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Por: C.P. Vladimir Martínez. 

Las reuniones con el personla del la entidad auditada son un factor clave de éxito dentro del entendimiento de la entidad, por lo cual es importante que el auditor planee y ejecute estas reuniones de una forma efectiva.

Desde el momento que el mundo enfrenta la pandemia del Covid19 y nos ordenaron o el aislamiento o la cuarentena o el distanciamiento, tanto a la industria de nuestros clientes, como a los auditores, nos ha cambiado el chip en todos los niveles internos del cliente y por tanto, es parte de nuestro involucramiento a la hora de llevar a cabo nuestro trabajo de auditoría.

Es así, que el hecho de enfrentarnos a estos cambios, hace que nuestra tarea se haga más ardua que lo habitual, pues es nueva y atípica, hemos incursionado en temas que antes no lo eran a manera tan profunda, incluso para la gran mayoría está mostrado que era inusual casi absolutamente, me refiero a la virtualidad casi que a nivel generalizado para tales efectos (reuniones con la gerencia y/o directivos y demás que se requieran). Lo que sí podremos asegurar siempre, es que, si trabajamos en equipo, será siempre más útil y llevadero, para decir que se facilita todo, pues nos adaptamos a los cambios y nosotros mismos vamos innovando otros cambios consecuenciales para sacar el provecho a nuestro trabajo. ¡Tenemos que Evolucionar!

La virtualidad permite llevar a cabo las reuniones virtuales, que pueden ser tan simples como una videoconferencia o tan complejas como una video teleconferencia de estaciones múltiples.

Nosotros vamos a referirnos a la reunión de videoconferencia, que permite a los participantes verse entre sí con una cámara de video de la computadora a través de un programa previamente seleccionado. Este tipo de formato se utiliza a menudo para reuniones con los empleados que trabajan en casa, así como para conectar a los consultores de negocios o con consejeros a larga distancia y por supuesto, para facilitarnos a los auditores nuestro trabajo, también desde un lugar remoto al del cliente. 

ORGANICEMOS LA REUNION:

1. Definir un plan

Con base en la estructura de la organización debemos preparar un plan de reuniones, enfocado al cumplimiento de nuestro objetivo principal, el cual es obtener un entendimiento de la organización y todo aquello que nos lleva a identificar sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas; esto con el fin de identificar riesgos de negocio, fraude y procesos y las respuestas de la gerencia que los mitigan.

2. Solicitar la reunión

Con base en el plan de reuniones procedemos a solicitar la reunión con cada uno de los directivos seleccionados. Es recomendable que la solicitud de la reunión la hagamos personalmente mediante una llamada telefónica o un correo electrónico permitido por el cliente para ello, ésto mientras les presentamos la plataforma que utilizaremos para las reuniones virtuales y las bondades que ella ofrece; para clientes nuevos es recomendable solicitarles la reunión por correo electrónico.   

3. Preparar y enviar la agenda al directivo que vamos a entrevistar

Teniendo en cuenta nuestros objetivos, definimos una agenda que contenga los puntos necesarios para su cumplimiento. Una agenda debe contener: objetivo de la reunión, lugar, fecha, hora, duración, participantes y temas a tratar.

Es clave, como lo es para toda reunión, que antes de que se lleve a cabo, nos documentemos sobre el funcionamiento de la organización y el medio ambiente en que se desempeña (ambiente interno y externo), para lo cual, respetando las reglas de la contingencia Covid19, la habremos obtenido por medios virtuales (escaneada o acceso a ella permito por la gerencia) o por correspondencia física (documentos físicos), previamente.

Lo anterior, con el fin de optimizar el desarrollo de la reunión, teniendo a la mano los argumentos para complementar nuestras preguntas de acuerdo con las respuestas del entrevistado.

  • Lugar, Solicitud e Invitación: Esta vez no nos vamos a referir como siempre, al lugar físico, pues se trata de una reunión virtual (conferencia en línea y en directo entre varios usuarios), para lo cual las Tic´sofrecen una variedad de herramientas, sin embargo, seremos nosotros, la firma de auditores quien suministrará al cliente la información al respecto, es decir, cuál es la plataforma con que los participantes deben contar en sus respectivos elementos (computadora o dispositivos móviles).

Recomendaciones:

  • La solicitud a la reunión la debemos realizar con varios días de anticipación (es recomendable con más de una semana), con el fin de que nuestro entrevistado tenga tiempo para conocer la agenda que le enviaremos, organizar sus ideas, crear documentos o realizar investigaciones con el fin de estar preparado para esta.
  • Es importante y preferible, que escojamos y recomendemos una plataforma segura, preferiblemente con registro mediante ID, Código de reunión u otro medio de acceso a la misma, que por razones obvias debe ser privada.
  • Informada, implementada o descargada la correspondiente aplicación o plataforma de reunión virtual, extendemos la Invitación, indicándole al cliente por correo, la fecha y hora, no obstante, iremos apoyándole a familiarizarse con el uso y beneficios de la plataforma escogida, en la que podremos agendar en su calendario interno, la reunión, para que en próximas eventualidades, sea de esta forma que conozca su programación.
  • Hora:Por experiencia, hemos analizado, que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00 a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo). Sin embargo, es recomendable que nos acomodemos a la disponibilidad del directivo. No es conveniente programar reuniones fuera de las horas normales de trabajo.
  • Duración:Es importante estipular un período, ésto ayuda a organizar la sesión y permite también la organización de las agendas de los participantes. A partir de los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa.
  • Asistentes:Es necesario que asistan por lo menos dos personas de nuestro equipo, una de las cuales deberá tomar nota de todo lo que se diga en la reunión. No es recomendable que de nuestro equipo asistan más de 3 personas. De la compañía deberá asistir el directivo y/o las personas que él considere.
  • Disponibilidad de medios virtuales-tecnológicos: Quienes vamos a participar en la reunión, debemos tener una especie de escenario virtual, en que debemos contar principalmente con un adecuado uso y tráfico de datos, conectividad a red de internet que permita una buena señal sin interferencias. Contando con ello, ello entonces procedemos.

