Identificarse


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Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool 

Un reto adicional que se presenta a los auditores hoy día, además de la ejecución de pruebas y procedimientos a distancia, es el de efectuar el cierre de un trabajo de auditoría de manera remota. En condiciones normales, los cierres implican un importante volumen operativo y complejidades propias derivadas de la documentación en diferentes formatos, archivos en múltiples sistemas y revisiones in situ y extra situ. 

Actualmente, cuando la mayoría de los integrantes de los equipos de trabajo operan de forma remota y en muchos casos no es posible desplazarse a las instalaciones del cliente, un cierre remoto o virtual trae desafíos nuevos, tales como la comunicación de los empleados, la evaluación de riesgos, los cambios en los procesos y el control de la documentación.

Para lograr un cierre remoto exitoso se requiere una planificación cuidadosa y una apropiada comunicación, para lograr las eficiencias que se tienen cuando el trabajo se hace en conjunto en una oficina. A favor está el tema de la flexibilidad  y agilidad que se pueda tener en los equipos. Algunos tips que contribuyen a un cierre exitoso son los siguientes:

  • Identificar potenciales dificultades

Al abordar un cierre de algún trabajo, hay una oportunidad valiosa para identificar diferentes problemas, de índole tecnológica, operativa o cualquiera otra. Los miembros del equipo pueden contribuir con sus planteamientos para contar con un amplio panorama de situaciones y poder enfrentarlas adecuadamente. Puede requerirse actualizar software, disponer de más equipos de cómputo, hacer Check – list, validar controles, revisar informes, etc. La comunicación es clave para garantizar que no se han malinterpretado instrucciones o resultados y conclusiones.

  • Centralizar mediciones y resultados

Es  conveniente centralizar las mediciones respecto del cumplimiento de cronogramas, pruebas, logro de objetivos, informes, entre otras, lo que facilita su revisión y la evaluación de los resultados obtenidos. Ciertos análisis de datos y comportamientos se simplifican cuando la información está en un solo lugar y no dispersa en varios sitios. Esto adicionalmente facilita la toma decisiones de manera oportuna. Se puede identificar más rápidamente si hay un problema y centrar al equipo en resolverlo.

  • Planear el cierre

De manera semejante a los trabajos presenciales, es necesario planear las actividades de cierre virtuales. Es la oportunidad para guiar el trabajo, asignar recursos, identificar áreas que necesitan más atención de lo normal, y crear espacios para revisar cumplimientos y resultados. Es una ocasión para contrastar lo que sucedió frente a lo esperado y así enfocarse en las áreas de riesgo.

  • Supervisar

Una constante en las actividades de cierre es la revisión y la supervisión. Tendencias, cuadros, análisis detallados y elementos inusuales, deben ser objeto de supervisión, lo cual se puede hacer de manera remota con las herramientas adecuadas. Hay que garantizar que los interesados estén examinando los mismos datos, puesto que las oportunidades para discutir sobre este asunto son limitadas, así como para conciliar diferencias y fuentes de datos. Contar con una única versión de datos conduce a un proceso más estricto y eficiente, dejando más tiempo para el análisis.

Los procesos y los cambios en los archivos de datos deberían tener la posibilidad de ser rastreados y permitir un seguimiento apropiado. La capacidad de ver el seguimiento de auditoría de una transacción y sus modificaciones es clave para evaluar la situación y tomar medidas de requerirse.

  • Relaciones personales

Un cierre de forma remota limita las relaciones personales. Sin embargo, es necesario buscar la interacción en cuanto sea posible. Bien sea mediante el empleo de recursos tecnológicos como las videollamadas para las reuniones de equipo o en los casos en que sea posible hacerlo en persona, es importante mantenerse conectado. Esto permite una mejor conexión del equipo, ayuda a una mayor productividad y contribuye a fortalecer el entorno social y la cultura de la firma, además de hacer más ameno el trabajo.

 

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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