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Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

Uno de los retos que están abordando los  auditores en la actual coyuntura de salud, es el de la inspección a los inventarios. Esto es especialmente importante para empresas ubicadas en jurisdicciones cuyo fin de año fiscal es el 31 de marzo.

Existen serias limitaciones de movilidad para las personas y muchas empresas de auditoría están exigiendo al personal que trabaje desde casa y prohíba los viajes del personal. Por su parte, los clientes están solicitando a los auditores (y en general a los terceros) que no efectúen visitas a las instalaciones y oficinas. Incluso, en muchos lugares, la mayoría de las empresas tienen prohibido legalmente abrir sus puertas.

Una inquietud que está presente en esta situación es si es posible que los auditores observen el inventario sin estar en el lugar, bajo normas de auditoría generalmente aceptadas emitidas por la Junta de Normas de Auditoría de AICPA.  El Auditor Jefe de la AICPA Bob Dohrer, CPA, CGMA, efectuó algunos comentarios al respecto[1].

Dentro de la normatividad relativa a la observación del inventario físico, se encuentra la Sección 501 de la AU-C, Evidencia de Auditoría — Consideraciones Específicas para Elementos Seleccionados, Párrafos 11–.14, que dicen:

“(…)

Inventario

.11 Si el inventario es material para los estados financieros, el auditor debe obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada sobre la existencia y condición de inventario por

  • asistir al recuento de inventario físico, a menos que sea impracticable, para:
  • evaluar las instrucciones y procedimientos de la gerencia para registrar y controlar los resultados del examen físico del recuento de inventario,
  • observar el desempeño de los procedimientos de conteo de la gerencia,
  • inspeccionar el inventario y
  • realizar recuentos de prueba y
  • realizar procedimientos de auditoría sobre el inventario final de la entidad registros para determinar si reflejan con precisión los resultados del conteo del inventario real

.12 Si el recuento de inventario físico se realiza en una fecha distinta a la fecha de los estados financieros, el auditor debe, además de los procedimientos requerido por el párrafo .11, realizar procedimientos de auditoría para obtener evidencia de auditoría acerca de si los cambios en el inventario entre la fecha de conteo y la fecha de los estados financieros se registran correctamente.

.13 Si el auditor no puede asistir al conteo de inventario físico debido a circunstancias imprevistas, el auditor debe hacer u observar algunos conteos con una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría y revisar transacciones.

.14 ​​Si la asistencia al conteo de inventario físico no es factible, el auditor debe realizar procedimientos de auditoría alternativos para obtener suficiente evidencia de auditoría con respecto a la existencia y condición del inventario. Si se no es posible hacerlo, el auditor debe modificar la opinión en el auditor informe, de conformidad con la sección 705 (…)”

Ahora bien, en cualquier organización, en la cual el inventario es material, la existencia de ese inventario va a ser una aserción relevante. Históricamente, se ha aceptado generalmente que la forma en que un auditor puede probar la existencia de ese inventario es observar físicamente su conteo. No obstante, en los casos en que no se puede llegar al sitio del cliente para observar el inventario haya algunas alternativas disponibles. Todas tienen sus pros y sus contras, por supuesto. Pero lo importante es reconocer su existencia.

Observación en otro momento

De acuerdo con Bob Dohrer, la alternativa más obvia puede funcionar si el cliente no tiene una fecha límite inminente para que su informe de auditoría se presente antes de una fecha determinada. Los auditores pueden trabajar con el cliente y pensar si sería posible y realista posponer el recuento de inventario y la observación a una fecha posterior, cuando las personas podrían sentirse seguras visitando el sitio del cliente. El auditor podría contar el inventario y observarlo en ese momento y luego realizar pruebas adicionales sobre las ventas posteriores al final del año, así como las compras posteriores, que probablemente no son extensas en este entorno. Podría revertir eficazmente el inventario hasta el final del año, incluso si se contabilizó después de fin de año.

El otro procedimiento alternativo más tradicional se puede realizar si el cliente está utilizando un procedimiento de recuento cíclico y un sistema de inventario perpetuo. Un procedimiento de recuento cíclico es donde el cliente tiene esencialmente controles en su lugar donde de forma periódica —muchas veces, trimestralmente— llevarán a cabo sus propios recuentos de pruebas de solo una parte de su inventario. Y luego regresan a su sistema perpetuo y preparan los recuentos y hacen correcciones.

