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Por: C.P. Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool

La auditoría remota

En las actuales circunstancias de salud pública, con una pandemia cuya duración es incierta, el trabajo de auditoría (igual que muchas otras actividades) hace que se consideren técnicas remotas para cumplir los compromisos. Las visitas a los clientes se han aplazado hasta que las condiciones de salud y las medidas de gobierno lo permitan, por ello hay que modificar la ejecución de actividades, sin descuidar la calidad en la ejecución del trabajo. Esto implica saber que se puede hacer y en que condiciones.

Un elemento que debe considerarse es la percepción que existe sobre la auditoría remota. Suele creerse que los auditores pueden advertir más fraudes y errores en una visita al sitio que en un trabajo a distancia. Adicionalmente, la apreciación del ambiente de control es más fácil en una visita al sitio al poderse ver de primera mano el tipo de tecnología empleada, algunas medidas de control y las reacciones de los empleados y directivos.

Al ejecutar el trabajo en forma remota, los auditores tienen las mismas obligaciones de cumplimiento normativo y de calidad que tienen cuando trabajan in situ. Por esto es necesario asegurarse de seguir los estándares profesionales aplicables y tener especial cuidado de utilizar toda la tecnología a disposición. Así mismo, es importante mantener una buena relación con los clientes una vez se supere la coyuntura de salud.

Algunos de los elementos que deben tenerse en cuenta en una auditoría remota son los siguientes:

Empleo de la tecnología:

  • Videoconferencias:

Uno de los primeros recursos tecnológicos que se tienen en cuenta al realizar auditorías remotas es la videoconferencia, que ofrece a los auditores la capacidad de realizar entrevistas en vivo con los clientes y poder observar las señales visuales de manera similar a si estuvieran en una visita al sitio. Incluso, muchas plataformas de videoconferencia permiten a los usuarios compartir documentos en sus pantallas, para su visualización simultánea con otras personas en la conferencia que están fuera del sitio.

  • Portales (o páginas) web para intercambio seguro de datos

Los portales web seguros, son de vital importancia para compartir documentos de forma segura. El correo electrónico suele prestar limitaciones en cuanto al tamaño o tipo de archivos y su confidencialidad. Por ello, se ha vuelto usual el empleo de portales web seguros para revisar los documentos de los clientes y comunicarse con ellos. Algunos portales incluso tienen una funcionalidad de preguntas y respuestas, lo que permite una interacción adicional.

  • Acceso remoto a sistemas del cliente

Un recurso interesante es la posibilidad de acceder de manera remota y segura, a ciertos archivos y programas del cliente. Esto permite hacer pruebas de auditoría en tiempo real en temas como la nómina, inventarios, pagos a terceros y otros procesos administrativos. El acceso remoto debe permitir a los auditores revisar documentación y entender como se transmite la información entre diversos sistemas. La posibilidad de efectuar pruebas sin la participación del cliente permite la mitigación del riesgo de fraude.

Normas y procedimientos:

  • Documentación

Es importante que los auditores continúen con el cumplimiento normativo profesional. Existen, por ejemplo, obligaciones en torno a la documentación de las pruebas que deben atenderse debidamente. Hacer planeación y supervisión de calidad y documentarlas es necesario, así la auditoría sea remota.

  • Supervisión del trabajo

En cuanto sea posible, es aconsejable conservar los mismos procedimientos que se emplean cuando se hace una auditoría in situ. Hay que evidenciar la comunicación con el cliente y la supervisión del trabajo efectuado. Las actividades programadas y los cronogramas deben llevarse regularmente.

Otras consideraciones:

La información y los datos obtenidos de manera remota y que suelen estar en formatos electrónicos, requieren características de integridad y confiabilidad. Hay que buscar mecanismos para garantizarlas. Deben extremarse las medidas de ciberseguridad.

El trabajo remoto permite cierta flexibilidad en los horarios, por tanto hay que convenir con el cliente los mejores momentos para las reuniones virtuales de trabajo y para las comunicaciones.

En síntesis, hay que  prepararse para el cambio permanente. Las estrategias y la manera de hacer negocios van a cambiar a corto, mediano y largo plazo, por lo que hay que entender esta nueva dinámica y buscar adaptarse con rapidez, innovación y técnica.

 

C.P. Iván Rodríguez -   

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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