Día de la Reunión:

Debemos tener presente que lo más importante es que la Reunión sea productiva, es decir que se logre el objetivo de su solicitud y celebración.

Es importante resaltar que, dentro de cualquier interacción social, es pertinente guardar pautas de reconocimiento y respeto de sí mismo y el otro. La virtualidad no exime de lo anterior, es por esta razón que, anidado a las especificaciones brindadas.

Reglas Elementales de una Videoconferencia:

  • Vístete apropiadamente: La presentación personal es un requisito ineludible para el desarrollo de las reuniones, a partir de esta se demuestra respeto al espacio de la reunión y sus participantes, así como una disposición adecuada en el desarrollo de las mismas.
  • Saludar amablemente y bloquear el micrófono: Cuando se inicien las reuniones, los micrófonos de los asistentes se bloquearán y solo quedará habilitado el micrófono del moderador y el del Gerente o Director. Cuando le cedan la palabra puede hacer click en el botón del micrófono o puede mantener presionada la barra espaciadora para silenciar y activar el micrófono rápidamente, directamente desde su teclado.
  • Prepare el Entorno: Asegúrese de que tiene adecuada iluminación, de tal manera que, no haya presencia de luz que refleje directo a la cámara o que esté exactamente por arriba o debajo de la persona conectada, pues esto podría generar sombras que incomoden al interlocutor. Es estético usar un fondo que no genere distracción, los participantes estaremos viendo qué hay alrededor del emisor. Concéntrese en la reunión y evite fijar su mirada a puntos diferentes a la cámara al máximo posible, es parte del respeto con los demás participantes
  • Si va a compartir su pantalla es importante que antes de hacerlo revise qué aplicaciones / páginas web / Chats tiene abiertos y que encienda la opción de No Molestar en su dispositivo. Todo lo que aparezca en su pantalla será visible para todos los participantes.
  • Audio: Evite que haya interferencias o mezcla repentina de ruidos externos: Si hay más personas en su casa es importante que ellos sepan que usted está en una videollamada de tal manera que no vayan a cruzarse por la cámara en situaciones bochornosas o vayan a decir algo que pueda generar un momento de vergüenza.
  • Video: Recuerde que un video de mala calidad se puede soportar más que no tener audio. Si tiene problemas de conectividad o la gente le dice que su voz se está entrecortando, apague por momentos su videocámara de manera que el consumo de ancho de banda sea menor.
  • Solicitar la palabra: Si le surge una duda, no interrumpa, utilice la funcionalidad de Chat incluida en la plataforma o use la opción de alzar la mano, para hacer las preguntas / comentarios que tenga. De esta manera la reunión será más fluida y efectiva. Recuerde: el botón de silencio es su amigo, si no está hablando, silencie su micrófono.
  • Intervenciones Cortas: Se debe intentar ‘ir al grano’, no solo porque en casa hay miles de distracciones, sino porque puede acceder a muchas de ellas desde su computador. Por tanto, mantenga las videollamadas lo más cortas posibles, con eso garantiza que la atención de todos los asistentes esté puesta en el mensaje que quiere entregar.

7.  Puntualidad: Cumplir horario de la reunión genera un ambiente de disciplina, la organización y la planeación son muy importantes para lograr una reunión exitosa, además se debe ser muy enfáticos en el uso del tiempo en las intervenciones, en lo posible lograr cumplir el tiempo establecido en la planeación de la agenda de reunión. A efectos de verificar la adecuada conectividad y funcionamiento de la plataforma, ingrese entre 5 y 10 minutos antes, de tal manera que esté listo a la hora prevista, sin contratiempos.

8.  Postura Corporal Correcta y Posición de la cámara: Una buena opción es apoyar los brazos sobre la mesa, de ese modo te mostrarás igualmente correctamente, la distancia ideal a la cámara es desde la cabeza a la altura del pecho, se debe situar en el centro del encuadre, es decir, en un plano central, directo a la cara.

Por último, las reuniones pueden ser grabadas y subidas a la carpeta de archivos de la plataforma de reuniones virtuales con la autorización del cliente, por tanto, teniendo esta facilidad, podrás haber concentrado la información necesaria para definir el enfoque de la auditoría.

Para complementar sobre el desarrollo de la reunión, puedes chequear los artículos:

Reuniones con la Alta Gerencia: factor clave de éxito en una Auditoría” (creado: 11 abril 2016)

¿Cuál es el impacto del Covid-19 en el plan de auditoría interna?” (creado: 27 abril 2020)

 

C.P. Vladimir Martínez R. 

Contador Público (Universidad Santo Tomás), Especialista en Administración de Empresas (Universidad del Rosario), con más de 15 años de experiencia en consultoría de negocios y auditoría financiera, adquirida en firmas de auditoría internacionales, KPMG y PWC. Director de www.auditool.org, una Red de Conocimientos de Auditoría y Control Interno.


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