Con el recuento cíclico, el cliente no realiza un gran recuento de fin de año en la mayoría de los casos. Si el auditor había estado probando esos controles y confía en ellos para establecer la existencia de inventario, el auditor puede volver al último conteo del ciclo anterior que se tomó y luego ser capaz de avanzar hasta finales de año, de nuevo utilizando transacciones de venta y transacciones de compra y probando las realizadas durante ese período intermedio.

Observación en vídeo

También comenta Bob Dohrer acerca de la observación por video. De acuerdo con la Sección 501 de la AU-C, los párrafos 11 y 14 citados anteriormente, esta norma hace referencia al requisito de asistir al inventario físico, a menos que sea imposible hacerlo. Hay algunos párrafos de aplicación que indican que una circunstancia que puede hacer que una observación física sea inviable es si el inventario se mantiene en un lugar que puede suponer amenazas para la seguridad del auditor. El párrafo A – 34 dice:

La asistencia al recuento de inventario físico es impracticable (Ref: par .14)

.A34 En algunos casos, la asistencia al conteo de inventario físico puede ser impracticable.

Esto puede deberse a factores como la naturaleza y la ubicación del inventario (por ejemplo, cuando el inventario se mantiene en una ubicación que puede representar amenazas a la seguridad del auditor). La cuestión de inconvenientes generales para sin embargo, el auditor no es suficiente para respaldar una decisión del auditor de que la asistencia es impracticable Además, como se explica en la sección 200, Objetivos generales del auditor independiente y la realización de una auditoría de acuerdo Con los estándares de auditoría generalmente aceptados, la cuestión de dificultad, tiempo o el costo involucrado no es, en sí misma, una base válida para que el auditor omita un procedimiento de auditoría para lo cual no existe otra alternativa o para estar satisfecho con la evidencia de auditoría que es menos que persuasivo

Este aparte presenta una interpretación muy razonable respecto de la actual situación con el COVID-19, que está poniendo en peligro la seguridad de los auditores. No debería haber dificultad con una interpretación que diga que la crisis de salud está haciendo que la asistencia al inventario físico sea impracticable. Y, por lo tanto, serían apropiados procedimientos alternativos.

De acuerdo con Dohrer, se puede usar el video para observar el inventario. Debe haber, no obstante, algunas consideraciones especiales en torno a lo bien entrenado que está el personal que utiliza el equipo de video y la tecnología y qué tipo de video va a utilizar. Una cámara GoPro puede estar atada al casco de una persona, y se puede desplazar y realizar el conteo. Muchos almacenes también tienen cámaras de seguridad que graban y se pueden controlar de forma remota para centrarse en diferentes áreas del almacén. Otra alternativa que algunas firmas están considerando es que el personal del cliente sale y hace una grabación en video del recuento del inventario. Lo importante en estos casos, es tener garantía acerca de la autenticidad de la fuente de vídeo, bien sea de una transmisión en vivo o de una grabación. (Incluso, hay que tener en cuenta quien efectúa la grabación, p.ej. alguien de auditoría interna o un empleado cliente que no está involucrado en la función de contabilidad de inventario)

No obstante, si el inventario es material y un auditor no es capaz de avanzar o revertir el inventario o sentirse cómodo con un proceso de alimentación de vídeo, es probable que la auditoría tenga una limitación de alcance, y si el inventario es material, es probable que la opinión de auditoría deba ser calificada.

Pruebas efectuadas anteriormente, como las pruebas de corte y las pruebas de precios, que se practicaron antes del inventario final, contribuyen a la evidencia sobre la existencia. Una conclusión de Dohrer es que, si bien ahora hay dificultades con respecto a la observación de inventario in situ, hay maneras para que los auditores obtengan suficiente evidencia apropiada sobre el inventario que les permita realizar una auditoría exitosa y de alta calidad.

 

[1] https://www.journalofaccountancy.com/news/2020/mar/auditing-how-to-observe-inventory-during-coronavirus-pandemic.html

 

C.P. Iván Rodríguez -  

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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