Auditoría Externa

Me permito relacionar una serie de eventos que distorsionan la calidad de la información y conllevan a las firmas de auditoria a recomendar acciones de mejoramiento para direccionar los objetivos de las organizaciones.

Como punto de referencia en el ejercicio de auditoria y como una manera de conocerlas y no perderlas de vista al momento de realizar el ejercicio, a continuación relaciono las salvedades más comunes clasificadas por tipología.   

De tipo administrativo.

·         Carencia de manuales de procesos y procedimientos.

·         Inadecuados perfiles del talento humano frente a las funciones y labores.

·         Inexistencia de mapas de riesgos por los diferentes procesos.

        ·         Archivos desorganizados, sin foliación e inadecuada custodia. 

        ·         Las áreas desconocen el normograma de su dependencia.

·         Deficientes medidas de seguridad en el ingreso de personas ajenas a la organización.

·         Inadecuada segregación de funciones.

·         Inexistencia de inventarios físicos de manera periódica.

·         Limitados proceso de inducción y capacitación.

·         Sistemas de comunicación deficientes que imposibilitan la oportuna atención a los requerimientos de los clientes o usuarios.

·         Desactualización /o poco aprovechamiento de los equipos de computación.

·         Estilos de dirección cerrados que entorpecen y limitan la consecución de información.

·         Excesivos trámites que dificultan la atención ágil de los usuarios o clientes.

·         Excesiva represa de operaciones y registros que general desgaste administrativo.

·         Planeación informal, sin metas e indicadores coherentes productos de estudios ligeros, carentes de compromiso.

·         Deficientes programas de bienestar social.

·         Recursos físicos obsoletos y sin adecuado mantenimiento.        

De tipo económico

·         Compra reiterada de elementos y suministros sin la concepción de un plan de compras.

·         Inversiones temporales en empresas con alto riesgo.

·         Exagerados montos de fondos en disponible, sin colocar en portafolio de inversiones- rentabilidad.

·         Desgreño en el manejo y utilización de los servicios públicos.

     ·         Desconocimiento de la memoria institucional, al momento de estimar proyectos y estudios.

·         Plantas paralelas de personal.

·         Tercerización de funciones propias de la entidad a través de contratos, sin suprimir cargos de planta.

·         Limitado control en el vencimiento de inventarios (medicamentos, productos perecederos).

·         Manejo de fondos, inversiones y bienes sin las pólizas de garantías necesarias.

·         Sanciones por incumplimiento en las condiciones laborales.

·         Limitada defensa de los intereses de la entidad.

·         Exposición a multas por extemporaneidad en la entrega de información oficial.

·         Uso indebido del parque automotor.

·         Ausencia de controles automatizados en la generación de novedades de nómina.

·         Viabilidad financiera de los contratos   

De tipo contable- financiero

·         Manejo del portafolio de inversiones sin considerar las oscilaciones del mercado de valores.

·         Cartera de préstamos sin las garantías necesarias y coberturas suficientes.

·         Ausencia de arqueos de cajas menores y tesorería.

·         Cartera sin clasificar por edades para estimar provisiones.

·         Sin avalúos técnicamente reconocidos sobre bienes inmuebles, que demuestren la verdadera situación patrimonial de la entidad.

·    Inadecuadas políticas valuatívas de las inversiones, provisiones, depreciaciones, valorizaciones.

·         Carencia de conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario.

·         Falta de rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.

·         Exagerados procesos manuales de captura de información contable, aumentando la posibilidad de error.

·         Profesionales de contaduría dedicados a la captura de información, desplazando la labor de análisis de cifras.

·         Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales.

·         Utilización de la contabilidad de caja y no de causación.

·         Contabilización acelerada de venta a largo plazo, con impacto en la utilidad del ejercicio.

·         Afectación del resultado del ejercicio sin contabilizar apropiadamente los diferidos.

·         Inapropiado control y registro de los ajustes por inflación de manera manual.

·         Limitada cultura contable.

·         Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad.

·         Partidas antiguas sin depurar.

·         Saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.

·         Registros sin soportes. 

De tipo jurídico- legal.  

·         Inadecuada defensa de los intereses de la entidad ante los despachos judiciales por parte de los abogados externos.

·         Excesivos procesos en cabeza de pocos abogados.

·         Carencia de un sistema de información automatizado de los procesos a favor y a cargo.

·         Inadecuado archivo de expedientes.

·         Falta de interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos.

·         Limitada comunicación y retroalimentación entre la oficina jurídica y la entidad para erradicar las causas de los procesos judiciales.  

·         Falta de criterios para la causación de las contingencias por cuenta de los procesos.

·         Inobservancia al proceso contractual.

·         Fraccionamiento de contratos.

·         Contratos sin registro y reserva presupuestal.

·         Pólizas de cumplimiento y garantías sin la cobertura necesarias que respalden los contratos.

·         Contratos sin liquidar. 

Tipo informático.  

·         Procesos manuales y desgaste administrativo.

·         Gestión aislada, poco integrada y coordinada, de los procesos administrativos y financieros.

·         Sistema de información disperso, poco confiables y desactualizado.

·         Inoportunidad en las decisiones

·         Mayor tiempo de ciclos de procesos por falta de eliminación de tareas manuales.

·         No existe Información en línea

·         Aumento en los trámites internos

·         Manejo permanente del papel en detrimento del medio ambiente.

·         Registro de la información desde el área fuente a través de reprocesos y medios magnéticos.

·         Descentralización en el manejo de datos maestros

·         No se posibilita el control de los procesos en línea y en tiempo real.

·         Sofware desactualizados y equipos arcaicos, con poca capacidad.

·         Inadecuada custodia y seguridad de equipos.

·         Carencia de Back up. de información clave.

·         Inapropiado mantenimiento de equipos (Antivirus)

·         Utilización de los equipos en labores distintas del objeto de la entidad.

·         Inexistencia de claves de acceso sobre archivos reservados de la organización.

·         Inexistencia de manuales de procesos y fuentes de información.

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Hasta Pronto,    

Marco Hernando Bonilla Martínez  

Economista - Especializado en Control Interno y Auditoria.