Identificarse


0
Comparte:

Ratio: 5 / 5

Inicio activadoInicio activadoInicio activadoInicio activadoInicio activado
 

 Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool 

En un reciente artículo[1], la experta en recursos humanos Sofia Arisheh, directora de Upskill Consulting, Langley, Columbia Británica, ofrece algunos consejos para llevar a cabo reuniones virtuales exitosas.

Teniendo en cuenta que actualmente el volumen de trabajo remoto es elevado y que hay restricciones de movilidad, las reuniones virtuales se han vuelto cotidianas en el ámbito laboral. En ocasiones, son uno de los pocos recursos con que cuentan los auditores para mantenerse comunicados con sus equipos de trabajo y los clientes.

Si bien, para muchos auditores, llevar a cabo una reunión virtual productiva y eficiente es un desafío, por su misma naturaleza, es posible obtener buenos resultados aplicando los siguientes consejos:

Proporcionar capacitación

Según Sofía Arisheh, no hay que asumir que todo el mundo tiene o sabe cómo utilizar la tecnología proporcionada. El aprovechamiento de las nuevas tecnologías, tales como las herramientas de videoconferencia y las plataformas de comunicación y colaboración basadas en la nube requieren:

  • Informar al personal de las plataformas tecnológicas a su disposición.
  • Proporcionar instrucciones sobre cómo navegar y aprovechar completamente cada herramienta seleccionada para reuniones virtuales.

Preparación previa

Para evitar pérdidas de tiempo como consecuencia de las reuniones mal planificadas, hay que invertir tiempo en su preparación:

  • Hay que probar la tecnología con anticipación para sentirse más cómodo con la funcionalidad y las características, especialmente si se está incorporando interactividad.
  • Debe enviarse una agenda con anticipación para proporcionar al personal una comprensión más clara de qué esperar y cómo prepararse para la reunión con anticipación.

Fomentar el uso del video

Uno de los objetivos de las reuniones virtuales es imitar las interacciones frente a frente tanto como sea posible. Para ello, el vídeo juega un papel importante. Poder ver a sus colegas y participar en la comunicación en tiempo real es posible si las reuniones virtuales adoptan una política de uso de video. Esto requiere configurar las cámaras y tener opciones como el acceso telefónico si la videoconferencia plantea dificultades técnicas.

Involucrar a las personas

Durante las reuniones en persona, es más sencillo comprometer a las personas. En las reuniones virtuales, la construcción de la interactividad y el compromiso también es posible. Es aconsejable:

  • Presentar a los participantes los puntos del orden del día que sean de valor para ellos y para el equipo, antes de la reunión.
  • Aprovechar la tecnología para incorporar la interactividad, como lluvia de ideas virtual, pizarra, uso compartido de pantallas, votación, salas de descanso y chat.
  • Iniciar la reunión con un check-in o rompehielos, fomentando conversaciones informales y reforzando las relaciones interpersonales.
  • Elegir diferentes participantes para exponer en la reunión, con el propósito de evitar la monotonía y hacer que diferentes personas compartan sus pensamientos e ideas.

Enviar notas posteriores a la reunión

De manera semejante a una reunión presencial, proporcionar al personal puntos clave de discusión, ayudará a aclarar las expectativas y los plazos y establecer una base sólida para las próximas reuniones virtuales, por lo que es conveniente:

  • Elaborar un breve y conciso correo electrónico de seguimiento que resuma los debates y esboce los elementos clave de la acción con fechas límite bien definidas.
  • Guardar las notas de la reunión en una ubicación centralizada para facilitar el acceso en un momento dado.
  • Solicitar comentarios, recopilando información sobre cómo agregar valor continuamente y mejorar las reuniones virtuales.

De acuerdo con Sofía Arisheh, las reuniones virtuales permanecerán mucho tiempo, por lo que es importante hacerlas eficientes. Si bien se necesita práctica, la adopción de algunos de estos consejos ayudará a los equipos de auditoría a ejecutarlas con éxito.

[1] Disponible en: http://www.canadian-accountant.com/content/practice/shifting-to-virtual-5-tips-to-conduct-effective-virtual-meetings

 

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


Regístrese para que pueda comentar este documento

Auditool.org

Como miembro de Auditool accedes a Cursos Virtuales de Auditoría y Control Interno CPE, y a una completa Caja de Herramientas de Auditoría, permitiendo mejorar las habilidades de los Auditores, ahorrando tiempo y recursos, y creando y protegiendo valor en las organizaciones.

lateralG3.2

lateraLS1

lateralDR2