"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización". A. Reyes Ponce
"La planeación consiste en determinar los objetivos y formularpolíticas, procedimientos y métodos para lograrlos" L. J. Kazmier
En relación con lo anterior a continuación sugiero algunos criterios a considerar al momento de planear la auditoria, que sin duda contribuirá a minimizar el riesgo al emitir una opinión y preservar la idoneidad profesional del grupo auditor.
- Conformación de un grupo multidisciplinario de profesionales entrenados y capacitados en auditoria.
- Asignación de un supervisor, cuya función fundamental sea velar por el cumplimiento de la programación de la auditoria en sus fases de planeación, ejecución e informe, con perfil de alta calidad en Auditoria.
- Documentar el proceso auditor a través de un memorando de planeación.
- Definir el tipo de auditoría: financiera, de gestión, cumplimiento, control interno, área, proceso, etc.
- Conocimiento integral de la entidad y su entorno, en lo normativo, administrativo, financiero/contable y legal.
- Establecimiento de situaciones críticas y prioritarias como punto de partida de su desarrollo.
- Asignación adecuada del trabajo al grupo auditor por perfiles, actividades y tiempos, generando una herramienta denominada cronograma de trabajo.
- Definir el alcance en términos de: tipo de auditoría que se realiza, fecha de corte, filiales, seccionales, recurso humano y logística necesaria, cubrimiento de la auditoria por áreas y /o cuentas, en lo financiero, administrativo, legal, normativo, etc.
- Considerar los antecedentes de la entidad a través de informes de auditoría anteriores, denuncias, quejas, etc.
- Justificar la necesidad de su realización. Motivo por el cual se requiere realizar dicho evento, en ocasiones por rigores de ley.
- Establecer los objetivos, tales, como:
- Emitir opinión;
- Determinar la razonabilidad de los estados financieros;
- Evaluar el sistema de control interno;
- Formular recomendaciones;
- Evaluar los objetivos de las metas trazadas;
- Evaluar la contabilidad y el presupuesto para determinar si muestran confiabilidad;
- Comprobar el funcionamiento de la Administración;
- Determinar las irregularidades en el manejo de los recursos humanos;
- Evaluar la gestión empresarial;
- El cumplimiento de las medidas de austeridad;
- Efectuar seguimiento a las recomendaciones dadas en informes anteriores.
- Tener presente las actividades principales:
- A. Revisión de la documentación;
- B. Preparación de la auditoria/ Planeación;
- C. Ejecución de auditoría/Trabajo de campo;
- D. Informe de la auditoria / Comunicación de resultados;
- E. Mejoramiento – Seguimiento.
- Propiciar reuniones con la alta dirección y las diferentes áreas objeto de auditoría, para contar con información básica y de primera mano.
- Alistamiento de los papeles de trabajo, con mayor énfasis los programas de auditoría y cuestionarios de control interno, como guías que traza el actuar del auditor lejos de improvisaciones y riesgos innecesarios.
- Alistamiento de archivos permanentes y corrientes en la auditoria, y proyecto de oficios de presentación del grupo ante la entidad y solicitud de información general básica.
- Definición clara de método de muestreo, marcas, y referencias.
- Relación del apoyo logístico para el grupo auditor en la organización, tales como: Oficina independiente, mesas de trabajo, computador, teléfono, archivador, servicio de fotocopiado, carnet (identificación interna).
- Reglas de juego internas sobre el actuar del grupo de auditoría ante la entidad. Entre ellas, quien aborda el liderazgo del grupo.
- Preparación mental del grupo sobre la responsabilidad que implica esta labor en lo personal, profesional e institucional.
- Disposición y compromiso del grupo auditor con la firma de auditoría y ante la institución o empresa que audita.
Recuerde: Sin planeación no hay control.
Hasta pronto,
Marco Hernando Bonilla Martínez
Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia