Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
La Auditoría surge como herramienta moderna del planteamiento y control para establecer si los indicadores económicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros cumplen los objetivos y presupuestos de la empresa.
Razón por la cual el Auditor al proponerse evaluar un tema en específico por ejemplo, el incumplimiento de un referente normativo, debe revisar las implicaciones de carácter financiero, de gestión de resultados, de control interno dentro de una dinámica de integralidad, que supone este tipo de hallazgo.
Al realizar una auditoría financiera, parecería que sus resultados se limitaran a expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, en términos contables, es decir si los mismos responden a un criterio básico y fundamental que son las practicas determinadas en los rigores de la contabilidad.
Sin embargo el propósito de cualquier Auditoría , sin dejar de lado la primera intensión, nos lleva a pensar, actuar, evaluar y revisar los procesos y sus hallazgos bajo la mirada de condición, criterios, causas y efecto (Impacto) que a su vez nos proporcione pautas para recomendar y sugerir acciones de mejoramiento, de tipo administrativo, contable financiero de gestión y de resultados.
Lo mismo sucede con el control interno, donde su sistema integral basado en COSO 2013 permite observar y evaluar que el mismo no contenga falencias en el manejo de sus cinco componentes y sus 17 principios, entre otros la idoneidad y capacidad del recurso humano; las quejas sobre los procesos especialmente misionales; donde los soportes, archivo, trámites y demás componentes aseguren la tranquilidad de lo actuado por la administración.
Lo anterior supone la preparación y el entrenamiento de auditores que piensen y actúen de manera integral y en el mejor de los casos con un grupo multidisciplinario que de manera concertada y mancomunada resuelven los hallazgos en virtud de su especialidad o experiencia.
Las auditorías son importantes y necesarias porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, evento que sólo es posible en la medida que se realice todo de manera integral. Observemos algunos requerimientos para este tipo de auditoría:
- Revisión sobre cumplimiento de la misión de la organización
- Revisión de políticas y estrategias de la organización
- Toma de los presupuestos como referentes e instrumentos de gestión y control del gasto y de la inversión
- Políticas de selección de personal
- Políticas de retención documental
Otros elementos a considerar:
De tipo administrativo
- Manuales de procesos y procedimientos
- Estilo de dirección
- Códigos de ética y buen gobierno
- Perfiles del talento humano frente a las funciones y labores
- Mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo
- Archivos
- Normograma por dependencia
- Medidas de seguridad sobre los bienes y recursos
- Segregación de funciones
- Inventarios físicos de manera periódica
- Procesos de inducción y capacitación
- Sistemas de comunicación
- Atención de: usuarios/clientes/afiliados
- Puntos de atención al usuario/cliente/afiliado
- Planeación, metas e indicadores
- Programas de bienestar social
- Manejo de los recursos físicos
- Gestión y perfil de los interventores y supervisores de la contratación
- Oficina de quejas y reclamos
- Manejo ambiental
De tipo económico
- Plan de compras anual
- Inversiones temporales
- Fondos en disponible
- Manejo y utilización de los servicios públicos
- Plantas de personal
- Tercerización de funciones propias de la entidad a través de contratos
- Inventarios (medicamentos, productos perecederos)
- Pólizas de garantías sobre fondo y bienes
- Procesos laborales
- Defensa de los intereses de la entidad
- Informes básicos y esenciales
- Parque automotor
- Novedades de nómina
- Utilización de la propiedad, planta y equipo
De tipo contable - financiero
- Portafolio de inversiones
- Cartera de préstamos y sus garantías
- Gestión de cobro
- Arqueos de cajas menores y tesorería
- Cartera por edades para estimar provisiones
- Avalúos de inmuebles
- Políticas evaluativas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones
- Conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario
- Calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación
- Aplicativos y programas contables
- Aportes parafiscales, impuestos y otros
- Cultura contable en toda la organización
- Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad
- Notas explicativas
De tipo jurídico - legal
- Defensa de los intereses de la empresa
- Procesos judiciales en cabeza de pocos abogados
- Sistema de información automatizado de los procesos jurídicos
- Archivo de expedientes
- Interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos
- Causación de las contingencias por cuenta de los procesos
- Proceso contractual
- Normatividad de la organización
Tipo informático
- Equipos de computación
- Sistema de información
- Decisiones
- Información en línea
- Trámites internos
- Manejo medio ambiente
- Registro de la información
- Manejo de datos maestros
- Procesos en línea y en tiempo real
- Software
- Custodia y seguridad de equipos
- Back up. de información clave
- Mantenimiento de equipos (Antivirus)
- Utilización de los equipos
- Caves de acceso sobre archivos reservados de la organización
- Manuales de procesos y fuentes de información
Del entorno
- Normas y disposiciones
- Cuadros directivos, como el direccionamiento de objetivos y estrategias
- Procesos meritocráticos
- Competencia
- Globalización
- Cultura de control basado en el autocontrol
Ahora observemos como ciertos hallazgos, como ejemplo, impactan no solo la parte cuantitativa de las operaciones, sino demuestran debilidades de control interno, de gestión, de cumplimiento y resultados de las empresas:
