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Por: Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

Recomendaciones para las reuniones virtuales en el proceso de auditoría

En el actual entorno de los negocios, las restricciones geográficas a menudo desempeñan un papel importante en la puntualidad al momento de elaborar informes y recopilar información. Hoy día hay un mayor acceso a tecnologías de comunicación digital rentables y eficientes, que les permiten a los usuarios conectarse de forma remota desde cualquier lugar, en cualquier momento, por lo que aumentan las oportunidades de colaboración y trabajo en equipo. Esto es importante para el trabajo de auditoría. Los equipos pueden usar videoconferencias y las reuniones virtuales en su beneficio, logrando ser más efectivos. Algunas recomendaciones que deben tenerse en cuenta son las siguientes:

Usar una herramienta apropiada

En el mercado existen diferentes herramientas para adelantar reuniones virtuales. Sin importar la que sea seleccionada, hay que tener presente que no todos saben cómo usarla, por lo que se requiere capacitación y ensayo.  Antes de cualquier llamada, hay que asegurarse que el líder o coordinador envíe un enlace con información sobre la herramienta, las descargas de software necesarias o las necesidades de equipo de cómputo, y las instrucciones necesarias para un uso exitoso. Es conveniente así mismo, iniciar sesión al menos cinco minutos antes para probar la configuración de audio y video. De acuerdo con las circunstancias, puede ser más importante el audio que el video, lo que debe tenerse en cuenta para disponer de los recursos técnicos necesarios al momento de la reunión.

Aprovechar los recursos tecnológicos

Además de las facilidades de las videoconferencias, existen aplicativos o programas que facilitan la grabación y transcripción del audio de las conferencias. Esto facilita la elaboración de las actas o memorias, así como mantener el registro de los asuntos tratados para su posterior difusión. Esto ayuda a que los miembros del equipo centren sus esfuerzos en temas más estratégicos y menos operativos.

Establecer expectativas claras

Al igual que cualquier otro tipo de reunión de trabajo, es importante establecer expectativas claras para la reunión. Debe definirse un propósito inmediato (relacionado con el proyecto actual) así como un propósito de mayor alcance, relacionado con la misión, visión y valores. Estos propósitos se plantean al inicio, junto con los resultados deseados. Así mismo se deben establecer las reglas para la reunión. Dependiendo de la tecnología que se use, es posible que pueda habilitar funciones de mano elevada, capacidad de chat, sondeo, marcado de documentos en vivo, uso compartido de pantalla, etc.

El alcance de la reunión es igualmente importante. Tareas sencillas pueden atenderse de manera fácil y rápida por correo electrónico. Tareas más complejas podrían resolverse con una llamada telefónica. Las reuniones regulares del equipo de auditoría, especialmente cuando la creación de relaciones es importante, si pueden requerir videollamadas o videoconferencias, puesto que no solo proporcionarán señales no verbales para ayudar a todos a entender el contexto, sino que también proporcionarán un canal para que los miembros del equipo fortalezcan las relaciones.

Deberes y responsabilidades

Una práctica inteligente para cualquier reunión, pero especialmente en entornos virtuales, es asegurarse de que cada miembro del equipo conozca sus deberes y responsabilidades antes de concluirla. Esto puede lograrse haciendo que cada persona escriba sus deberes y responsabilidades (fechas de vencimiento, etc.) en un área de chat para que sea más eficiente. La verificación para garantizar que todos salgan de cada reunión con la misma información es esencial, y ahorrará mucho tiempo de gestionar la desinformación en el futuro. Esto funciona igualmente como complemento del acata o memoria de la reunión

Seguimiento

La grabación de la reunión facilita compartirla con cualquier miembro del equipo que no estuvo disponible para asistir. También es una excelente práctica para mantener un registro en caso de que se incorporen nuevos miembros del equipo: tendrán una manera de ponerse al día fácilmente. Después de cada reunión, se debe enviar un enlace de grabación al equipo, junto con una transcripción. Si hubo miembros del equipo que ingresaron sus deberes y compromisos en un área de chat, puede compartirse esta información vía correo electrónico para reafirmar los compromisos.

 

C.P. Iván Rodríguez -           

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá D.C, Colombia


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