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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: C.P. Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool

En la actual coyuntura, muchos trabajadores, auditores incluidos, se enfrentan a la realidad de actuar de manera ágil y eficiente. Las empresas han venido implementando procedimientos operativos estándar para el teletrabajo, junto con la tecnología para apoyarlo y un plan de acción al respecto. No obstante, hay que tener en cuenta algunas consideraciones respecto de este trabajo. Por ejemplo:

Buena conexión a Internet

Aunque parezca obvio, se requiere una buena conexión a internet, con disponibilidad. Y no siempre se cuenta con este recurso. Si bien la mayoría de los hogares tienen conexión, la misma es empleada por los estudiantes para sus clases y actividades; otros miembros de la familia también trabajan e incluso, hay actividades de ocio que demandan ancho de banda, por lo que hay que priorizar actividades y definir horarios. En una situación de confinamiento, no es posible recurrir a locales que presten el servicio de internet.

En caso de no contar con este recurso, hay que procurar una pronta instalación, en condiciones apropiadas para el trabajo.

Dispositivos de trabajo

El trabajo remoto o teletrabajo requiere de un dispositivo adecuado. Un teléfono inteligente suple algunas necesidades, pero no es lo más apropiado para ciertas labores. Se requiere que el trabajador cuente al menos con un computador portátil. Otros dispositivos accesorios, tales como cámaras, micrófonos (de acuerdo con el tipo de trabajo, pues la mayoría de los computadores los traen ya instalados), impresoras, son de utilidad.

El computador que se emplee debe contar con las especificaciones técnicas para el tipo de trabajo que se ejecute. El trabajo de auditoría requiere procesar grandes bases de datos, ejecutar análisis de datos, consultar transacciones, etc. Esto implica disponer de un espacio de almacenamiento de archivos apropiado y buena capacidad de procesamiento, entre otras prestaciones.

Comunicaciones

Para ciertas actividades, se debe procurar garantizar una buena comunicación telefónica. Aunque el teléfono celular es una gran ayuda, es conveniente contar con programas y aplicativos que faciliten la gestión de comunicaciones. Las videollamadas, las conversaciones en grupo, conferencias, etc., son importantes en el teletrabajo. Los servicios de reenvío de llamadas, grabaciones, correo de voz, entre otros se constituyen en herramientas vitales. Es importante dominar su uso.

Aplicativos de trabajo

El auditor debe contar con programas que le permitan ejecutar su trabajo sin mayores dificultades operativas. Debe poder recibir información y archivos de sus clientes y poder procesarlos, así como elaborar sus informes y gestionar sus papeles de trabajo sin invertir grandes esfuerzos. Muchas empresas tienen la información en la nube y hay que tener la posibilidad de acceder a ella y procesar lo pertinente en condiciones de seguridad.

Hay aplicativos y programas que permiten a varios usuarios interactuar sobre los mismos documentos, lo que resulta útil para equipos de auditoría y para ejercer supervisión sobre el trabajo adelantado.

Procedimientos operativos

El teletrabajo, como cualquiera otra actividad, requiere unos mínimos en cuanto a su ejecución. Hay que establecer claramente que actividades deben ejecutarse, por quien, en que momentos. Deben definirse entregables y actividades de supervisión, validación y reporte.

Los protocolos de comunicación con los clientes son vitales. En ocasiones los portales de los clientes (es una ocasión para revisar su existencia y funcionamiento) permiten interacción para algunas actividades y facilitan el trabajo.

La documentación (electrónica) debe contar con medidas de integridad, seguridad y confidencialidad conforme a las circunstancias.

La ejecución de ciertos procesos de auditoría (análisis de bases de datos y consultas, por ejemplo), no debe interferir con los procesos operativos propios del cliente.

Si se tienen en cuenta estos elementos, el teletrabajo será más eficiente y productivo, tanto para el auditor como para el cliente.

 

C.P. Iván Rodríguez -   

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia

 


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