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He preparado este artículo, tomando como punto de partida nuestra  participación  en la actividad económica del país como auditores independientes, para reflexionar si sólo es necesaria la  calidad en los trabajos  de auditoría.

Introducción

 

Mucho  se  ha  hablado  y  especulado  sobre  los  efectos  económicos  que  han  causado  los colapsos  financieros  de  empresas que  se  consideraban  lideres  en sus  respectivas  actividades.  De  la  mas  reciente  turbulencia  financiera  desconocemos  cuales  serán  las  consecuencias finales. De modo  global , hemos  presenciado la desaparición  de empresas ,  instituciones  financieras, firmas  de  auditores  independientes  y  fortunas  personales. Las  respuestas  a los  colapsos  y  a las  crisis  han sido  diversas  y   han  oscilado  desde  el  endurecimiento  dela supervisión  que  llevan  a cabo  los  reguladores  hasta  el establecimiento  de  Normas  de  Información  Financiera (NIF) que, en  algunos  casos, parecen  sólo  para  iluminados, sin dejar  de mencionar  el  incremento  de  la responsabilidad  atribuida  a los responsables del  gobierno  corporativo  de las  empresas. Por  lo que  hemos  visto  en meses  recientes, parece  que  las  medidas  tomadas  han  sido  insuficientes. Me parece  que, difícilmente, se podrá  señalar  a un sólo  actor  como responsable  de  lo  que  ha  sucedido. A pesar  de  todo  esto, en  nuestro  país  los efectos   no  han  sido  de la  magnitud  que se  ha  experimentado  en otras  latitudes.

 

Sin embargo, la conclusión anterior debe ser analizada con mucho detenimiento por cada uno de los diferentes actores que participan en la actividad económica de nuestro país, para identificar lo que hemos hecho bien en el pasado y asegurarnos que en el futuro siga siendo así, y remediar lo que hemos hecho mal, antes de que tengamos que lamentarnos por no actuar.

 

La responsabilidad que asumimos ante los usuarios de los estados financieros sobre los cuales emitimos una opinión, nace de las necesidades de los diferentes usuarios para conocer e interpretar lo que ahí se refleja y lo que, sobre dichos estados financieros, expresamos en nuestra opinión. De la misma forma, nace una responsabilidad ante terceros cuando, actuando como consultores en sistemas de información, asesoramos en el diseño e implantación de un sistema de información; o cuando como asesores en temas de interpretación de leyes fiscales y corporativas, emitimos una carta, expresando nuestra opinión sobre la interpretación que le damos a un tema fiscal en particular o los asesoramos en su defensa ante autoridades fiscales, o cuando, como asesores financieros en la evaluación de proyectos de inversión, concluimos sobre la viabilidad de la inversión planeada, entre otros servicios.

Teniendo lo anterior en mente, la emisión de nuestra opinión es la conclusión de un proceso. Por lo tanto, la calidad del producto terminado indudablemente depende de la calidad con la que se lleve a cabo cada una de las diferentes actividades en el proceso de la auditoría. Y también la calidad del producto final en cada uno de los otros servicios, depende de la calidad con la que se lleve a cabo cada una de las etapas en el proceso que nos lleva a entregar el servicio solicitado.

 

De lo anterior podemos concluir que: la calidad en una firma de Contadores Públicos no sólo es un tema de los que se dedican a la auditoría, es un tema de toda la firma. Sin embargo, debemos reconocer que las medidas de calidad implantadas para cada una de las funciones o servicios que presta una firma pueden ser de diferente magnitud, por lo cual es necesario que reflexionemos sobre la porción del sistema de control de calidad que le es común a todos y, en con-secuencia, es aplicable a todas las funciones y líneas de servicio con que cuente una firma.

 

Elementos de un sistema de control de calidad en una firma

 

La complejidad de un sistema de control de calidad en una firma de contadores públicos dependerá en cierta medida del tamaño de la misma, pero fundamentalmente por el compromiso con la calidad que tenga(n) el(los) socio(s) que la lideren. Podríamos concluir que no debería ser aceptable que, argumentando costo de implantación o tamaño de la firma, se decida no contar con alguno de los elementos de un sistema de control de calidad o, en el peor de los casos, que no exista sistema alguno.

 

Tomando como modelo los elementos establecidos en las Normas Internacionales de Control de Calidad, los elementos del sistema propuesto son como sigue:

 

  • Responsabilidad de los líderes de la firma sobre el control de calidad en la misma.

 

  • Requerimientos éticos relevantes.

 

  • Aceptación y continuidad de la relación con clientes y trabajos específicos

 

  • Recursos humanos

 

  • Ejecución de los compromisos.

 

  • Monitoreo.

Aspectos a considerar durante  la implantación de los elementos de un sistema de control de calidad en una firma de Contadores Públicos

 

Responsabilidad de los líderes de la firma sobre el control de calidad en la misma. En una firma, como en una familia, los miembros más jóvenes aprenden en buena medida del ejemplo de sus superiores. En consecuencia, los líderes de la firma son los principales responsables de que los trabajos que se realizan cumplan con los estándares de calidad establecidos. Para tal efecto, los líderes deben asegurarse que existan políticas y procedimientos diseñados para promover una cultura basada  en  el reconocimiento de que  la calidad  es esencial al  realizar  un trabajo.

En  este  sentido, es necesario  que  los  mensajes  y  las acciones  de los  lideres  de la  firma  demuestren  que  la  calidad  está al  mismo nivel  que  los objetivos  económicos, que  ninguno  de los dos  esta  por  encima del otro. Aquí  es  necesario  preguntarse: ¿Qué  dicen  los estatutos sociales  de la firma  respecto  a la calidad?¿Existe  y  se documenta  la evaluación  de  calidad  de los  socios  y  gerentes  de  la firma?¿Se puede  demostrar compromiso  con la  calidad  cuando  en la estructura  de la firma  no  aparece un responsable  de la misma?¿Se toma  en  cuenta, en  las  promociones  y  compensaciones  de los colaboradores  y  socios los trabajos  que  no  reunieron  los requisitos de  calidad  establecidos?¿Sólo se  compensa  mejor  a los que  obtienen los  mejores  resultados  económicos?¿El  cumplimiento  con los programas de aprendizaje es  tomado  en cuenta cuando  se  evalúa  el desempeño  y se otorgan  promociones y  compensaciones?

Los  mensajes  y acciones que  fomentan  la cultura  de calidad  son  aquéllos  donde  se  reconocen  y  recompensan  los  trabajos  efectuados  con  calidad. Los  mensajes se  envían  mediante  las sesiones de aprendizaje, en  juntas, pláticas  formales  e  informales, etc. Estos  mensajes quedan  evidenciados  en los materiales  de los cursos  de aprendizaje, en las evaluaciones  que  se llevan  a cabo para cada  uno  de los miembros de la firma, en la memoranda  que  resume  las conclusiones  de las juntas, etc. Además, es  necesario  que  se asigne  a  algún miembro  de la firma  al desarrollo, documentación  y  soporte  delas políticas y procedimientos  de control  de calidad. Los  lideres  de la firma  deben  asegurarse  que  las  políticas y   procedimientos  de calidad  se comunican  y están  accesibles  a  todos  los  miembros  de la firma.

Requerimientos  éticos  relevantes

Sin duda  alguna, el  cumplimiento  con  los  postulados  básicos  del  Código  de Ética  Profesional, es  la base  sobre la  que  descansa  la  imagen  del  Contador  Público. Como se  establece  en el  mismo, la  razón  por  la cuál  los  Contadores  Públicos  se impusieron  un  Código  de Ética  fue  para dar  a  conocer  que  la  profesión  vive  y  actúa  dentro  de la ética. 

No  estaría  completo  un sistema  de  control  de calidad  de una  firma  si  dicho  sistema  no  contemplara, en  forma  clara  e  inequívoca, que  el  cumplimiento  de las  normas  establecidas  en  el  Código  de  Ética  es una  responsabilidad  de  todos  y  cada  uno de los  miembros  de la misma. Por  supuesto,  el  sistema  de control  de  calidad  también  debe  contemplar  el  cumplimiento  con  cualquier  otro  requerimiento  ético  establecido  en  las  leyes  o  los reglamentos  que afecten  nuestra actuación. 

Ahora bien, el sistema de control de calidad de una firma no debe contemplar sólo el cumplimiento con el Código de Ética u otros ordenamientos y quedarse en la etapa de un buen deseo. Un sistema de control de calidad debe contar con un responsable de ética, el cual debe tener la suficiente experiencia y contar con el respeto de los miembros de la firma, además de poder tener acceso a los líderes de la misma, ya sean el director general o el consejo de administración o cualquiera que sea la denominación de los órganos de gobierno de la firma.

Es recomendable que el responsable de ética preparare un código de conducta, en el cual se resuman las normas éticas de nuestro código y de las leyes, reglamentos y disposiciones reguladoras, así como de cualquier otro principio ético que tenga establecido la firma. Desde luego, es necesario que el código de conducta sea aprobado por el órgano de gobierno de la firma. Deben existir los procesos necesarios dentro del sistema de control de calidad de la firma que aseguren una clara comunicación entre el director general y los miembros de la misma, conocer la existencia del código y las actividades que se llevarán a cabo para familiarizarse con su contenido.

Quizá la mejor forma de que el responsable de ética logre que los miembros de la firma se familiaricen con el contenido de dicho código de conducta, sea mediante la elaboración de un programa de aprendizaje que tenga el carácter de obligatorio para todos y, en el cuál, al final se evalúen los conocimientos adquiridos.

Dentro de ese código de conducta es necesario que se incluyan las políticas y procedimientos necesarios para asegurarse del cumplimiento de los requisitos de independencia; se sugiere que se incluyan ejemplos de situaciones que pueden poner en peligro dicha independencia y, en su caso, la forma de establecer salvaguardas o procesos que minimicen dicha amenaza. A los miembros de la firma debe quedarles claro en qué situaciones no se cumple con las políticas de independencia y a quién deben recurrir para tratar de resolverlo. La obtención y conservación durante un periodo de confirmaciones anuales de independencia es una de las políticas y procedimientos que deberán establecerse  en el sistema de control de calidad de la firma.

El responsable de ética deberá asegurarse de que en dicho código se incluyan las políticas que delimiten las sanciones a que se harán acreedores quienes incumplan con su contenido.

A continuación, proporciono un par de ejemplos de principios éticos que se pueden incluir en dicho código de conducta:

 

  • Somos objetivos cuando  formamos  nuestras  opiniones  o proporcionamos  asesorías.

   - No permitimos que prejuicios, conflictos de interés o influencia indebida de terceros estén por encima de nuestro juicio profesional. 

   - Enfrentamos las diferencias de opinión y las manejamos en forma constructiva y profesional.

  • Tratamos a nuestros colegas con cortesía, respeto y en forma justa.

 

  - Entendemos el impacto que nuestro comportamiento tiene en nuestra firma, nuestros colegas y la sociedad y siempre trabajamos para tomar una acción responsable.

   - Fomentamos y valuamos la diversidad de la gente, puntos de vista, talentos y experiencia que tenemos en nuestra firma.

   -Somos justos en nuestro comportamiento y nuestras políticas promueven la igualdad de oportunidades  para todos.

