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Por: Ing. Daniel Flesler – Buenos Aires, Argentina. Colaborador de Auditool

 

UTILIZACIÓN DE LA “METODOLOGÍA AGILE” EN PROYECTOS DE POWER BI
ANÁLISIS GENERAL DE ETAPAS DEL DESARROLLO – EDICIÓN II

En el presente artículo mi objetivo es proponer una forma de trabajo para quienes encaran un proyecto de Power BI con información de diversos orígenes y donde el especialista en la aplicación debe recibir conocimientos y experiencia de los responsables del sector para el cual se encara el desarrollo.

¿A qué me refiero con esto? Presentar el escenario donde tanto la información utilizada, como los cálculos a realizar y ventajas visuales a obtener requieren que el responsable del sector le trasmita al especialista en Power BI y este aproveche toda su experiencia y haga aplicación de las “mejores prácticas” para la obtención de un óptimo resultado final.

 

ANTECEDENTES

Para aclarar la aplicación de la metodología de trabajo, quiero hacer mención de una experiencia personal muchos años atrás (mucho antes de la mención del término “Agile”).

El CFO de una Compañía multinacional me convoca para el desarrollo de una aplicación en QPRO (el antecesor a Excel) para su actividad, pero de una manera muy particular. Él quería que, mientras él me trasmita sus necesidades, fuéramos construyendo la aplicación y trasmitiéndole los conocimientos aplicados en la misma.

Ciertamente, fue muy reveladora la forma de trabajo propuesta, ya que, era una excelente alternativa a efectuar primero la capacitación y luego, la asistencia para la creación de la aplicación.

TIPS: Sin duda, esa metodología agilizaba la creación y adaptación tanto de la información, como de los cálculos y los aspectos visuales que eran logrados de total acuerdo con el cliente y una vez finalizada su construcción era puesta en marcha sin necesidad de cambio algunos.

 

METODOLOGÍA AGILE

Lo descrito anteriormente y, que continué utilizando desde entonces en todos mis proyectos (SAP, Excel, Power BI, entre otros), resultó ser lo que hoy en día se denomina “Metodología Agile”, por supuesto, con las variantes que cada especialidad y profesional requiere.

A continuación, mi objetivo será trasmitir mi experiencia orientada a los proyectos de Power BI, sin distinción si se tratan de pequeñas aplicaciones o proyectos de envergadura de Tableros de comando.

TIPS: Debe quedar claro que el contenido de este trabajo no pretende ser un curso de Metodología Agile ni sus mejores prácticas, ya que para ello se requería ampliar el radio de acción de las actividades y profundizar en muchos aspectos, de manera de generalizar su aplicación. Lo que si pretende es trasmitir una metodología de trabajo que resulte óptima para el logro de los objetivos de las partes que intervienen en la ejecución de un proyecto.

Para ello, analizaremos en detalle, cómo trabajar en cada una de las etapas mencionadas en el siguiente esquema:

 

AGUILE_1.png

IMPORTANTE: Dado que todo el contenido estará orientado al uso de Power BI, no sólo me enfocaré en los recursos ágiles de trabajo, sino de muchos conceptos o trucos prácticos para la creación de aplicaciones con esta herramienta.

 

1.ANÁLISIS GENERAL DEL REQUERIMIENTO (INPUT – OUTPUT)

Esta etapa es clave para el proyecto ya que, requiere una transmisión de conocimientos e información por parte del responsable del área involucrada con el especialista en Power BI.

Sin duda, la comunicación conviene que sea directa entre ambas partes, al margen de la documentación que se confeccione a fin de dejar un antecedente de lo conversado.

TIPS: Muchos proyectos fallan por confiar exclusivamente en el diseño de una buena y completa documentación, pero ciertamente, el intercambio personal, asegura la comprensión de la información y objetivos, sumando la posibilidad que el especialista en PBI aporte conocimientos sobre el área y su experiencia en proyectos similares.

La siguiente imagen muestra las etapas a nivel macro para el desarrollo una aplicación:

agile_2.JPG

Es muy común que los proyectos evolucionen cronológicamente de izquierda a derecha, eso implica “orientar” y en algunos casos “resignar” la salida a la información disponible.

TIPS: Sostengo que es clave comenzar el análisis por la “SALIDA” deseada, luego analizar la información requerida para la “ENTRADA” con el fin de buscar los medios para obtenerla. Si en la práctica, parte de ella no estuviera disponible, entonces retornaremos a la última etapa y “resignaremos” los objetivos no conseguibles por el momento.

Esto asegura trabajar en la etapa intermedia de creación de la aplicación basados en información cierta, disponible y una salida perfectamente obtenible.

