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El presupuesto es una herramienta de planificación y control expresado en unidades monetarias, la cual permite prever y controlar el desarrollo de las actividades de una organización en un periodo de tiempo Sirve para hacer estimaciones formales de los ingresos y egresos que habrán de producirse durante un periodo, y si una empresa quiere transformarse en una organización competitiva debe utilizarlo. Un presupuesto puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. El presupuesto ayuda a una organización a lo siguiente:

En auditoría puede ser un control a probar (Indicador clave de rendimiento) por parte del auditor o una herramienta para complementar sus procedimientos sustantivos, mediante la comparación de la información contable, con las expectativas que prepara el cliente (presupuesto); por ejemplo: El auditor puede realizar una comparación de los gastos presupuestados VS los gastos reales a determinada fecha. Las variaciones significativas pueden dar indicio de errores e irregularidades en los estados financieros.

Antes de que el auditor tome la decisión de realizar este tipo de análisis, es necesario que evalúe el proceso de preparación y aprobación del presupuesto, pues, en algunas ocasiones la preparación y aprobación del presupuesto no asegura su razonabilidad; por ejemplo: Presupuestos que son preparados con la información contable del año anterior, incrementada por la inflación, sin tener en cuenta factores internos y externos que van a afectar las cifras (nuevos productos, nuevos competidores, crisis económica, etc.)

Como podemos ver, el presupuesto es una herramienta fundamental no sólo en el ámbito empresarial, sino en el personal; sin embargo, es quizá al que menos atención se le presta, sin saber que este solucionaría varios de los problemas de planificación financiera que se van incorporando a diario en nuestra actividad empresarial. Si tuviéramos que hacer una analogía, el presupuesto resultaría ser el mapa con el cual te irías de expedición, te marcaría la ruta, los pros, los contras, etc. Es importante señalar que, a pesar de haber trazado este mapa, en el mismo pueden existir inconvenientes que se traduzcan en desviaciones; no obstante, contar con tu presupuesto te permite casi asegurar tu llegada al destino que tienes planeado; por ello, el presupuesto ayuda a la organización a tener una gestión más eficaz y eficiente de sus recursos. La realidad es que absolutamente todas las organizaciones presentan problemas financieros y estos los pueden llevar al abismo si no se gestionan de manera correcta. En este sentido, la elaboración del presupuesto es fundamental, es esencial, es la clave para el éxito.

Pues bien, ahora traduzcamos lo personal a lo empresarial, para dimensionar la relevancia de este tema. Cuando careces de un presupuesto, haces estimaciones irreales o no lo sigues, implicará tener un descontrol de
los ingresos y gastos, lo que te llevará a endeudarte en demasía o, en su caso, perder los bienes que has logrado ir realizando, pero lo más grave es que llegarás a la edad adulta sin dinero para una vejez tranquila. Llevado esto a las empresas, es lo mismo, pero aquí no solo tendrás problemas financieros que te llevarán a perder tu negocio, sino que, como en muchos casos, dejarás a las familias de tus trabajadores sin un ingreso, debido la incorrecta planeación de tu presupuesto o, peor aún, por ni siquiera haberlo realizado. En el presupuesto, se definen los recursos que se han de utilizar para cumplir con los términos financieros. El presupuesto permite tener un control de nuestros ingresos y gastos en un periodo de tiempo determinado permitiendo, de esta manera, estimar el estado financiero de la empresa y visualizar las inversiones futuras que, de otro modo, no serían posibles. Ahora que ya sabes que es una herramienta muy importante, tanto para las finanzas personales como las empresariales, quizá te preguntes ¿por qué fracasan los presupuestos? Esto es debido a que:

  • No se tienen en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
  • No se definen responsabilidades en las diferentes áreas, o los responsables no saben cómo lograr las metas.
  • No existe coordinación en los niveles jerárquicos.
  • No hay buena comunicación.
  • No existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
  • La Dirección olvida actuar en pro de los resultados.
  • No cuentan con controles respecto a lo presupuestado.
  • No se siguen las políticas de la organización.

Como podemos observar, el presupuesto es una herramienta básica en el quehacer de toda persona y organización; no conocer en qué consiste, cómo se elabora, pero sobre todo, darle mantenimiento y vigilancia, nos lleva a pensar que el presupuesto no sirve, lo cual es totalmente falso. Ningún individuo, comunidad, empresa o país, puede crecer sin esta herramienta, así que ya no lo pienses más e inicia por elaborar tu presupuesto personal, para después implementarlo en tu organización o negocio.

 

Dra. Carmen Karina Tapia Iturriaga
Investigadora y consultor independiente

Fuente: http://contaduriapublica.org.mx/