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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

Cada firma de auditoría es única y tiene sus propias particularidades. Sin embargo, frente a los clientes, el entorno, la economía enfrenta muchos desafíos y obstáculos, comunes o similares a los de otras firmas. Cuando se piensa en mejorar los procesos para superar los desafíos propios (o comunes) es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Simplificación

En ocasiones, la mejora de procesos y la búsqueda de calidad puede introducir pasos adicionales o hacer los procesos más complejos, lo que implica tiempo y dinero. Hay que tener presente este hecho al revisar procesos. Debe buscarse como simplificar sin sacrificar calidad. Finalmente se logrará una mejora en la eficiencia.

Automatización

En ciertos momentos, hay una importante carga laboral (por ejemplo, vencimientos de obligaciones tributarias o entregas de informes). De ahí la necesidad de buscar la automatización siempre que sea posible y procurar reducir la cantidad de tareas repetitivas que realiza el personal. Actualmente, la tecnología, la automatización de procesos robóticos (RPA) y la inteligencia artificial están cambiando la manera de hacer las cosas, no solo en los servicios de cumplimiento, como impuestos y auditoría, sino también en otras áreas de la empresa, que incluyen asesoramiento, tiempo y facturación, incorporación de clientes y empleados, y otras actividades internas. Esto crea una excelente oportunidad para el crecimiento de los ingresos.

Adaptación al cliente.

Una de las principales consideraciones al adelantar revisiones de de procesos es comprometerse realmente a mejorar la experiencia del cliente. Esto implica adoptar la tecnología apropiada, identificar las necesidades del cliente y ofrecer un alto nivel de servicio. Hay que buscar homogeneidad y calidad en los diferentes servicios, automatizar procesos maduros y estar capacitados para ofrecer soluciones conforme a las circunstancias. 

Asignación de recursos

Al ejecutar trabajos de auditoría, es necesario evitar pérdidas de tiempo y de recursos. Para ello, es importante tener sincronización con los clientes. Los trabajos de campo requieren que la información, reportes e insumos estén disponibles cuando el equipo auditor se desplace a realizar las evaluaciones. Igualmente sucede con las revisiones internas, las capacitaciones y otra serie de actividades. Hay que evitar consumir tiempo significativo y mantener personal no productivo. Con procesos efectivos, se puede programar mejor los compromisos para que la información adecuada esté disponible cuando llegue su personal. Una firma exitosa suele combinar los procesos con una solución automatizada de gestión del flujo de trabajo, para la asignación de recursos y los requisitos de programación.

Informes y métricas

Con el propósito de evaluar las mejoras en procesos y resultados, se hace necesario contar con métricas e indicadores, cuyos resultados permitan evidenciar la efectividad de las medidas adoptadas. Dentro de los indicadores clave, podrían medirse cifras tales como:

  • Ingresos por línea de servicio
  • Número promedio de servicios por cliente
  • Rotación de trabajo

Es claro que hay muchos más indicadores, que dependen de las estrategias y negocios de cada firma. Lo importante es que el conjunto de indicadores se mantenga a lo largo del tiempo y se evalúe su desempeño, para adoptar decisiones administrativas con mayor objetividad.

Gestionar la fatiga del cambio

Las firmas que adelantan procesos de mejoramiento pueden advertir signos de fatiga de cambio en su personal, que pueden afectar su rendimiento, tales como mal genio, desconexión y aumento de las quejas. Este hecho redunda negativamente en las iniciativas de mejora de procesos.

Crear un proceso para el cambio ayuda a minimizar la fatiga. Esto ayuda a la firma a mantener el ritmo normal de trabajo, gestionar las comunicaciones y continuar con el progreso. Las personas deben tener claro el alcance del proceso de mejora, los tiempos y recursos. El contar con una metodología para el cambio no desgastará a las personas en un proceso interminable.

Las firmas que adoptan el cambio a través de iniciativas de mejora de procesos pueden obtener resultados visibles. Las mejoras y la aplicación de mejores prácticas, al corto plazo pueden derivar en utilidades; pero con una visión a largo plazo y un compromiso con la mejora continua, se verá una mayor eficiencia y rendimiento financiero.

 

C.P. Iván Rodríguez -           

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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