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Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool 

El impacto global de una pandemia como la originada por el coronavirus COVID-19, ha hecho que sea prioritario para muchas organizaciones planificar y gestionar en tiempo de crisis. Las firmas y los auditores no son la excepción. Afortunadamente, hay una gran cantidad de información disponible, proveniente por ejemplo de las organizaciones profesionales e incluso gubernamentales. No obstante, es necesario extractar del abundante material, algunos elementos significativos para facilitar la labor.

Cuando una organización está en un entorno de crisis, hay unos pasos clave que deben tenerse en cuenta. La literatura técnica sobre planes de continuidad y recuperación y en general, aquella relativa a la gestión, comparten ciertos elementos; a continuación, algunos de ellos:

Creación del Plan:

Normalmente es una actividad dirigida por el CEO y está acompañada por la formación de un equipo multifuncional. El propósito es priorizar y coordinar los esfuerzos para evaluar la situación y desarrollar un plan de acción. Esto es, que se debe hacer para continuar operando, cumplir la misión y mitigar el impacto empresarial de la crisis. La seguridad de las personas debe ser prioritario y con este enfoque se diseña el plan. En general, las organizaciones deben contar con uno. Si no es así, es ocasión de recomendar su elaboración.

Implementación:

El plan para la actual crisis debería poder operar virtualmente, teniendo en cuenta el confinamiento y las limitaciones de movilidad. Las organizaciones deben disponer lo necesario para el trabajo virtual o remoto. Si bien, la mayoría de las organizaciones han utilizado reuniones virtuales o ciertos tipos de trabajo a distancia, es muy diferente estar en un entorno completamente virtual. Hay que considerar aspectos que van desde tener conexiones robustas hasta los inconvenientes prácticos de trabajar en casa. 

Comunicaciones:

En una situación de crisis, es vital contar con una estrategia de comunicación. Es conveniente que la comunicación sea frecuente y de contenido relevante. Esto proporciona una sensación de continuidad y comodidad en tiempos difíciles. La comunicación incluye el personal, la alta dirección, los clientes y otras partes interesadas que son clave para la organización. Las comunicaciones con el personal ayudan a garantizar que todos tengan un claro sentido de las metas y prioridades y facilitar la ejecución de las actividades profesionales.

Recursos:

Los recursos (tecnológicos, técnicos, humanos, etc.) deben ir en función del tipo de trabajo. Para las firmas y los auditores, hay que considerar las necesidades de los diferentes sectores de los clientes y la manera de ejecutar el trabajo. En lo posible, hay que apoyarse en los recursos y material que los clientes hayan desarrollado, para hacer un trabajo más armónico. Como ya se mencionó, los organismos profesionales, cuentan con material técnico útil en circunstancias de crisis.

Escenarios:

Al planificar, hay que considerar las contingencias que pueden presentarse en diversos escenarios, particularmente aquellos centrados en la continuidad del negocio. Es fundamental mirar hacia adelante y considerar alternativas. Hay que considerar las prioridades estratégicas en el nuevo entorno: que hacer ahora y qué puede posponerse, así como medir los efectos de tales decisiones.

Asociación:

En las diferentes actividades, las agremiaciones y organizaciones profesionales son una fuente de conocimiento, recursos y apoyo. En el campo de la auditoría (y de la contaduría en general) es posible contactarse con organismos gubernamentales, organizaciones internacionales y nacionales, reguladores, etc., que pueden brindar ayuda, compartir información y oportunidad de colaboración.

Experiencia:

En la medida en que la situación de crisis va avanzando, hay lecciones aprendidas que permiten actualizar el plan de administración de crisis. Ahora bien, una vez que la coyuntura haya terminado, no hay que detenerse. Hay una oportunidad para fortalecer los planes para otras crisis, por lo que se requiere su revisión regular.

 

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia


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