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Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool 

Una de las actividades vitales en las organizaciones, es la que ejercen los departamentos jurídicos. Su ámbito de acción es bastante amplio, pero normalmente se conoce poco de la manera en que se ejecuta su trabajo. Para los auditores representa un desafío el examen de la gestión de esta área.

Normalmente, la realización de una auditoría del departamento jurídico se enfoca en los temas de cumplimiento normativo, informes financieros y eficiencia operativa. Si bien los objetivos de la auditoría del departamento jurídico pueden variar, hay varios temas que el auditor debe considerar:

  • Conocer los objetivos y metas del departamento legal
  • Alineación de los objetivos y metas del departamento legal con los de la organización
  • Papel de la función jurídica en la supervisión del gobierno corporativo
  • Relación entre el departamento legal y áreas de control (cumplimiento, riesgo, auditoría interna)
  • Mejoras en la eficiencia y eficacia de los procesos legales

No es habitual considerar la función legal como un riesgo para sí misma, pero si puede exponer a la empresa a varios peligros. Por ejemplo, el hecho de no ayudar a la empresa a mitigar las exposiciones al riesgo o el mal manejo de los litigios puede crear una responsabilidad significativa. Un elemento que debería analizarse es la capacidad del departamento legal para gestionar las actividades que pudieran representar un riesgo legal significativo para la empresa.

Los auditores deben estar familiarizados con los criterios de control que afectan al departamento jurídico, de acuerdo con algún marco de control como puede ser  COSO. Por ejemplo, para probar la implementación y la eficacia del entorno de control, los auditores pueden revisar casos de conductas inapropiadas que ocurrieron en los últimos períodos, y luego revisar las actas e informes de la junta directiva o del comité para determinar si la alta dirección fue informada oportunamente. Así mismo, los auditores pueden revisar las actas para ver si la alta dirección ha realizado algún seguimiento de las denuncias de una violación en los controles internos, como ordenar investigaciones especiales, contratar asesores externos, etc.

La cooperación de los equipos legales y de auditoría es especialmente útil en la preparación y divulgación de estados financieros. En virtud de este hecho, es importante que un auditor indague acerca de lo siguiente:

  • La existencia (o necesidad) de que la empresa cuente con un comité especial de litigios para aprobar servicios legales de alto costo o litigios pendientes que contengan exposición de alto riesgo
  • La participación del área legal y de cumplimiento en el citado comité.
  • La evaluación de los asuntos que requieren divulgación, tales como los pasivos contingentes.
  • Presentación de informes y reportes a organismos de vigilancia y control

El auditor debe examinar el cumplimiento y la colaboración de los asesores legales como un componente importante de la estructura general de control interno. No debería ocurrir que exista un sistema de controles internos con sólidas actividades de cumplimiento, riesgo y auditoría interna, con un asesoramiento legal ineficiente e ineficaz.

Otro de los temas que debe ser motivo de evaluación por parte de los auditores es el de los controles relativos a los costos legales. Los abogados también enfrentan responsabilidades financieras, tales como el monitoreo de presupuestos y la presentación de informes sobre los gastos, por lo que un enfoque en las auditorías legales debe ser evaluar los controles que pueden reducir los costos legales y mejorar la eficiencia del departamento. El auditor puede tener un acercamiento preliminar al proceso legal para hacerse una idea en conjunto. Pueden producirse problemas cuando la solicitud de servicios es informal, sin parámetros claros. El auditor debe evaluar el inventario de los servicios jurídicos realizados para la organización. Dentro de los temas que deben tenerse en cuenta, están:

  • Si el departamento jurídico revisa los acuerdos y contratos, y asesora a la gerencia sobre las implicaciones que tienen para la compañía
  • Si el área jurídica está al tanto de los riesgos regulatorios y los requisitos legales.
  • La existencia de procesos y procedimientos, por parte del departamento legal, para el manejo de casos, el aseguramiento de la calidad y la documentación

Una revisión legal completa también debería examinar el uso de abogados externos, con el propósito de garantizar que se mantengan altos estándares de calidad y control de costos. Un auditor puede ayudar al departamento legal a revisar y monitorear facturas por servicios legales. Se pueden considerar algunos controles básicos, como el software de facturación para determinar si hay errores aritméticos, duplicados y posibles excesos. La existencia de directrices de facturación son otro control clave. Deben proporcionar instrucciones claras sobre cómo deben operar y facturar los abogados al proporcionar servicios. Otros controles incluyen la práctica de licitar servicios jurídicos y rotar periódicamente el uso de bufetes de abogados para garantizar una representación eficiente y eficaz.

Dentro de las actividades que puede desarrollar un auditor en la evaluación del área legal, está la realización de pruebas sustantivas para efectuar análisis. Por ejemplo. Las tendencias en los gastos legales de un mes a otro y de un año a otro. Así mismo, para mejorar el análisis de datos, los auditores pueden confrontar los resultados analíticos frente a organizaciones comparables dentro de la misma industria. Otra prueba es determinar si la tarifa cobrada por los servicios jurídicos corresponde al contrato de servicios jurídicos. Las horas de tendencia facturadas a lo largo del tiempo, ordenadas por abogado y por tipo de servicio, pueden identificar desviaciones.

Un auditor debe recordar que un informe de auditoría sobre el área jurídica puede advertir situaciones que sean potencialmente una fuente de responsabilidad legal para la empresa. La información recopilada e informada debe enfatizar los datos descriptivos y limitar las observaciones evaluativas, en particular las conjeturas y la opinión.

Una buena auditoría del departamento legal puede conducir a cambios significativos dentro de la organización. Los auditores pueden hacer recomendaciones significativas con respecto a la calidad del trabajo legal realizado. La revisión operativa de los servicios jurídicos puede dar lugar a recomendaciones que resulten en una reducción de los costos. Un equipo de auditoría hábil, al ejecutar su trabajo, siempre tiene la oportunidad de proporcionar información valiosa sobre la manera de mejorar los procesos de una compañía, incluso los procesos legales.

 

CP Iván Rodríguez 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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