 

2. DISEÑO GENERAL DEL TABLERO (VISTAS AGRUPAMIENTO)

Un buen diseño de un tablero de comando o reportes de cierto grado de complejidad requieren un análisis inicial de los diversos aspectos que se desean analizar y mostrar resultados con el fin de agrupar las vistas en función de los ámbitos de información requeridos.

¿A qué me refiero con esto?. Analizar los diversos ámbitos de la información, compras, ventas, proveedores, clientes, stock, capacitación y selección, presupuestos, órdenes de fabricación o mantenimiento, entre muchas otras y agruparlas de manera que su presentación y análisis resulte clara y funcional al usuario final de la aplicación.

Pensemos en algún ejemplo concreto:

ANÁLISIS DE CLIENTES Y VENTAS: Se desean hacer muy diversos análisis de las Ventas, basados en el presupuesto y valores reales, su diferencia absoluta y porcentual. Este análisis puede involucrar cuatro ámbitos distintos de análisis, como indica la imagen siguiente:

agile_3.JPG

¿Qué vistas diseñarías en el Tablero? ¿Una para cada segmento de información? ¿Una para los datos de entrada (presupuesto y real)? ¿Y otra para los resultados (absolutos o porcentuales)?

¿Has pensado en la alternativa de una sola vista para todo? Por supuesto que es la mejor, ¿O acaso Power BI no dispone de recursos para mostrar alternativamente cada resultado sin mover al usuario de sitio?

TIPS: El hecho de adoptar en todos los casos posibles la última alternativa tiene una ventaja clave la cual se posiciona al usuario en una vista y se navega por todas las instancias consistentes entre sí (como las del ejemplo) sin requerir desplazarlo permanentemente.

Siempre me resulta muy didáctico citar el ejemplo de un teatro, cuando cambia la escena, se modificar el decorado del escenario, jamás se desplaza al público a otra sala, ¿cuándo se hace?, ¿cuándo cambia la obra?. Este ejemplo debe ser una “poderosa guía” al momento de diseñar la estructura de un Tablero.

Y si ahora debiéramos analizar información de los Clientes, ¿Utilizarías la misma vista anterior? ¡Seguro que no! ¿Por qué no?, porque los análisis serían muy heterogéneos y sólo lograrían confundir al usuario más que facilitarle la tarea de interpretación.

TIPS: En esta instancia del proyecto la visión del responsable del área es clave para dar una adecuada “concentración” y “segmentación” de las vistas requeridas para el Tablero, pero sin olvidar la visión y necesidades que puede tener el usuario final.

Si el análisis se deseara hacer por cliente, vendedores, zona geográfica, tipos productos, monto de venta, entre muchos otros ¿Cuál de las opciones escogerías? ¿Una sola vista o una para cada opción de análisis?

¡Sin duda, ya sé cuál es tu respuesta!

TIPS: Te propongo aplicar el caso específico que analizamos al ámbito de tu actividad, y si replicas el ejemplo ya habrás dado un paso muy útil e interesante para el próximo Tablero que confecciones.

 

3. CONEXIÓN Y TRANSFORMACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Esta suele ser la etapa más dificultosa para los usuarios de Power BI no especialistas en informática o sin experiencia en bases de datos y tablas.

No obstante, Power BI ha traído muy buenas noticias ya que, la conexión a diversas fuentes de información (planillas excel, archivos de texto, tablas SQL Server, páginas web, etc.) es muy simple, y una vez incorporadas, para el usuario su origen será diferente.

TIPS: Este aspecto de la aplicación es clave para el usuario no especialista ya que, la facilidad con que puede hacerlo y gestionarlo, lo relevan de posibles tediosas tareas o de la necesidad de disponer de conocimientos técnicos de los que carece.

La relación entre tablas suele ser automática o de muy simple realización y, por último, la transformación o adecuación de los datos (que tanto esfuerzo suele requerir del usuario), se realiza en forma rápida, exclusivamente con botones, sin programación y por única vez.

Simplemente, a modo demostrativo se incluye una imagen con algunas de las barras de botones desde las cuales se pueden transformar y adaptar los datos:

aguile_4.jpg

Si se desplegaran las opciones, se observaría la enorme variedad de recursos de que dispone Power BI para adecuar la información de origen y dejarla en perfectas condiciones para su uso en fórmulas y objetos visuales.

TIPS: En esta etapa del proyecto quizás no sea tan relevante la interacción entre el responsable del sector y el especialista en Power BI, pero si es clave, que el primero sea capaz de evacuar cualquier duda en cuanto al significado o tipo de cada uno de los datos e información que vincula las tablas presentes.

