negocio.

2. COMBINAR PRUEBAS

Al diseñar y aplicar pruebas, hay que buscar que se satisfagan diversos objetivos. Esto hará que no haya sobrecargas de trabajo, ni evaluaciones repetitivas o desgastantes. Ciertas evaluaciones cumplen con propósitos múltiples, bien sea obtener evidencia sustantiva y a la vez probar controles.

3. USO DE APLICATIVOS

En la medida en que el volumen y diversidad de clientes aumenta, los aplicativos de auditoría necesitan más funcionalidades, más potencia y más características que los programas básicos. En el mercado existen diferentes herramientas y programas que permiten hacer diferentes tipos de análisis, muestreo, diseño de reportes, extracción de datos, etc., sin ser costosos y con la facilidad de integrarse a los programas contables y suites de oficina. Hay que buscar un programa que se adapte a las condiciones de la firma, que sea lo suficientemente intuitivo para evitar desgastes en su implementación y uso.

4. PERSONALIZAR MÉTRICAS

Una firma que cuente con datos relevantes e indicadores clave de una manera ágil puede reaccionar rápidamente, lo que se constituye en una ventaja competitiva. La posibilidad de contar con métricas específicas para el seguimiento de proyectos contribuye a mantener a los auditores responsables mientras permite a los directores de los equipos de auditoría tomar decisiones basadas en números e información que se presenta en tiempo real. Esto es un gran recurso para promover la eficiencia y eliminar las conjeturas y suposiciones en los resultados.

5. INTEGRACIÓN CON OTRA ÁREAS

Los equipos de auditoría deben buscar una apropiada interacción con los diferentes departamentos y áreas de las empresas, con el propósito de lograr sinergias y obtener resultados de manera oportuna. Los programas y aplicativos que se integran con los de otras áreas son útiles en el proceso. Las reuniones periódicas para evaluar avances y resultados son igualmente productivas.

Las anteriores sugerencias, en complemento con prácticas de auditoría ágil, esquemas de capacitación flexibles tanto en recursos técnicos como en competencias blandas contribuyen de gran manera en lograr resultados positivos y mayor oportunidad y calidad en el trabajo de auditoría.

 

 

CP Iván Rodríguez 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia