Auditoría Externa

El papel que desempeña el comité de auditoría, ha tomado un nivel de importancia como nunca antes; a tal grado, que ahora se considera como una mejor práctica que este órgano, auxiliar del consejo de administración, sea el que se encargue de elegir a la firma de Contadores Públicos que dictaminará los estados financieros de la sociedad y prestará otros servicios, tanto de carácter obligatorio por disposición de ley, como optativos, por así convenir a los intereses de la entidad.

La intervención del comité puede resultar en una recomendación al consejo de administración o en la contratación directa, situación que depende de los atributos específicos de cada comité.

Al considerar que esta actividad será vista con mayor frecuencia, veo conveniente dar algunas ideas para apoyar a los integrantes de dichos comités en el cumplimiento de esta obligación. 

El comité de auditoría, para cumplir con este cometido, debe elaborar un plan completo, que tome en consideración todos los elementos que intervienen, desde la oportunidad en el tiempo, los servicios y hasta los elementos de juicio que pondrá en juego, así como las bases para la negociación de los precios.

En todos los casos es recomendable hacer un proceso de licitación o concurso ordenado y profesional que contenga y contemple una base uniforme, que permita comparar objetivamente las propuestas, que explique claramente las necesidades/servicios que se pretenden y que detalle el proceso que seguirán internamente para determinar al ganador del concurso.

Considero como un factor fundamental para el éxito del concurso, contar con el tiempo suficiente para que puedan desahogarse todos los temas inherentes. Cuando se cuenta con el tiempo necesario, el proceso puede planearse, organizarse y ejecutarse adecuadamente y éste es el ideal, pero no siempre es así; me referiré al primer escenario, en donde hay tiempo suficiente para todos los actores.

Entre las cuatro grandes firmas de auditoría hay una gran calidad y amplia gama de servicios, pero también existen otras que, por su tamaño, ubicación geográfica o rango de precios, pueden considerarse como idóneas dentro de este proceso. El primer paso a dar, después de haber inventariado todos los servicios que se van a poner a concursar, es determinar a quiénes se va a invitar a concursar. 

Una vez hechas las invitaciones a las firmas que el comité de auditoría haya decidido poner a concursar, y una vez salvado el importantísimo tema de los convenios de confidencialidad, deberá entregar, preferentemente por escrito, las bases del evento, además de entrevistarse con los representantes de esas firmas a efectos de clarificar los aspectos generales de los servicios requeridos y la forma en la que se desarrollará el concurso. 

Las bases del concurso pueden contar con un índice como el que a continuación sugiero:

• Introducción.
• Propósito del documento.
• Definición y descripción de la sociedad.
• Relación de los servicios requeridos.
• Características de los servicios requeridos.
• Visita a instalaciones, plantas y entrevistas con ejecutivos clave.
• Contactos al interior.
• Información de la(s) firma(s) de Contadores Públicos.
• Características de la propuesta técnica y de la cotización.
• Calendario del concurso.
• Metodología del concurso. 

Introducción 

En este capítulo pueden señalarse cuáles son los motivos que llevan al comité de auditoría a iniciar el proceso de licitación de los servicios, por lo que a las firmas invitadas les deberá quedar claramente definida la situación ante la que están presentes, como: 

 - Una entidad nueva que nunca antes ha tenido operaciones y requiere contar con estosservicios profesionales. 

 - Una entidad que, por diversas circunstancias, desea cambiar de firma por las siguientes razones: 

• Requiere cambiar. Es el cambio por el cambio mismo; existen adeptos pero también detractores aesta situación. Es necesario analizar ventajas y desventajas de cambiar o permanecer. 
• Existe una cláusula en los estatutos sociales que obligue hacer el cambio de firma, no de socio, cada determinado periodo. 
• Porque tiene obligación de concursar los contratos de un cierto importe en adelante.
• Porque requiere de más servicios que los que en ese momento le presta la persona moral correspondiente y desea hacer un paquete completo. 
• Porque desea reducir el costo del servicio actual, como parte de una estrategia de reducción de los gastos de la entidad, etcétera.

Propósito del documento 

Puede hacerse una breve descripción de la intención del documento o bases del concurso, para indicar, entre otras cosas, que se trata de la emisión clara y uniforme de las reglas que rigen el concurso; que serán comunes y obligatorias para todos los que decidan participar; que señala el alcance de la convocatoria, es decir, el o los periodos o ejercicios sociales por los que será válido el contrato y cualquier otro dato necesario para una identificación inicial. 

