Identificarse


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Por: C.P. Vladimir Martínez. 

Una vez nos hayamos reunido con la gerencia, teniendo en cuenta el artículo “Reunión con la Gerencia” es necesario documentar la información que hayamos obtenido sobre el negocio del cliente, de tal manera que nos permita:

1º. Identificar las fisuras que tengamos en nuestra información

2º Comunicar nuestro entendimiento al equipo del servicio de auditoría (nuestro)

3º Actualizar para lo que se requiera a futuro

La documentación de la auditoría es el principal registro de los procedimientos de la auditoria aplicables, evidencia obtenida, y conclusiones. La documentación de la auditoria debería incluir toda la información que el auditor considere necesaria para realizar la auditoría de forma correcta y proporcionar el apoyo para el informe de auditoría.

El auditor debe documentar todos aquellos aspectos importantes de la auditoría que proporcionan evidencia de que su trabajo se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas.

“Los métodos de documentación más comunes son memorandos, diagramas de flujo y cuestionarios:

Los memorandos son descripciones narrativas de los controles relevantes.

Son más útiles cuando la materia que se describe es relativamente simple o lineal.

Los memorandos se vuelven menos útiles cuando existen interrelaciones complejas entre componentes que se describen porque, en esos casos, muestran las interrelaciones gráficamente. A menudo puede ser más efectivo que simplemente describirlos.

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de las operaciones y decisiones aplicadas en los procedimientos internos de la empresa. Los diagramas de flujo no necesitan ser elaborados para ser efectivos; su principal ventaja es que los asuntos a menudo se pueden hacer más fáciles de entender mostrándolos gráficamente que describiéndolos.

Los diagramas de flujo pueden ser más útiles cuando los controles se vuelven más complejos.”[i]

Ahora bien, para efectos de la Comunicación al cliente, del Entendimiento del negocio, se necesita información en todos los niveles para ayudar a los ejecutivos a alcanzar los objetivos de la organización; para ello, el auditor deberá preparar papeles de trabajo que sean suficientemente completos y detallados para proveer una comprensión global de la auditoría.

La Documentación “Necesaria”, está contenida en:

  • Manual de Calidad
  • Manual de Procedimientos (Existentes)
  • Fichas de Proceso
  • Instrucciones Técnicas o de Trabajo
  • Normas/Especificaciones aplicables
  • Documentación de auditorías anteriores
  • Listas de Comprobación
  • Desviaciones encontradas en el área en anteriores auditorías
  • Seguimiento de informes de acciones correctas llevadas a cabo en el área

Una Buena Documentación traerá VENTAJAS, como:

  • Obtención de conocimiento de la organización
  • Facilita la transición en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo
  • Proporciona evidencia suficiente y adecuada en caso de que el trabajo del auditor sea cuestionado por terceros
  • Posibilita documentar aquellos aspectos clave a los que el auditor debe hacer seguimiento continuo
  • Optimiza el tiempo - Ahorro de tiempo en posteriores auditorías
  • Permite la realización de auditorías de calidad por miembros internos y externos
  • Concede al auditor un enfoque disciplinado del trabajo de auditoría

Debemos registrar en papeles de trabajo la planificación, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoría efectuados, y por lo tanto de los resultados, y las conclusiones extraídas de la evidencia de auditoría obtenida.

 Los papeles de trabajo:

  • Ayudan en la planificación y realización de la auditoría;
  • Ayudan en la supervisión y revisión del trabajo de auditoría; y
  • Registran la evidencia de auditoría resultante del trabajo de auditoría efectuado, para apoyar a la opinión del auditor.

Entones, a la hora de proceder a la Comunicación, los papeles de trabajo incluirían el razonamiento del auditor sobre todos los asuntos importantes que requieran un ejercicio de juicio, junto con la conclusión del trabajo de auditoría, en áreas que impliquen cuestiones difíciles de principio o juicio, los papeles de trabajo registrarán los hechos relevantes que fueron conocidos por el auditor al momento de llegar a las conclusiones.

Por último y en resumen, la comunicación, se lleva a cabo una vez despejados los siguientes principales interrogantes:

  • ¿Conocen de las políticas expuestas por la empresa?
  • ¿Saben cómo manejar dichas políticas?
  • ¿El gerente recibe reportes oportunamente del departamento de contabilidad?
  • ¿Se realizan reuniones oportunamente con la gerencia para solucionar cualquier anomalía?
  • ¿Conoce cada empleado sus funciones?

[i] Métodos para documentar el entendimiento de un cliente en una Auditoría/ARTÍCULOS - AUDITORÍA EXTERNA, CREADO: 06 JUNIO 2019  - Equipo Auditool

 

.P. Vladimir Martínez R. 

Contador Público (Universidad Santo Tomás), Especialista en Administración de Empresas (Universidad del Rosario), con más de 15 años de experiencia en consultoría de negocios y auditoría financiera, adquirida en firmas de auditoría internacionales, KPMG y PWC. Director de www.auditool.org, una Red de Conocimientos de Auditoría y Control Interno.

 

 


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