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Hallazgos |
Causas |
Efectos |
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Inadecuado manejo de los inventarios y propiedad Planta y equipo |
- Áreas desorganizadas - Sin asignación de responsables idóneos - Información desactualizada - Falta de inventarios e inspección física - Inadecuado perfil del talento humano - Deterioro ambiental - Sin manual de procesos y procedimientos - Kardex desactualizado - Elementos improductivos o vencidos - Sin pólizas de seguros - Inadecuado mantenimiento (hoja de vida) - Deficiente depreciación o valorización |
- Detrimento patrimonial - Asunción de responsabilidades fiscales - Mayores gastos por mantenimiento, vigilancia, servicios públicos, etc. - Desgaste administrativo - Dilución de responsabilidades - Ineficiencia - Inadecuada gestión - Sobre o sub estimación contable en la utilidad o el patrimonio. |
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Inadecuada ejecución del presupuesto |
- Desconocimiento de los rigores normativos sobre el presupuesto - Omisión en la elaboración del plan de compras anualizado - Deficiente programación y recaudo de los ingresos - Inobservancia en preservación de la austeridad del gasto - Permanentes traslados presupuestales - Acumulación de disponibilidades sin utilizar - Inoportunidad en la revisión de los informes de presupuesto - Desconocimiento del normograma presupuestal - Deficiente capacitación y socialización - Ordenadores del gasto sin los perfiles necesarios - Desconocimiento de los mapas de riesgo - Memoria Institucional deficiente |
- Peculado por omisión - Peculado por acción - Detrimento patrimonial - Perdida de recursos escasos - Debilitamiento de las áreas misionales - Incumplimiento en las metas y resultados sobre proyectos de inversión - Inadecuada gestión - Deficiente atención al cliente/usuario/afiliado |
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Débiles sistemas de información financiera y contable |
- Ausencia de cultura contable - Carencia de manuales de procedimientos contables y financieros - Perfiles que no corresponden a las funciones realizadas - Inoportunidad en la entrega de información contable y financiera por parte de los responsables - Deficiente capacitación y socialización - Débil apoyo por parte del área de informativa - Exceso manejo de información de manera manual - Plataformas de información sin la interfaces completas y agiles |
- Dictámenes negativos - Decisiones gerenciales erróneas e inoportunas - Sanciones permanentes por parte de las autoridades competentes - Mala imagen de la organización |
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Deficiente manejo de la cartera |
- Inobservancia de la cartera por edades - Inexistencia de manuales de procesos y procedimientos - Débil cumplimiento de requisitos mínimos - Garantías insuficientes - Inadecuada gestión de cobro persuasivo y jurídico - Inadecuada clasificación de la cartera por edades - Débil defensa de los intereses de la entidad |
- Sub y/o sobre estimación de provisiones que afectan las utilidades del ejercicio - Activos improductivos - Desconocimiento normativo - Afectación en los flujos de caja de tesorería - Debilitamiento patrimonial |
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Contratación sin las debidas formalidades |
- Sin selección objetiva - Sin los presupuestos suficientes - Sin pólizas y garantías - Sin estudios de pre - factibilidad y factibilidad adecuados - Sin observancia de las inhabilidades e incompatibilidades previstas por la ley - Inexistencia de manuales de procesos y procedimientos - Sin la adopción de mapas de riesgos - Sin interventoras - Sin documentación necesaria - Anticipos sin legalizar - Ausencia de valores éticos y morales - Débiles procesos de capacitación y socialización - Sin la legalización oportuna - Excesiva ampliación de los presupuestos en tiempo y valor |
- Detrimento patrimonial - Ineficiencia e ineficacia del gasto e inversión pública - Delitos contra la administración pública - Desequilibrio en la organización pública - Corrupción administrativa. Favores burocráticos - Empobrecimiento económico y social |
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Incremento de los bienes recibidos en pago |
- Inadecuada gestión de cobro de la cartera - Limitación de la capacidad de pago del deudor - Liquidación galopante de empresas - Falta de políticas acertada de cobranzas - Normatividad absurda |
- Desequilibrio financiero de las empresas - Asunción de activos improductivos - Mayores gastos en vigilancia. servicios públicos, mantenimiento, bodegaje etc. - Pérdida económica para quien recibe - Liberación de responsabilidades de quien entrega |
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Pasivos Laborales sin los rigores normativos |
- Sistemas de información manuales - Ausencia de manuales de funciones y requisitos mínimos - Incumplimiento en el pago de aportes a la seguridad social - Inadecuada causación de prestaciones económicas - Inoportunidad en el traslado de cesantías - Limitados programas de capacitación - Inoportunidad en la elaboración de novedades de nómina - Estilo de dirección cerrado con procesos de selección sin meritócracia - Plantas paralelas - Estructuras organizacionales piramidales - Débiles cálculos actuariales de pensiones de jubilación |
- Carencia de compromiso organizacional - Poca cobertura y respaldo en salud y pensiones - Subestimación de cuentas para prestaciones económicas - Desgaste administrativo - Débil resultados en términos de calidad y de servicio |
Hasta pronto,
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