Definición y descripción de la sociedad 

Esta parte de la labor es de especial importancia y debe hacerse de manera completa y auténtica, para dar a conocer a los interesados y la sociedad que emite la invitación al concurso, lo que les permitirá que obtengan tanta información como sea posible acerca del giro o giros de la compañía, el formato societario bajo el cual funciona, la denominación o razón social y ubicación de las sociedades, la estructura jerárquica, tanto en posiciones como en nombres de las personas que las ocupan y, si es posible, un breve currículo y hasta fotografía de los principales directivos y ejecutivos, las divisiones que la integran, indicando si se trata de una compañía con alcance local, regional o internacional y, en su caso, las ciudades, estados, regiones o países que comprende. También es prudente describir lo que pudiera entenderse como el “mapa accionario”, en donde se hable de la forma en la que se integra el capital social de las compañías, de las tenedoras y de las sub-tenedoras, si las hubiera. Pueden incluirse copias de las principales actas de asambleas, como la constitutiva y subsecuentes, además de las de las sesiones del consejo de administración. 

Es determinante incorporar a este documento los estados financieros de dos o tres ejercicios anteriores, si fuera el caso, así como la descripción de las principales políticas contables que han aplicado, si es que las notas a los estados financieros aludidos fueran omisas o parcas en este tema. 

También es conveniente describir, ampliamente, el tema relativo a los sistemas de información. Por lo tanto, sería necesario indicar cuál es la plataforma tecnológica que utilizan; si el conjunto de programas con los que soporta la operación son de carácter comercial o han sido desarrollados ex profeso; el número de versión y su año de emisión; si los administran directamente o utilizan los servicios de un tercero; si están integrados entre sí o son independientes, y cómo logran la “comunicación” entre ellos.

Para redondear la imagen de la compañía, hay que añadir la información relativa al número de personas que la integran, los sindicatos a los que están afiliados sus colaboradores y hasta las tasas de crecimiento y permanencia. 

Sobra decir que, antes de entregar este paquete de información, es recomendable firmar un contrato o convenio de confidencialidad entre las partes, debidamente validado por los abogados.

Relación de los servicios requeridos 

Puede ser práctico hacer una relación de los servicios requeridos, que sirva como un índice para la siguiente etapa, que es la descripción detallada de tales servicios. 

Esta relación de servicios puede ser tan larga o tan corta como las necesidades propias de cada entidad en lo particular; sin embargo, es conveniente tener en cuenta, desde el principio, que los servicios a requerir no generen ningún conflicto de interés o independencia al otorgarlos a una misma firma en lo particular, pues de detectar tales inconsistencias, será indispensable hacer las separaciones pertinentes desde el inicio para hacer dos o más licitaciones. Esta relación contiene todos aquellos servicios especiales que, por la naturaleza de la sociedad, pudieran requerir el comité de auditoría, el consejo de administración, la propia administración o un tercero interesado y cuya necesidad sea indispensable cumplir. 

Características de los servicios requeridos 

Aunque esta explicación puede estar incluida en el apartado antes descrito, al tratarse por separado no se duplica, sino que en una parte encontrarán los servicios como una lista y en la siguiente, la descripción exacta y concisa de cada uno de ellos, en donde puede hacerse mención del nombre técnico y/o coloquial del servicio, su contenido, alcance y cualesquiera otra características que requiera alguna de las partes interesadas. Por ejemplo, si requieren el dictamen de los estados financieros consolidados y los individuales o sólo uno de ellos; si deberán ser traducidos a uno o más idiomas; si deberá haber algún tipo de conversión o consideración especial; si deberán cumplir con los requerimientos de algún banco o sindicato de ellos; si habrá necesidad de estudios de precios de transferencia y entre qué países; si requerirán el dictamen para las cuotas de seguridad social, de consumo de agua, etc., y toda aquella información que el auditor pudiera llegar a necesitar para hacer su mejor estimación de tiempos y costos. 

Visita a las instalaciones, plantas y entrevistas con ejecutivos clave 

Puede resultar evidente que al estar tratando con el comité de auditoría que está integrado por consejeros independientes y no tienen relación directa con la operación del día con día, será necesario designar a los ejecutivos clave a los que podrán entrevistar las firmas participantes, a fin de ganar un mayor conocimiento del ente a servir. En la misma dirección apunta la visita a las instalaciones físicas de la compañía, que les permitirá conocer los principales procesos, tanto operativos como de administración. 

Contactos al interior 

Junto con la información de ejecutivos clave, proporcionar información del o de los contactos al interior del comité de auditoría para aclaraciones e información adicional. 

Información de la(s) firma(s) de Contadores Públicos 

Una vez que se ha descrito a la sociedad y los servicios requeridos, es el turno de solicitar información sobre aspectos puntuales de las firmas en concurso, a fin de que el comité se allegue de los elementos de juicio en los que se apoyará para tomar la decisión de otorgar el contrato. La información puede ser de distinta naturaleza, pero es necesario conocer la estructura organizacional de la firma; si se trata de una entidad nacional o es parte de una internacional; si cuenta con el apoyo del staff para soportar la función principal (auditoría externa): la investigación fiscal y contable, la auditoría a los sistemas de información, la capacidad y uso de la tecnología de información como parte de su proceso y de su soporte; bases de conocimiento, etc. Asimismo, si posee la descripción de las características y métodos de trabajo; enfoque de riesgos; método para determinar la materialidad de las partidas a cuestionar; forma de capacitar, retener y promover al personal clave; procesos de confidencialidad de la información entre equipos de trabajo, y forma de coordinación de la firma a nivel nacional o internacional, si fuera el caso. 

También hay que hacer la pregunta que corresponde a los elementos que utilizará la firma para garantizar, razonablemente, la permanencia del equipo asignado, a fin de que la curva de aprendizaje se lleve a cabo una sola vez y no cada año. 

Interés especial merece la información sobre los clientes que atienden en la actualidad y que pudieran ser competidores. Esta es una situación delicada por existir la duda de que pudiera haber intercambio de información. Este tema debe resolverse a satisfacción del cliente, quien podrá rechazar alguna firma en función de considerar incompatible su cartera de clientes.

Un elemento que debe considerarse en este proceso, es que es facultad del cliente, entre otras, seleccionar al equipo de personas que le atenderían, por lo que de considerarlo así, podría solicitarle a las firmas que le presenten una terna de socios y gerentes, con nombres y currículos, para que escojan el equipo que les atendería en caso de ser seleccionados. 

Características de la propuesta técnica y de la cotización 

En este apartado resulta interesante establecer si habrá necesidad de que las firmas presenten por escrito su propuesta técnica y económica y si habrá o no, oportunidad de hacer una presentación oral ante el comité de auditoría.  

En la propuesta técnica las firmas incluyen todos los temas descritos en el apartado 8 con una orientación técnica específica, por lo que deben describir su metodología y el proceso que siguen para obtener los productos/servicios, motivo de la cotización.

Puede ser necesario que la propuesta técnica se presente por separado de la económica o conjuntamente, dependiendo del motivo por el cuál se solicita la cotización de los servicios. Cuando de lo que se trata es de escoger un auditor por los atributos de la calidad de su servicio, su metodología, su proceso, su prestigio, es recomendable solicitar los documentos por separado, a fin de que quienes toman la decisión, no se vean influidos por el precio desde un principio. Tratándose del caso de intentar reducir el costo de los servicios, la situación es distinta y los costos pueden ir en el mismo documento. 

En el caso de la propuesta económica, pueden considerarse los siguientes temas: definir la moneda en la que deberán expresarse la cifras, pudiendo ser local o en un referente internacional como dólares o euros; si el contrato se extendiera por más de un ejercicio, definir el método que utilizarán para actualizar sus precios en los periodos subsecuentes; definir si requieren la cotización de manera analítica o global; definir a cargo de quién corre el costo de la curva de aprendizaje, y definir cuotas por hora, así como la forma en la que se incurrirán los gastos de viaje, si fuera el caso. En general, se trata de contemplar todos los casos y posibilidades, para no tener costos ocultos y que las cotizaciones puedan ser totalmente comparables. 

Calendario del concurso 

La definición de las fechas de los eventos debe ser muy clara. Podría incluir la fecha para recibir debidamente firmados y aceptados, los convenios de confidencialidad, las fechas para las visitas a las instalaciones y entrevistas con ejecutivos clave, la fecha de entrega de la propuesta técnica-económica, de la presentación oral, incluido el tiempo disponible para cada firma y, finalmente, la fecha de comunicación de resultados, sea que la haga directamente el comité de auditoría o el propio consejo de administración.

Metodología del concurso 

El comité de auditoría puede señalar cómo se llevará a cabo el concurso y cuáles serán los criterios que determinarán al ganador del mismo. Las firmas deben conocer la importancia de cada uno de los factores técnico-profesionales y del precio, para poder enfocarse en ellos satisfactoriamente. También conviene establecer, tanto el valor de la propuesta escrita como el de la presentación oral. Las reglas claras producirán una competencia sana entre las firmas invitadas. 

El trabajo al interior del comité es arduo y difícil, pero si se fijan anticipada y adecuadamente las métricas bajo las cuales pasarán las propuestas, seguramente que se facilitará un tanto la selección de la firma ganadora. 

Este tema podría ser el más extenso de todos, pero estaría basado en supuestos, por lo que cada caso debe tratarse con las particularidades de la empresa de que se trate.

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C.P. Guillermo Sánchez Arrieta

Director Corporativo de Auditoría Interna Bimbo

Fuente: www.imcp.org.mx