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 Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool

Se puede afirmar que la opinión presentada en un informe de auditoría es el resultado de un examen técnico, concienzudo, profesional, estudiado y desarrollado sobre información ajena pero con conocimientos propios del quehacer profesional, que de acuerdo con lo informado, conlleve a decisiones administrativas, financieras, legales y, en ocasiones, hasta penales. Es el informe de auditoría el que manifiesta a la organización y a sus representantes de manera concisa, pero soportada, el estado de arte de la entidad en su conjunto, área, proceso o actividad en relación con el alcance y el objetivo de lo evaluado.

Es claro que la calidad del informe no es producto de aplicar la última etapa del proceso auditor (comunicación de resultados); por el contrario, es la consecuencia de un proceso integrador mediante una acertada planeación ejecutada de manera laboriosa, profunda y objetiva por los integrantes del equipo, quienes son especializados, entrenados y conocedores de los temas y los procesos. Por tanto, mediante técnicas y normas de auditoría, estos recogen las evidencias suficientes que permiten hacer un juicio sobre lo evaluado, para así incorporar el informe final, no antes de incansables discusiones en relación a lo que se va a plantear de manera responsable en dicho informe.

Para llegar a dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros y opinar sobre la gestión, la aplicabilidad de las normas, la calidad del control interno, requiere de una alta capacidad profesional y, sobre todo, de un conocimiento integral de la organización.

No es fácil escribir en auditoría y mucho menos cuando los destinatarios son directivos con alto nivel de conocimientos, dueños de los procesos y expertos en la misión de la entidad, a quienes, en muchas ocasiones, hay que concientizar acerca de los errores y las desviaciones que su entidad presenta; también, sobre la causa / efecto que se genera de los hallazgos.

El informe ejecutivo de auditoría, con resultados contundentes expresados en hallazgos materiales, refleja la experiencia del grupo auditor y concibe especial atención de los gerentes o representantes legales, quienes consideran este examen como un mecanismo retro-alimentador de mejoramiento en la organización, que proporciona confianza sobre su labor y responsabilidad.

Hay que tener en cuenta que ante la ligereza del actuar y producir resultados, se plasman juicios peyorativos, no propios del actuar profesional, que hacen proyectar hacia el auditor una mala imagen de la empresa; generando así, falta de confianza y, en alguno de los casos, un proceso judicial por injuria o calumnia, por la ligereza de escribir sin aplicar una norma de auditoría desde el cuidado profesional.

Pero ese cuidado, no se limita solamente a los informes de auditoría, sino también a la correspondencia enviada a la organización, cuya presentación dependerá de su destinatario, siempre de manera respetuosa pero concebida en relación con la envestidura del respectivo cargo.

Por lo anterior, recuerde:

  1. El gerente o representante legal, en virtud de sus ocupaciones, nunca leerá un informe de más de tres páginas.
  2. Sea cuidadoso, diligente y asertivo al expresar sus puntos de vista, pero aún más al escribirlos.
  3. En los informes ejecutivos, cuide de no señalar nombres o áreas responsables, limítese a identificar el problema, cuenta, requisito o norma.
  4. Los puntos que se presentan en el informe deben quedar organizados de mayor a menor importancia.
  5. Buena ortografía y redacción en las cartas y correos que enviemos, eso dice mucho de un profesional.
  6. Los informes detallados hacen parte de los anexos del informe ejecutivo; deben ser dirigidos al responsable del proceso para su conocimiento y mejoramiento.
  7. En los informes de auditoría, no se puede endilgar responsabilidades ni actuar como juez, sugiriendo sanciones.
  8. Discutir (validar) el borrador del informe con las áreas responsables, antes de producir el informe final. Evite llevarse sorpresas.
  9. El informe es el valor agregado de la auditoría, su conformidad por parte de la entidad posiciona y reconoce la calidad de la auditoría.
  10. Todos los informes de auditoría deben ir numerados y fechados consecutivamente, con logo de la firma, organismo o área de control y radicados oportunamente en el área de destino
  11. Los informes deben ser firmados o refrendados únicamente por el jefe o líder de la comisión o equipo, quien como responsable de la supervisión del trabajo, revisará la calidad de los contenidos, tanto de correspondencia enviada como de los informes parciales y finales.
  12. Revise en varias oportunidades el contenido del informe, realice los ajuste y solicite que otra u otras personas del grupo lo lean y manifiesten sus impresiones sobre el mismo.
  13. Todos los hallazgos descritos en los informes deben estar debidamente soportados en papeles de trabajo de la auditoría.
  14. Guardar en archivo y back-up los proyectos y el informe definitivo.
  15. La correspondencia, en ocasiones se constituye en prueba sobre la omisión o negligencia de la administración de entregar cierta información.

 

“Un simple escrito, refleja la calidad, conocimiento y experiencia de su editor”

 

Hasta Pronto,

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Marcbon/007  

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