 

Aceptación  y continuidad  de la relación con clientes  y trabajos específicos

Hasta el punto anterior sólo he hablado de lo que la firma deberá hacer para que los miembros de la misma cumplan con su sistema de control de calidad; sin embargo, tal como sucede en las empresas, el sistema de control de calidad de una firma no sólo debe contemplar lo que sucede dentro de la misma, sino que también debe contemplar lo que viene de fuera y, en este último caso, nos referiremos a los clientes actuales o potenciales. Desde luego, nunca es mal recibida la oportunidad de seguir atendiendo a un cliente actual o de poder iniciar la prestación de servicios a uno nuevo pero, como en todo negocio, proceder con cautela nos ahorrará dolores de cabeza.

El sistema de control de calidad de una firma deberá dar respuesta a las siguientes preguntas relacionadas con la aceptación y continuidad de clientes y trabajos: ¿cómo nos aseguramos de que los socios y el personal profesional tienen los conocimientos, experiencia, calificaciones y tiempo necesarios para prestar los servicios solicitados? ¿Podremos seguir cumpliendo con los requerimientos éticos relevantes? ¿Hemos llevado a cabo una cuidadosa evaluación de los riesgos asociados con el cliente o trabajo solicitado?

 

Como en otras disciplinas del saber humano, nuestra profesión ha evolucionado del conocimiento general al conocimiento especializado y esto lo comprobamos cuando vemos las diferentes funciones que pueden tener una firma y las tan variadas líneas de negocio que cada una de esas funciones tiene. Sin embargo, no siempre las firmas deciden incorporar todas las líneas de servicio por lo que su modelo de negocios se enfoca en la especialización. Cualquiera que sea el modelo que siga la firma, las políticas y procedimientos de su sistema de control de calidad le deben permitir identificar desde un inicio si efectivamente cuenta con los conocimientos, experiencia, calificaciones y tiempo para prestar los servicios solicitados, antes de que sea tarde para declinar la oportunidad.

El sistema de control de calidad debe permitir llevar registros de asignaciones y cursos, por especialización, a los que ha asistido cada miembro de la firma, de modo que se pueda evaluar si se cuenta con los conocimientos y experiencia requeridos. De la misma forma, el sistema de control de calidad debe permitir conocer las cargas de trabajo de cada uno de los miembros, para concluir si se cuenta con la disponibilidad de tiempo que les permita llevar a cabo el trabajo sin menoscabo de la calidad en otras asignaciones.

En el elemento anterior nos referimos al cumplimiento con requerimientos éticos relevantes, visto desde la perspectiva del  pasado. En este elemento el cumplimiento con los requerimientos éticos relevantes lo tenemos que ver hacia el futuro: la pregunta clave a hacerse es ¿Podremos cumplir con los requerimientos éticos relevantes? Aquí es nuevamente necesaria la participación del responsable de ética, ya que deberá asegurarse que ha diseñado procedimientos mediante los cuales él y los miembros de la firma que se considere apropiado puedan identificar, por ejemplo, conflictos de interés o independencia antes de aceptar un nuevo cliente o trabajo. El procedimiento puede ser tan complejo como diseñar un sistema que informe en tiempo real a todos los socios y gerentes de todas las funciones y de todas las oficinas, respecto del servicio que se pretende prestar, para que si existe algún posible impedimento se informe de inmediato, o tan simple como circular la información en un papel entre un número reducido de miembros. Lo importante es que exista, se documente y se conserve para futuras aclaraciones.

La evaluación del riesgo asociado con un cliente es una actividad constante. En consecuencia, el sistema de control de calidad de la firma debe incluir políticas y procedimientos mediante los cuales se identifique y documente la evaluación de los factores que pueden influir en el riesgo asociado a un cliente o trabajo ya sea nuevo o recurrente. Los factores a considerar pueden ser los siguientes:

 

  • Características  e integridad  de la Gerencia.
  • Estructura  de la organización  y  de la Gerencia.
  • Ambiente de negocios.
  • Resultado  financiero.
  • Relaciones  de  negocio  y partes  relacionadas.
  • Conocimiento  y  experiencia  anterior.

Me parece que es claro el objetivo que se persigue al incluir dentro de las políticas y procedimientos del sistema de control de calidad de una firma los factores que pueden afectar la evaluación del riesgo asociado al cliente: no asociarnos con el cliente equivocado.

Recursos humanos

En innumerables ocasiones manifestamos que en adición a los clientes el principal activo de una firma de contadores públicos es su personal. Por lo anterior, es necesario que el sistema de control de calidad de una firma incluya políticas y procedimientos mediante los cuales los siguientes asuntos relacionados con el personal estén contemplados (las preguntas deberán ser respondidas mediante la inclusión de políticas y procedimientos):

 

  • Reclutamiento.

 

- ¿Quién es el responsable?

 

- ¿Dónde y cómo se lleva a cabo?

 

- ¿Quién entrevista?

 

- ¿Quién prepara y aplica los exámenes de selección?

 

- ¿Quién aprueba  la selección?

 

  • Evaluaciones  de  desempeño

 

- ¿Quién es responsable del desarrollo y mantenimiento del modelo de evaluación?

 

- ¿Con que periodicidad se deben efectuar las evaluaciones?

 

- ¿Qué sucede cuando se obtiene una evaluación por debajo de lo requerido?

 

- ¿Cómo se establece el vínculo entre la evaluación y las capacidades, competencia, desarrollo, promoción y compensación?

 

  • Capacidades, competencia, desarrollo profesional, promoción y compensación

 

- ¿Cómo se desarrollarán las aptitudes de los miembros de la firma?

 

- ¿Existen planes formales de aprendizaje que indiquen requerimientos mínimos por Año?

- ¿Se desarrollarán interna o externamente los programas?

 

- ¿Qué sucede cuando alguien no cumple con los programas de aprendizaje?

 

- ¿Existen modelos mínimos de competencia por nivel de experiencia?

 

- ¿Se utiliza algún modelo para planear el desarrollo del personal?

 

- ¿Contempla habilidades diferentes a las técnicas?

 

- ¿Existen políticas claras para las promociones?

 

- ¿Existen tabuladores de sueldos donde se reconozca que en el mismo nivel pueden existir diferentes grados de experiencia?

 

  • Necesidades  de  personal

 

- ¿Existen planes formales de sucesión?

Como se puede apreciar, la administración de los recursos humanos es también un elemento fundamental del sistema de control de calidad de una firma, que requiere la utilización de especialistas en la materia acordes con la importancia que el recurso humano  tiene para la misma.

Ejecución de los compromisos

El quinto elemento de un sistema de control de calidad contempla la inclusión de políticas y procedimientos relacionados con la forma en la que se deben ejecutar los trabajos, de modo tal que se asegure que se hacen uniformemente y con calidad.

A manera de ejemplo pensemos en una firma que sólo se dedica a efectuar estudios de precios de transferencia: nuevamente, por medio de preguntas, deduzcamos qué debe contener su sistema de control de calidad referido a este elemento:

 

  • ¿Debería tener un manual de operación?

 

  • ¿Debería dicho manual incluir el formato o formatos de los reportes que se emiten?

 

  • ¿Referencias a las bases de datos que se deben utilizar?

 

  • ¿Políticas para utilizar herramientas específicas para ciertas circunstancias?

 

  • ¿Incluir los diferentes métodos que se pueden utilizar y en qué circunstancias?

 

  • ¿Políticas para la utilización de papeles de trabajo estandarizados?

 

  • ¿Incluir  políticas  a seguir  para  efectuar  consultas  internas o a especialistas externos y  la  forma  de  documentarlas?

 

  • ¿Procedimientos  a  seguir  cuando existen  diferencias  de opinión y la  forma  de  documentarlas?

 

  • ¿Contemplar políticas para  efectuar  revisiones de  calidad  del trabajo efectuado  antes  de  que  se  entreguen los  reportes?

 

  • ¿Políticas de archivo y retención de los  papeles de trabajo que  se utilizaron para  documentar el reporte  emitido?

