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Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool 

Los auditores se han venido adaptando cada vez más al trabajo remoto en auditoría. Si bien no es un concepto nuevo y muchas de las actividades de auditoría se han realizado de manera remota ya hace tiempo, hoy hay un mayor número de auditores y clientes trabajando de manera remota y simultánea, lo que ha hecho que las áreas de auditoría busquen la mejor manera de trabajar cuando las partes involucradas no están físicamente presentes.

Para tener éxito al aplicar auditoría remota, se requiere reconocer y abordar las formas en que las interacciones remotas difieren del enfoque tradicional in situ. No se trata simplemente de cambiar la ubicación física mientras se mantiene lo demás igual. Hay que aceptar los beneficios y desafíos únicos del trabajo virtual. Se requieren consideraciones logísticas específicas y equilibrar las necesidades de múltiples partes interesadas. Entre ellas, se cuentan las siguientes:

  • Características del compromiso:

Algunos compromisos pueden abordarse de una manera remota de una mejor manera que otras. Tal es el caso de una auditoría de estados financieros. Acá hay una gran cantidad de trabajo que puede hacerse a distancia.  De hecho, gran parte de los análisis de datos y pruebas de auditoría ya se hacían de manera remota anteriormente. Se requiere, no obstante, creatividad y recursos tecnológicos para ciertas inspecciones, pero es posible ejecutarlas. Otros tipos de compromisos tales como verificaciones in situ de seguridades físicas, inventarios, etc., suelen requerir la presencia del auditor para tener una idea del entorno de seguridad más amplio. En todo caso, hay que evaluar cada caso con mente abierta y mirar las diferentes alternativas de ejecución.

  • Cambios en la planeación

Es muy posible que la planeación original deba modificarse, pues muchas de las pruebas que se pensaron in situ, ahora deban modificarse para ejecutarlas de manera remota. El cronograma, en cuanto a duración y oportunidad de las pruebas va a tener cambios ya que ciertas actividades pueden tardar más o menos tiempo que si se hicieran in situ. Si bien hay ahorros de tiempo en desplazamientos, una persona puede tardar más tiempo en responder algunas preguntas por correo electrónico que frente a frente.

De otra parte, hay que revisar la asignación de tiempos y la conformación de equipos en función de disponibilidades y habilidades, así como el orden en que se van a ejecutar ciertos procedimientos y se van a entregar los resultados. Los clientes pueden tener ahora otras prioridades, lo que podría afectar al orden en que los auditores eligen realizar procedimientos. En una situación de crisis, los auditores también deben ser conscientes de que los procesos empresariales habituales pueden haber cambiado para las diferentes áreas de negocio, por lo que el plan de auditoría debe reflejar esos cambios también.

  • Procedimientos específicos:

Hay casos en que los procedimientos en persona o in situ parecen ser la única opción. Esto representa un desafío para los auditores. En una situación extrema, hay que evaluar las siguientes alternativas:

  • Ejecutar el procedimiento tal y como está diseñado desde una ubicación remota (por ejemplo, revisión de documentos).
  • Sustituir el procedimiento por una versión remota modificada (por ejemplo, entrevistas virtuales).
  • Aplazar el procedimiento (lo que puede impactar el cronograma de auditoría o la entrega del informe).
  • Eliminar el procedimiento (con impacto en los objetivos de auditoría y/o en los resultados).

El auditor debe revisar claramente cuál es el objetivo del procedimiento y su impacto en el trabajo.  Al examinar los procedimientos individuales en su propósito y objetivos, esto puede ayudar a tomar una decisión al respecto. Adicionalmente, en una situación excepcional como la actual, la percepción sobre los riesgos clave en torno a un área de negocio en particular puede haber cambiado, por lo que los objetivos deben ser revisados para garantizar que sean apropiados en función del riesgo actual y las necesidades del negocio.

  • Costos del trabajo

En una auditoría remota, hay cambios en los recursos y en los costos. Por ejemplo:

  • Recursos de auditoría (ubicación, experiencia en auditoría remota, número de auditores necesarios, disponibilidad, etc.).
  • Tipos de procedimientos a realizar.
  • Tipos de evidencia que se pueden obtener de forma remota en función de las capacidades tecnológicas.
  • Seguridad de las comunicaciones y transferencias de datos.
  • Tiempo

Se requiere una evaluación objetiva para determinar que recursos emplear y a que costos, en función del compromiso.

  • Comunicación y aceptación

Aparte del proceso de auditoría en sí, la aceptación de las partes interesadas es también un aspecto importante de la gestión de auditorías remotas. Los clientes pueden tener diferentes opiniones acerca del trabajo virtual. En algunos casos, puede verse como un beneficio ya que se reducen ciertos gastos como destinación de oficinas y espacios de trabajo, pero impacta la gestión de las comunicaciones electrónicas. También podría verse como un trabajo más eficiente, pero aumentar la preocupación por la falta de evaluación in situ.

En estas circunstancias, es vital la comunicación proactiva para aumentar el nivel de confianza y obtener soporte y colaboración. Con la pandemia COVID-19, los auditores han tenido que ser muy creativos para obtener pruebas de auditoría y en estos casos puede ser útil explicar los nuevos procedimientos. Hay que demostrar cómo los procedimientos virtuales pueden lograr los objetivos de auditoría. Comunicarse proactivamente con las partes interesadas clave ayudará a garantizar que las expectativas de todos estén alineadas.

Los auditores deben tener presente que las señales no verbales presentes durante la conversación en persona se eliminan en una interacción virtual; también puede eliminarse información valiosa sobre el progreso y el éxito general de la auditoría y las posibles áreas de preocupación. De otra parte, es posible que los auditores deban proporcionar instrucciones más explícitas sobre lo que desean al aplicar procedimientos y que cambien los plazos cuando se necesiten ciertos recursos e información. También es necesario determinar los canales de comunicación (video, voz, correo electrónico, etc.) que sean más apropiados para los diversos aspectos de la auditoría en términos de comodidad, eficiencia y seguridad.

En este nuevo entorno, una comunicación regular con colegas y clientes, y estar abierto a la flexibilidad en los enfoques de trabajo, puede ayudar a abordar los desafíos de un cambio radical inesperado de las circunstancias de trabajo.

 

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia