Por: Ing. Daniel Flesler – Colaborador de Auditool
UTILIZACIÓN DE LA “METODOLOGÍA AGILE” EN PROYECTOS DE POWER BI ANÁLISIS GENERAL DE ETAPAS DEL DESARROLLO
En el presente artículo mi objetivo es proponer una forma de trabajo para quienes encaran un proyecto de Power BI con información de diversos orígenes y donde el especialista en la aplicación debe recibir conocimientos y experiencia de los responsables del sector para el cual se encara el desarrollo.
¿A qué me refiero con esto?, presentar el escenario donde tanto la información utilizada, como, los cálculos a realizar y ventajas visuales a obtener que requieren que el responsable del sector le trasmita al especialista en Power BI, aprovechando toda su experiencia y haciendo la aplicación de las “mejores prácticas” para la obtención de un óptimo resultado final.
ANTECEDENTES
Para aclarar la aplicación de la metodología de trabajo, quiero mencionar una experiencia personal muchos años atrás (mucho antes de la mención del término “Agile”).
El CFO de una Compañía multinacional me convoca para el desarrollo de una aplicación en QPRO (el antecesor a Excel) para su actividad, pero de una manera muy particular, quería que, mientras él me trasmitía sus necesidades, íbamos construyendo la aplicación y trasmitiendo los conocimientos aplicados en la misma.
Ciertamente, fue muy reveladora la forma de trabajo propuesta, ya que, era una excelente alternativa a efectuar primero la capacitación y luego, la asistencia para la creación de la aplicación.
TIPS: Sin duda, esa metodología agilizaba la creación y adaptación tanto de la información, como de los cálculos y los aspectos visuales, que eran logrados de total acuerdo con el cliente y una vez finalizada su construcción era puesta en marcha prácticamente sin necesidad de cambio algunos.
METODOLOGÍA AGILE
Lo descrito anteriormente y que continué utilizando desde entonces en todos mis proyectos (SAP, Excel, Power BI, entre otros), resultó ser lo que hoy en día se denomina “Metodología Agile”, por supuesto, con las variantes que cada especialidad y profesional requiere.
A continuación, mi objetivo será trasmitir mi experiencia orientada a los proyectos de Power BI, sin distinción si se tratan de pequeñas aplicaciones o proyectos de envergadura de Tableros de comando.
TIPS: Debe quedar claro que el contenido de este trabajo no pretende ser un curso de Metodología Agile ni sus mejores prácticas, ya que para ello se requería ampliar el radio de acción de las actividades y profundizar en muchos aspectos, de manera de generalizar su aplicación. Lo que si pretende es trasmitir una metodología de trabajo que resulte óptima para el logro de los objetivos de las partes intervinientes en la ejecución de un proyecto.
Para ello, analizaremos en detalle cómo trabajar en cada una de las etapas, mencionadas en el siguiente esquema:
IMPORTANTE: Dado que todo el contenido estará orientado al uso de Power BI, no sólo me enfocaré en los recursos ágiles de trabajo, sino de muchos conceptos o trucos prácticos para la creación de aplicaciones con esta herramienta.
1.ANÁLISIS GENERAL DEL REQUERIMIENTO (INPUT – OUTPUT)
Esta etapa es clave para el proyecto ya que, requiere una trasmisión de conocimientos e información por parte del responsable del área involucrada al especialista en Power BI. Sin duda, la comunicación conviene que sea directa entre ambas partes, al margen de la documentación que se confecciona con el fin de dejar un antecedente de lo conversado.
TIPS: Muchos proyectos fallan por confiar exclusivamente en el diseño de una buena y completa documentación, pero ciertamente, el intercambio personal, asegura la comprensión de la información y objetivos, sumando la posibilidad que el especialista en PBI aporte conocimientos sobre el área y su experiencia en proyectos similares.
La siguiente imagen muestra las etapas a nivel macro para el desarrollo una aplicación:
Es muy común que los proyectos evolucionen cronológicamente de izquierda a derecha, eso implica “orientar” (y en algunos casos “resignar”) la salida a la información disponible.
TIPS: Sostengo que es clave comenzar el análisis por la “SALIDA” deseada, luego analizar la información requerida para la “ENTRADA” a fin de buscar los medios para obtenerla. Si en la práctica, parte de ella no estuviera disponible, entonces retornaremos a la última etapa y reveremos y “resignaremos” los objetivos no conseguibles por el momento.
Esto asegura trabajar en la etapa intermedia de creación de la aplicación basados en información cierta y disponible y una salida perfectamente obtenible.
