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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Hoy nos ocuparemos de una cuenta que por su importancia, sensibilidad y riesgo frente al fraude o malos manejos requiere especial atención a la hora de seleccionar tareas a desarrollar en el proceso auditor.

Me estoy refiriendo a la cuenta de EFECTIVO O DISPONIBLE; tal vez y sin importar el tipo de entidad, los objetivos que persiga o los procedimientos críticos que demande, el efectivo es la cuenta a considerar sin omisión alguna.

“La cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa”.

Si tomamos la decisión en nuestro proceso auditor, de seleccionar cuentas representativas a través de los saldos que se registran en los estados financieros al cierre de vigencia, es posible que la cuenta de efectivo aparezca bastante disminuida, sin embargo, sí la analizamos a través de la cuenta de resultados (ingresos y gastos), seguramente observaremos el volumen de transacciones  tan importantes que éste rubro representa en el cúmulo de operaciones, constituyéndose en la puerta de entrada de las finanzas de la organización.   

Es de anotar que bajo éste rubro se reflejan las cuentas que representan los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorros y en fondos disponibles para el desarrollo de la función administrativa o cometido de la entidad objeto de estudio y los criterios de manejo son establecidos por la dirección de la empresa atendiendo sanos principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas.

Son muchas las pruebas y técnicas de auditoria a utilizar para satisfacernos del adecuado manejo del efectivo, pruebas que van desde la aprobación de los egresos por funcionarios autorizados, su adecuado registro, los soportes y comprobantes prenumerados con la debida identificación fiscal, la consignación del dinero a mas tardar el día siguiente hábil y en la forma como fueron recibidos, sin olvidar realizar arqueos de caja y conciliaciones bancarias, así como confirmación de saldos con bancos e intermediarios financieros y custodia de recursos en efectivo y sus representativos (chequeras)      

La conciliaciones bancarias juegan un papel importante en el manejo del efectivo, toda vez que la oportunidad de su depuración a través de notas crédito y débito con las entidades financieras, hacen más justos los registros en los estados y financieros de la empresa.

Los sistemas de información y los convenios con los bancos hacen de ésta labor una actividad automática, que posibilita que el gerente de la empresa auditada conozca en tiempo real la disponibilidad de recursos para tomar decisiones ágiles, en inversiones, pagos, gastos, propias de su labor administrativa y financiera, sin olvidar las bondades que ofrecen las cuentas nacionales, que hacen una realidad el poder cancelar compromisos y obligaciones a través de cuentas bancarias de los clientes, reduciendo sustantivamente el uso y custodia de chequeras y la manipulación de efectivo hacia el interior de la organización.   

 

Que decir del responsable de la tesorería y de las operaciones bancarias de la organización, funcionario con alto sentido de la responsabilidad, de la ética y compromiso, previamente calificado en razón a su hoja de vida, quien en virtud de su cargo debe estar afianzado con pólizas que por lo menos cubra el flujo de efectivo que maneja diariamente, como una manera de mitigar el riesgo de perdida tanto de la empresa como del responsable de su manejo y custodia.

Las cajas menores, que en ciertas entidades se manejan por doquier, deben corresponder a una decisión eminentemente de austeridad, donde sea un mecanismo para atender los gastos minoritarios y urgentes, antes que fuente para derrochar o malgastar el presupuesto de la organización. La utilización de las cajas menores deben estar formalmente reglamentadas, con los rubros autorizados para su utilización, así, como identificado cada uno de los responsables de su manejo. Es necesario que los gastos ejecutados a través de las cajas menores sean legalizados permanentemente, de modo que se mantenga una contabilidad depurada especialmente al cierre de vigencia. Esta actividad debe ser de frecuente evaluación y seguimiento por parte de la auditoria y mecanismos de auto evaluación.  

Otros aspectos a considerar en el manejo del efectivo son las políticas que las organizaciones plasman en protocolos de seguridad en relación con autorización, operación, registro, custodia, y control. 

Tenga en cuenta:

  • La utilización constante de las cajas mejores debilitan el presupuesto de la organización y minimizan su rentabilidad económica, convirtiéndose en una caja mayor.
  • La reiterada utilización de las cajas menores es el reflejo de una inadecuada e improvisada planeación de las compras y necesidades de la organización.
  • La compra indiscriminada de bienes y servicios a través de cajas menores, hace que las adquisiciones sean mas costosas, contrario a obtenerlas de manera mayorista. (café, implementos de aseo, azúcar, combustible etc…)
  • Las partidas conciliatorias de Bancos de vieja data, generan incertidumbre sobre el impacto de las mismas en los estados financieros, sin considerar las omisiones y efectos que sobre los clientes y/o proveedores pueda tener.
  • Las conciliaciones bancarias deberán realizarse por personal ajeno al área de tesorería, con el fin de evitar suplantación y cuadres fraudulentos.
  • En los convenios con bancos o instituciones financieras se debe exigir agilidad y oportunidad en la entrega de las notas débito y crédito de las operaciones.
  •  La cuenta de efectivo requiere en tesorería del disponible necesario para cubrir el flujo de caja, colocando sus excedentes en inversiones rentables y seguras en el mercado financiero.
  • El área de tesorería responsable de las operaciones bancarias y manejo del efectivo, requiere de la formalización de un manual de procesos y procedimientos, que además  de ser guía de instrucciones operativas, reconozca claramente las políticas y disposiciones sobre su manejo, conciba los riesgos y se constituya en documento socializador para los responsables.
  • Las autorizaciones del manejo de las cuentas bancarias, deben ser revisadas y actualizadas permanentemente, máxime si  se presenta movimiento en los cargos de sus responsables. Es de vital importancia que la asignación de firmas para operaciones bancarias sea realizada como mínimo a través de dos funcionarios acreditados.

Recuerde: “El efectivo o disponible es el recurso mas sensible y de mayor riego de la organización, por tanto la administración debe implementar el mas adecuado control interno para protegerlo”.

  

Hasta pronto,

Marco Hernando Bonilla Martínez  

Economista - Especializado en Control Interno y Auditoria. Ver biografia 


Comentarios   

0 #1 aurora 09-07-2011 13:03
holaa quiesiera saber cuales serian las medidas a seguir cuando ocurre un fraude en caja por manipulacion de egresos es decir, cuando existen omisiones de rebajas,descuen tos o bonificaciones en compras y quien esta a cargo las procesan las facturas de los proveedores por los montos totales y extrayendo el empleado la diferencia. muchas gracias.

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