Por otra parte, la experiencia del especialista en Power BI puede ser clave al momento de definir toda la estructura de datos, su eficiencia a largo plazo, sobre todo en los casos donde el volumen de la información pueda crecer significativamente.

 

4. CÁLCULO DE MEDIDAS Y COLUMNAS CALCULADAS (RESULTADOS)

En este segmento del proyecto hemos arribado a una porción clave del desarrollo y donde las actividades entre el responsable del área y el especialista en Power BI deben interactuar de manera sumamente intensiva.

¿Por qué digo esto? Porque aquí es donde se aplica toda la potencia de cálculo de Power BI para la obtención de los resultados, desde los más simples hasta los más complejos.

Simplemente, pensemos que Power BI está muy integrado con Excel y dispone de funciones muy similares a las que utilizan habitualmente los usuarios de Excel y, por tanto, resulta muy fácil su adaptación.

TIPS: Dependiendo de la complejidad del proyecto o los resultados deseados, pueden ser de complejidad media o alta los cálculos a realizar y, por tanto, las fórmulas a diseñar. Esto hace que el experto en el área supervise la tarea del especialista en Power BI para facilitar tanto el diseño de las fórmulas, como el aseguramiento de los resultados y, algo sumamente importante, que sean tenidas en cuenta las variantes o excepciones que pudieran existir para los datos.

En todos los proyectos suelo hacer mucho hincapié en esta actividad ya que, hasta el más experto en funciones DAX (sigla que refleja el conjunto de funciones de Power BI) puede cometer errores si no recibe un adecuado asesoramiento por parte del conocedor de los datos.

Para dar una dimensión de las posibles dificultades con que se pueden topar los desarrolladores de Tableros, pensemos en ejemplos donde los resultados y, por tanto, las fórmulas a diseñar pueden involucrar diversas tablas siendo válidos para distintos escenarios y afectados por diversas variables previendo la ausencia inesperada de datos que participan de los cálculos.

A modo de ejemplo, analicemos un caso práctico… pensemos en un escenario de Auditoría…

Se desean detectar Facturas cuya fecha es anterior a la fecha de la Orden de Compra (no debiera ocurrir). En realidad, ningún sistema admitiría esa condición salvo que, al momento de registrar la OC pudiera cambiarse su fecha.

Conclusión: si el sistema no permite cambiar la Fecha de la OC no tendría sentido el control… y ese debiera ser un conocimiento que el responsable del área le tiene que trasmitir al especialista en Power BI.

Caso contrario, la fórmula de cálculo debería involucrar la Fecha de registro de la OC y la Fecha de factura… aunque es un cálculo simple, implica un conocimiento del proceso que debe ser tenido en cuenta al escribir las fórmulas y disponer de la Fecha de registro de la OC.

AGILE_4.JPG

Dado el interés despertado entre los visitantes del sitio de AUDITOOL sobre el tema de Tableros de mando y, Power BI y continuando con la colección de publicaciones en relación con Tableros de Comando, Indicadores, SAP y Power BI, en esta oportunidad, quiero trasmitirles un recurso clave para el óptimo diseño de Tableros empleando la "Metodología Agile" aplicados a la Auditoría.

El contenido no pretende ser un curso de Agile o describir sus variadas y potentes aplicaciones, será una interesante introducción para la construcción de Tableros con Power BI, utilizando una metodología que cambia totalmente la manera de trabajar, los resultados que se obtienen y la eficiencia en el esfuerzo, lo que potencia la labor del Auditor y los informes que ofrece.

Para potenciar los conocimientos que deseo trasmitirles, no sólo les mencionaré la forma de trabajo, sino su aplicación en la secuencia de pasos para crear Tableros con Power BI, ya que, cada uno de ellos tendrá una modalidad diferente de aplicar la metodología.

Dado que, un desarrollo completo prevé diversas etapas y haría muy extenso el documento, lo he segmentado en tres ediciones para que puedan analizarlas con detenimiento, practicarlas o consultarme acerca del desarrollo de cada una de ellas.

Confío que les será de mucha utilidad y espero con sumo interés sus comentarios que enriquezcan el material que les brindo.

NOTA: Siéntanse libres de compartirlo con quienes crean que le sea de utilidad, nos encontramos el proximo viernes para conocer mas de la metodología Agile aplicadas a tableros Power BI para auditores.

¡Un cordial saludo!

 

Ing. Electrónico especializado en Informática

Consultor SAP y especialista en Power BI

Diseño de Tablero de mando para Auditoría

 


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