2. DISEÑO GENERAL DEL TABLERO (VISTAS AGRUPAMIENTO)
Un buen diseño de un Tablero de comando o Reportes de cierto grado de complejidad requieren un análisis inicial de los diversos aspectos que se desean analizar y mostrar resultados a fin de agrupar las vistas en función de los ámbitos de información requeridos.
¿A que me refiero con esto? Analizar los diversos ámbitos de la información (Compras, Ventas, Proveedores, Clientes, Stock, Capacitación y Selección, Presupuestos, Órdenes de fabricación o Mantenimiento, entre muchas otras) y agruparlas de manera que su presentación y análisis resulte clara y funcional al usuario final de la aplicación.
Pensemos en algún ejemplo concreto:
ANÁLISIS DE CLIENTES Y VENTAS: Se desean hacer muy diversos análisis de las Ventas, basados en el presupuesto y valores reales, su diferencia absoluta y porcentual. Este análisis puede involucrar cuatro ámbitos distintos de análisis, como indica la imagen siguiente:
¿Qué vistas diseñarías en el Tablero? ¿Una para cada segmento de información? ¿Una para los datos de entrada (presupuesto y real)? ¿Y otra para los resultados (absolutos o porcentuales)?
¿Has pensado en la alternativa de una sola vista para todo? Por supuesto que es la mejor. ¿O acaso Power BI no dispone de recursos para mostrar alternativamente cada resultado sin mover al usuario de sitio?
TIPS: El hecho de adoptar en todos los casos posibles la última alternativa tiene una ventaja clave. Posiciona al usuario en una vista y navega por todas las instancias consistentes entre sí (como las del ejemplo) sin requerir desplazarlo permanentemente.
Siempre me resulta muy didáctico citar el ejemplo de un teatro, cuando cambia la escena, se modifica el decorado del escenario, jamás se desplaza al público a otra sala… ¿cuándo se hace?, cuando cambia la obra… este ejemplo debe ser una “poderosa guía” al momento de diseñar la estructura de un Tablero.
Y si ahora debiéramos analizar información de los Clientes… ¿Utilizarías la misma vista anterior? ¡Seguro que no! ¿Por qué no?
Porque los análisis serían muy heterogéneos y sólo lograrían confundir al usuario más que facilitarle la tarea de interpretación.
TIPS: En esta instancia del proyecto la visión del responsable del área es clave para dar una adecuada “concentración” y “segmentación” de las vistas requeridas para el Tablero, pero sin olvidar la visión y necesidades que puede tener el usuario final.
Si el análisis se deseara hacer por Cliente, Vendedores, Zona geográfica, Tipos productos, Monto de venta, entre muchos otros ¿Cuál de las opciones escogerías? ¿Una sola vista o una para cada opción de análisis?
¡Sin duda, ya sé cuál es tu respuesta!
TIPS: Te propongo aplicar el caso específico que analizamos al ámbito de tu actividad, y si replicas el ejemplo ya habrás dado un paso muy útil e interesante para el próximo Tablero que confecciones.
Dado el interés despertado entre los visitantes del sitio de AUDITOOL sobre el tema de Tableros de mando y, Power BI y continuando con la colección de publicaciones en relación con Tableros de Comando, Indicadores, SAP y Power BI, en esta oportunidad, quiero trasmitirles un recurso clave para el óptimo diseño de Tableros empleando la "Metodología Agile" aplicados a la Auditoría.
El contenido no pretende ser un curso de Agile o describir sus variadas y potentes aplicaciones, será una interesante introducción para la construcción de Tableros con Power BI, utilizando una metodología que cambia totalmente la manera de trabajar, los resultados que se obtienen y la eficiencia en el esfuerzo, lo que potencia la labor del Auditor y los informes que ofrece.
Para potenciar los conocimientos que deseo trasmitirles, no sólo les mencionaré la forma de trabajo, sino su aplicación en la secuencia de pasos para crear Tableros con Power BI, ya que, cada uno de ellos tendrá una modalidad diferente de aplicar la metodología.
Dado que, un desarrollo completo prevé diversas etapas y haría muy extenso el documento, lo he segmentado en tres ediciones para que puedan analizarlas con detenimiento, practicarlas o consultarme acerca del desarrollo de cada una de ellas.
Confío que les será de mucha utilidad y espero con sumo interés sus comentarios que enriquezcan el material que les brindo.
NOTA: Siéntanse libres de compartirlo con quienes crean que le sea de utilidad, nos encontramos el proximo viernes para conocer mas de la metodología Agile aplicadas a tableros Power BI para auditores.
¡Un cordial saludo!
Ing. Electrónico especializado en Informática
Consultor SAP y especialista en Power BI
Diseño de Tablero de mando para Auditoría
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