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Por: C.P. Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool

Las organizaciones han tenido que adoptar un enfoque flexible y práctico del trabajo de sus colaboradores desde el hogar para mantener la continuidad del negocio y la auditoría no es la excepción. La actual crisis ha acelerado la transición del trabajo in situ al empleo de técnicas remotas.

En diferentes artículos hay referencias a aspectos que deben tenerse en cuenta al ejecutar trabajos de auditoría a distancia; en particular se plantea que los auditores deben abordar nuevos desafíos y aprovechar las herramientas tecnológicas. Así mismo, que deben cumplir con las normas de auditoría y mantener un sano escepticismo.

Algunos Tips (adicionales) para tener en cuenta en la auditoría desde casa:

Comportamiento profesional

El trabajo en oficina implica horarios y rutinas para actividades tales como el almuerzo, pausas para el café y el inicio y terminación de la jornada laboral, lo que puede relajarse al trabajar desde casa. En una oficina, se requiere que la vestimenta sea formal.

En el trabajo a distancia, desde casa, es conveniente establecer un horario de trabajo para equilibrar los compromisos profesionales y personales. Un buen enfoque es establecer las horas de trabajo en que la persona es más productiva y espera una interferencia mínima. Actuar y vestirse como si se fuese a trabajar en oficina ayuda a evitar caer en la trampa del relajamiento.

Toda vez que los colegios, escuelas y universidades están cerradas, se requiere establecer compromisos al interior de las familias respecto de horarios, actividades e interrupciones. Si es posible, hay que convenir momentos de supervisión de las actividades de los niños por parte de los adultos, durante la jornada laboral. Es útil programar descansos cortos y ser exigentes con el horario de inicio y fin de la jornada laboral.

Confidencialidad

Los auditores suelen estar al tanto de la información más confidencial de una organización, y protegerla es vital para mantener el rol de confianza. Los entornos de trabajo de la mayoría de las organizaciones tienen suficientes protecciones para evitar la fuga de información, pero la situación al trabajar desde casa es diferente.

La familia y los amigos pueden plantear conflictos de intereses. Por ejemplo, un compañero de apartamento que trabaje para un competidor o un cónyuge que trabaje para la unidad de negocio que el auditor está revisando actualmente. En estos casos es necesario que los auditores discutan posibles conflictos con las personas con quienes viven.

Los auditores deben evaluar el riesgo de fugas involuntarias de información que pueden ocurrir porque alguien escuchó una llamada o descubrió documentos que no se mantuvieron de forma segura. Si es posible, deben tomar llamadas sensibles detrás de una puerta cerrada e informar a sus compañeros de vivienda de los momentos en que se programan dichas llamadas. Es necesario designar espacio en un cajón de escritorio o archivador con llave para almacenar documentos confidenciales y etiquetar claramente los documentos para evitar fugas de información. De requerirse, el auditor  debe discutir con el gerente cualquier posible conflicto de intereses o preocupación de confidencialidad que no pueda ser mitigado y determinar planes alternativos.

Oficina en casa:

La ubicación debe ser privada para minimizar distracciones y mantener la confidencialidad del trabajo. Si no hay un espacio dedicado disponible, es buena idea considerar medidas tales como cortinas, particiones o divisores de habitación. El espacio de trabajo también debe estar bien iluminado.

En cuanto sea posible, los auditores deben invertir en muebles cómodos y ayudas tecnológicas pertinentes. Si bien una mesa de comedor y una silla pueden funcionar como un escritorio improvisado, un escritorio dedicado y una silla ergonómica pueden prevenir problemas de postura. Conectar el computador a un segundo monitor puede dar a los auditores una pantalla más grande. Otras tecnologías útiles son auriculares con cancelación de ruido. Es recomendable disponer de un tablero en el cual fijar notas y facilitar el seguimiento de los proyectos.

El ambiente debe ser agradable, por lo que mantener una planta o flores en el espacio de trabajo puede mejorar la productividad.

Uso de la tecnología

La videoconferencia ha demostrado ser indispensable durante este tiempo, lo que permite a los auditores hablar con compañeros de trabajo y clientes. Las llamadas permiten a los auditores realizar entrevistas en vivo y observar señales visuales tal como lo harían durante una visita. La mayoría de los servicios de videoconferencia permiten a los auditores compartir documentos con otros participantes en una llamada.

En la nube hay herramientas colaborativas tales como las pizarras, que pueden ayudar a realizar lluvias de ideas, organizar y asignar tareas entre un equipo de auditoría. Las unidades compartidas permiten a las personas trabajar simultáneamente en documentos, al tiempo que proporcionan un fácil acceso y control de versiones, lo que reduce el tráfico de correo electrónico.

Planificación y comunicación

Sin interacción personal con colegas y clientes de auditoría, la comunicación efectiva se vuelve más importante. Los auditores deben planificar con anticipación el trabajo de campo, las actividades con las partes interesadas, las reuniones de equipo, entre otras acciones. Es conveniente crear una lista de tareas pendientes y actualizarla para realizar un seguimiento de lo que se desea lograr a lo largo del día. Comunicar los aspectos relevantes con las partes interesadas puede evitar cualquier preocupación sobre la eficiencia del trabajo en casa.

Comunicar las expectativas a los compañeros de trabajo puede ayudar a los auditores a obtener información de forma fácil y fiable. Establecer listas de chequeo virtuales regulares, puede garantizar que el gerente y el personal de auditoría tengan una plataforma para consultar con el equipo y plantear inquietudes o preguntas. Además, el uso de videoconferencias puede ayudar a los miembros del personal a sentirse menos aislados y aumentar la moral.

Reconocer (y entender) el esfuerzo del cliente

Al igual que los auditores, los clientes de auditoría están haciendo todo lo posible para mantener la continuidad del negocio y se enfrentan a sus propios desafíos. Reconocer este trabajo puede agregar un toque personal a la auditoría y ayudar a mejorar el ambiente de las unidades de negocio mientras atienden las solicitudes de los auditores.

Los clientes y sus unidades de negocio probablemente estén cambiando algunas de sus operaciones durante este tiempo, por lo que los auditores deben adoptar nuevas formas de recibir la documentación esperada (electrónica en lugar de física).. Además, es posible que ciertas pruebas deban hacerse de manera remota (p. ej., el examen del inventario mediante videoconferencias en directo y conservar el registro de vídeo como evidencia).

Si bien la transición a la auditoría remota puede parecer confusa y desgastante, evaluar cuidadosamente las alternativas a los desafíos del trabajo en el hogar puede facilitar el cambio. Con el tiempo, la auditoría remota puede convertirse en una práctica corriente.

 

C.P. Iván Rodríguez -

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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