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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool 

El trabajo de un auditor está marcado por los planes de acción. Desde la planeación general del trabajo hasta la realización de un informe, pasando por los procedimientos y pruebas, casi todo son planes. Por ello es importante conocer, en términos generales, que es un plan de acción y sus componentes, para aplicarlo en la ejecución de una auditoría.

Se suele entender por plan de acción, una secuencia detallada de pasos o actividades que se deben realizar con el propósito de alcanzar uno o más objetivos. Al elaborar un plan de acción deben considerarse las limitaciones y los riesgos de los recursos. En caso de trabajar en equipo, crea un vínculo interesante, ya que cada miembro es consciente tanto de su función, como de la necesidad de proporcionar la información necesaria para asegurar el éxito de la labor.

Los planes de acción aumentan la eficiencia en el trabajo. Normalmente, hay una relación de tareas y actividades, con la siguiente información:

  • Qué actividades deben realizarse
  • Quién llevará a cabo estas acciones
  • Para cuándo se llevarán a cabo las actividades y durante cuánto tiempo
  • Qué recursos se necesitan para llevar a cabo estas acciones
  • Quién necesita saber qué, cuándo y cómo

Obsérvese que es la información que debería incorporarse en una lista de comprobación o programa de trabajo. Ahora bien, al crear un plan de acción, es necesario que reúna las siguientes características:

  • Integridad: El plan debe enumerar todas las actividades indicando responsables, fechas, plazos, recursos, comunicación, etc.
  • Claridad: Debe indicarse con precisión quien debe ejecutar alguna acción, para que debe ejecutarla y para cuando se requiere el resultado.
  • Actualidad: El plan debe reflejar las circunstancias o el estado actual del tema para el cual fue concebido
  • Complejidad: El Plan de acción debe, en la medida de lo posible, anticipar los riesgos y contingencias derivados de su ejecución.
  • Ser informado: El plan debe ser conocido por los terceros interesados y los miembros del equipo que lo deben ejecutar

Al desarrollar planes de acción, los auditores evidencian  su nivel de profesionalismo y compromiso. El mostrar a las partes interesadas y los miembros del equipo que hay una planeación del trabajo, se genera credibilidad pues evidencia seguridad y dedicación en el auditor por lograr los objetivos, además de generar confianza pues se procura garantizar que se han contemplado los detalles cruciales para ejecutar la labor.

Al interior del equipo y frente a las limitaciones de recursos, mediante un plan, se puede asumir una posición realista en la que es posible identificar que labores pueden ejecutarse y cuales objetivos pueden alcanzarse. Esto contribuye a su vez a lograr eficiencia, pues la planificación facilita una apropiada asignación de tiempos, esfuerzos y recursos.

Para efectos de seguimiento y control, los planes de acción deben contar con mecanismos para asignar prioridades a las tareas y permitir una medición del grado de ejecución. En caso de presentarse alteraciones o distorsiones en fechas o compromisos hay que evaluar las razones que llevaron a esta situación y adoptar los correctivos pertinentes.

Cuando se presentan problemas o dificultades en la ejecución del trabajo de auditoría, un plan de acción es una buena herramienta para encontrar soluciones. En este caso, las consideraciones que deben tenerse en cuenta son las siguientes:

  • Definir el problema: Es necesario evaluar la situación y explorar todas las posibilidades. Hay que obtener información relevante y recibir opiniones y comentarios de las personas involucradas para una correcta identificación del problema. En particular hay que determinar si hay un solo problema o son más
  • Recopilar y analizar los datos: Es necesario recopilar y analizar los datos, circunstancias y hechos de una manera objetiva y con escepticismo para comprender completamente la situación.
  • Aclarar y priorizar los problemas: En caso de haber evidenciado la existencia de más de un problema, se requiere priorizar su solución en función del impacto y del riesgo. De esta manera, se puede hacer un análisis por separado e ir solucionando la problemática de una manera ágil y con un buen nivel de cobertura.
  • Definir objetivos: Las soluciones están conformadas por objetivos medibles. Para cada problema identificado, debe haber una definición de los resultados esperados y una métrica apropiada para evaluar si se ha alcanzado la solución del problema.
  • Desarrollar soluciones: Una vez establecida cual debe ser la solución, hay que proceder con las actividades necesarias, las cuales deben estar aprobadas (o al menos ser conocidas) por las partes interesadas antes de ser implementadas.
  • Implementar y supervisar: Después de la alineación de las partes interesadas, deben implementarse las acciones definidas y debe contarse con un mecanismo de monitoreo para garantizar lo apropiado de la solución.

Estas consideraciones le permiten al auditor si los objetivos fueron alcanzados y si los planes de acción corrigieron los problemas. Esto debe formar parte del aprendizaje y mejora continua en la labor de auditoría.

 

CP Iván Rodríguez 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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