 

Es innegable que la existencia de políticas y procedimientos que contribuyen a la estandarización de la forma en la que se ejecutan los trabajos de una firma ayudará a que los mismos se realicen con la calidad que desean sus líderes.

Monitoreo

Este  es  el elemento  que  la  mayoría  de  nosotros  no  queremos  que  se  lleve  a  cabo, ya  sea  porque  nos  toca  representar  el  rol  de  victima en  la mayoría  de los  casos (cuando somos  seleccionados  para ser  revisados) o  de verdugo, en las menos(cuando somos  seleccionados  para  ser  revisores); sin embargo, es el que  cierra  el  círculo  de la calidad.

Las  políticas  y  los procedimientos, que  debe  incluir  el  sistema  de  control de calidad, referente al  último  elemento, están  relacionados  con lo siguiente:

 

  • ¿Cómo  obtenemos  una  evaluación  respecto al  cumplimiento con las  normas  profesionales  y el  cumplimiento  con las leyes  y reglamentos que  afectan  nuestra actuación?

 

  • ¿Evaluamos  periódicamente  el diseño  e  implementación  del  sistema  de  control  de  calidad?

 

  • ¿A quién  se reporta  el resultado del monitoreo  del sistema  de control de calidad?

 

  • ¿Quién  es el responsable  de  preparar los planes de acción  para  subsanar  las  debilidades  identificadas?

 

  • ¿Quién  y con qué  periocidad  debe  dar  seguimiento  a  los planes  de acción  diseñados para  subsanar  debilidades?

 

  • ¿Cuáles  son  las  consecuencias de incumplimiento  con los planes  de  acción?

 

  • ¿Cuál es el alcance  que  se le dará a la  revisión  en términos de trabajos, socios y gerentes revisados?

 

  • ¿Cuáles  son  los criterios para  la  selección  de  revisores?

 

  • ¿Cuáles  son los criterios  para la selección  de trabajos  que  serán  revisados?

 

  • ¿Son predecibles  dichos  criterios?

 

  • ¿Cuál  es el procedimiento  a seguir  si  existen  diferencias de opinión  entre  el  revisor  y el revisado?

 

  • ¿Cómo se deben documentar las  revisiones?

 

  • ¿Por  cuánto tiempo se debe mantener la documentación?

 

  • ¿Existen guías o procedimientos para  que  los  resultados  del monitoreo del  sistema de control de calidad  formen  parte  de los procesos  de evaluación, desarrollo profesional y compensación del  personal?

 

  • ¿Cuáles  son los procedimientos  a seguir  cuándo existen  quejas  de terceros o del personal  por incumplimiento con  normas profesionales, leyes o reglamentos que afecten  nuestra actuación profesional?

Sin  lugar a dudas, el  diseño  y  mantenimiento  de un sistema de control  de calidad en una firma no es una terea  fácil  y exenta de costos, al  deducir lo que  es  necesario emprender  por lo arriba  escrito. Requiere  el compromiso de los  líderes  de la firma para  asignar  recursos  humanos y materiales y la adhesión  de cada uno de los miembros a una  cultura  de  calidad.

La calidad atañe a todos  los Contadores  Públicos que  nos  dedicamos a  la  prestación  de servicios, por  medio  de una firma. La  sociedad  y  los  demandantes  de nuestros  servicios, independientemente  de nuestra  especialización, esperan y confían en que los realicemos  con calidad. Los jóvenes  recién  egresados de las universidades  se incorporan a las firmas con el propósito  de adquirir  experiencia y conocimiento  de calidad.

Conclusión

Tenemos  ante nosotros  un reto importante: adecuarnos  a los nuevos  tiempos que  demandan  un compromiso inequívoco  con la calidad, imponiéndonos los procesos  que  corroboren dicho  compromiso  o  alguien  nos obligará  a  hacerlo.

C.P.C. Benjamín Gallegos Pérez

Socio de Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C.

Director Nacional de Práctica Profesional y

Riesgo para la Función de Auditoría

Deloitte Touche Tohmatsu

Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx

 

 

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