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“La inversión más significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisición de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sería virtualmente imposible.

Por esta razón debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa”.  

La existencia de políticas sobre adquisiciones, transferencias, ventas y baja de bienes de propiedad, depreciación, valorización y contabilización, es vital para concebir fortalezas en el manejo, registro y custodia de ésta clase de activos. 

Como rigor normativo, los procesos de autorización, registro, custodia y fijación de responsabilidades en el manejo de los activos fijos  requiere la formalización de un manual como instrumento de guía y control, elemento socializar e instructor del quehacer contable, operativo  y administrativo de la administración.

Dada la importancia y correspondencia con el patrimonio de la empresa, los activos, especialmente los inmuebles tiene un peso determinante, por lo que requieren ser  permanente valorizados a través de avalúos técnicos por firmas autorizadas y reconocidas, asimismo, la oportuna clasificación de las construcciones en curso proporciona una manejo coherente con las practicas y métodos contables. De otra parte la adquisición de activos fijos debe ajustarse al Plan Anual de Compras y Presupuesto de Inversión, que proporcione orden en razón a las necesidades que la organización requiere para funcionar.

El mantener saneado ésta clase de activos proporciona la garantía suficiente para que la empresa tenga la posibilidad de generar mejores ingresos así como mayor respaldo al acudir al mercado financiero; de ahí que es importante que los activos de la empresa estén plenamente asegurados, protocolizados, con escrituras y certificados de tradición sin pignoraciones y restricciones, al día en impuestos y plenamente utilizados.   

Una de las más claras manifestaciones de ineficiencia en las entidades del estado, es observar cómo a pesar de contar con innumerables  inmuebles en su inventario, acuden a la contratación de locales y oficinas en arrendamiento, incrementando el presupuesto de gastos en contravención a principios de eficiencia y economía fundamentos de la administración pública.

El mayor problema que afronta las entidades públicas, es la prevalecía de inventarios de bienes muebles e inmuebles que no prestan ningún servicio o utilidad en el área asignada. En ocasiones deficientemente valorados, contabilizados y utilizados.

Es en esta situación, donde el servidor público haciendo uso de la práctica del autocontrol y como responsable de los bienes asignados a su cargo, debe reportar al área competente de bienes y servicios de la entidad la correspondiente novedad de reintegro para que se descargue de su inventario individual aquellos que no aportan valor agregado al desarrollo de sus funciones.

A su vez el área de bienes y servicios responsable del control de inventarios deberá adelantar una gestión encaminada a detectar qué otras dependencias requieren de esos bienes para reubicarlos a efecto de generar el mayor provecho en el uso de los mismos o en su defecto proceder a darlos de baja dentro de un proceso de saneamiento reglamentado. 

Otro aspecto a considerar, tiene que ver con las daciones en pago como consecuencia de procesos judiciales y liquidación de empresas deudoras, que antes que contribuir a sanear las finanzas de la entidad receptora, incrementa la problemática al tener que asumir bienes que le generan gastos adicionales de mantenimiento, vigilancia, servicios, legalización de títulos. recurso humano, bodegaje, etc, en su mayoría inservibles o en mal estado.  

Aunque ha sido muchos las iniciativas en procura de mantener saneados ésta clase de activos, se debe generar acciones, especialmente de control, como:  

  • Existencia de un manual de procedimientos actualizado y socializado sobre el manejo de los activos fijos.
  • Pólizas Globales sobre su manejo y amparo.
  • Permanente utilización de métodos evaluativos como la valorización y la depreciación.
  • Asignación a cada uno de los responsables de acuerdo con sus funciones.
  • Inventarios periódicos que constaten su existencia y buen uso.
  • Evitar mantener activos sin utilizar en almacén o bodega.
  • Tener bitácoras del parque automotor por vehiculo y responsable, detallando mantenimiento,  combustible, reparaciones, repuestos, herramientas, aditivos, etc.   
  • Equipos de cómputo licenciados con mantenimiento adecuado.
  • Consumo de servicios públicos mediante una política de austeridad y racionamiento.
  • Baja, remate o donación de inventarios que no proporcionen utilidad a la organización.
  • Adoptar mecanismos automatizados para la lectura de bienes. (Código de Barras).
  • Protocolización de las propiedades mediante títulos, escrituras, certificados etc.
  • Adopción de la dinámica de registros contable y permanente conciliación con áreas fuente.  

Recuerde: ”El uso que se le de a los recursos, es un indicador de eficiencia o ineficiencia de la organización”    

 

Hasta pronto, 

Marco Hernando Bonilla Martínez  

Economista - Especializado en Control Interno y Auditoria. Ver biografia