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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

En ciertos trabajos de auditoría financiera, una de las responsabilidades del auditor es verificar que aquellos artículos y materiales que una empresa compra y pone en uso en períodos más allá del actual se registra en cuentas de inventario. Esto es cierto tanto para las empresas comercializadoras (aquellas que compran artículos para vender a los clientes) como para las empresas manufactureras (aquellas que fabrican artículos).

El inventario se vincula al proceso de ingresos y al proceso de compra.  Asociar el inventario con la compra tiene sentido común, puesto que hay que comprar algo antes de poder ponerlo en gastos o inventario. Pero es posible que se pregunte cómo se relacionan entre sí los ingresos y gastos con el inventario. De acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, los ingresos deben asociarse con todos los gastos incurridos en la generación de esos ingresos en el período. Hay que recordar que los costos específicos del producto relacionados con el inventario son los costos en los que incurre una empresa al comprar o fabricar un artículo para su venta a los clientes. Un ejemplo común es el costo de los bienes vendidos. Para una tienda minorista, el costo de los bienes vendidos es lo que la empresa paga por comprar los productos que vende a sus clientes en el período específico.

Técnicamente, cualquier artículo o material que una empresa compre que no se utilice en el período actual debe ir al inventario. Sin embargo, las empresas a veces llevan algunos elementos tales como bolsas, etiquetas y recibos a los gastos de la cuenta de resultados cuando los compran. Esto se suele hacer cuando su valor no es material.

Sistemas de Inventario

El término sistemas de inventario se refiere a cómo se calcula la información sobre las fluctuaciones de los niveles de inventario. Saber cómo un cliente maneja el inventario permite planificar y ejecutar una auditoría eficaz y eficiente. Existen dos tipos principales de sistemas de inventario: periódicos y perpetuos. Por lo general, si una empresa minorista utiliza cajas registradoras electrónicas para leer los códigos de barras de producto, utiliza el método perpetuo. La principal diferencia entre los dos sistemas se refiere a cuándo se realizan actualizaciones en los niveles de inventario.

  • Sistema periódico

En el sistema periódico, una empresa toma el inventario físico periódicamente y utiliza la cifra resultante para ajustar la cuenta de activos fijos de inventario de balance. Las tiendas minoristas que utilizan inventario periódico suelen tomar inventario al final de su año en particular. Sin embargo, una empresa podría hacer inventario más a menudo, como trimestralmente o al final de cada temporada de ventas importante.

Una vez obtenido, el área de contabilidad de la empresa resta los totales de inventario final del inventario inicial después de agregar todas las compras de inventario realizadas durante el período. El número resultante es el costo de las mercancías vendidas. La cuenta de inventario del balance se reduce y la cuenta de gastos del estado de resultados se incrementa. Con el sistema periódico, el costo de las mercancías vendidas se puede determinar con una precisión que se acerca al 100 por ciento sólo después de que se realice el inventario físico.

  • Sistema perpetuo

En este sistema, el recuento de inventario se actualiza constantemente, perpetuamente; esto ocurre, por ejemplo, en los almacenes minoristas  a medida que las cajas registradoras electrónicas registran los artículos vendidos. Este sistema elimina el costo del artículo vendido de la cuenta de inventario de activos fijos y lo traslada al coste de las mercancías vendidas. Con el inventario de punto de venta, las transacciones de la caja registradora actualizan toda la información de compra, inventario y ventas en todo el sistema en tiempo real a medida que se producen las transacciones.

La mayoría de las tiendas minoristas más grandes tienen sistemas de inventario de punto de venta con alertas de nivel de reposición de artículos y reorden. La alerta de nivel de reposición aconseja a los empleados de compras cuando las ventas hacen que el número de un artículo en el inventario caiga por debajo del requisito de cantidad mínima de la empresa. Si la empresa también programa el nivel de reorden (la cantidad máxima de cada artículo que desea mantener a mano), el software puede indicar la compra exactamente cuántos del artículo se deben pedir.

Incluso si un cliente utiliza un sistema de punto de venta, realizar un inventario físico al final del año sigue siendo importante para comprobar que el sistema perpetuo funciona correctamente. Tomar un inventario físico también es la mejor manera de identificar problemas de rotura y robo de empleados.

El inventario en las fábricas:

Si el cliente de auditoría fabrica artículos, tiene tres tipos de inventario que el auditor  necesita conocer para diseñar y aplicar sus pruebas. Estos tres tipos son los siguientes.

  • Materias primas

Todo lo que un fabricante compra para hacer un producto se clasifica como materia prima. Si la empresa fabrica jeans azules, las materias primas típicas incluyen telas, hilo, cremalleras y botones. El inventario de materias primas solo incluye artículos que aún no se han introducido en el proceso de producción.

  • Trabajo en proceso

Esta categoría de inventario incluye todas las materias primas que se encuentran en varias etapas de desarrollo. Por ejemplo, para una empresa de fabricación de jean azul, incluiría piezas de tela cortadas listas para ser cosidas juntas y las que están parcialmente construidas. El trabajo en inventario de procesos también incluye el costo de la mano de obra para hacer el trabajo, así como los gastos generales de fabricación, que pueden incluir los costos de los servicios públicos para la planta de fabricación, la depreciación de los equipos de fábrica y el costo de la mano de obra supervisora. El cliente valora su trabajo en el inventario de procesos en función de la distancia a la que se ha procesado cada producto.

  • Productos terminados

Cuando los artículos están completamente listos para la venta, pero aún no se envían a los clientes, son productos terminados. El inventario de productos terminados también consiste en el costo de las materias primas, la mano de obra y los gastos generales de fabricación para todo el producto.

Todos los productos terminados que no se han asignado a un cliente forman parte del inventario del fabricante. Supóngase esta situación: Si los productos terminados tienen un comprador y se encuentran en el piso del muelle de carga, esperando la recogida de una compañía de envío. ¿Quién es el dueño de los productos terminados? Pareciera que el cliente es el propietario del inventario porque ha aceptado comprarlo, pero eso no es necesariamente cierto.

El auditor, al analizar la valoración de inventario, debe tener en cuenta un factor muy importante y es conocer quién es el propietario del inventario en cualquier momento.

Para definir esto, hay que averiguar si en los términos de la venta, si el comprador o vendedor paga los gastos de envío y carga. Hay casos en que el comprador paga por el envío y la carga. En este caso, cualquier mercancía que se encuentre en el muelle de carga del cliente en espera de recogida no forma parte del inventario del cliente. De otra parte, si es el vendedor quien paga el flete, cualquier mercancía no enviada que se encuentre en el muelle de carga del cliente sigue siendo inventario del cliente.

Los anteriores conceptos, en ocasiones no se tienen en cuenta al momento de planear las actividades y pruebas por parte de los auditores. Si bien, corresponden a consideraciones contables básicas, es quizás por esta misma razón que se suelen omitir. En la premura por abarcar cifras y procesos, algunos temas fundamentales se pasan por alto. Hay que recordar que en el trabajo de auditoría financiera, no hay que descuidar los principios básicos tanto de la contabilidad, como de la auditoría.

 

C.P. Iván Rodríguez -   

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia

 


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