Identificarse


0
Comparte:

Ratio: 5 / 5

Inicio activadoInicio activadoInicio activadoInicio activadoInicio activado
 

PLANIFICACIÓN INTELIGENTE DE INDICADORES

INFORMACIÓN ASOCIADA PARA SU CÁLCULO Y PRESENTACIÓN

ANÁLISIS DE DOCUMENTOS Y ETAPAS DEL PROCESO – ETAPA I

En este nuevo artículo nos abocaremos a analizar la primera etapa del Proceso de compra, es decir, todo lo asociado con los “Requerimientos de compra” (o “Solicitudes de Pedidos” para SAP), y para ello recordamos la imagen presentada en el artículo anterior:

 

 Para comprender mejor los aspectos a contemplar en los Indicadores e información necesaria, recurrimos a la imagen ampliada.  

Donde observamos señaladas las etapas de interés para este artículo, es decir, todas las actividades asociadas a la gestión del “Requerimiento de Compra” o en el caso de SAP, denominado “Solicitud de Pedido”.

Por el momento dejaremos de lado la etapa de “Determinación de necesidades” ya que se trata de un proceso complejo previo a la ejecución del Proceso de compras y que será interesante tratarlo en otro artículo en particular.

Sólo a modo de satisfacer la curiosidad de quienes desconocen el tema, aprovecho a comentarles que, cuando nos referimos a “Requerimiento de necesidades” se trata del análisis de cuáles son las necesidades de adquisición de  bienes de acuerdo a las pautas fijadas, por ejemplo, los “Stock mínimo” (o Punto de pedido) de cada producto o bien según los compromiso, a fin de satisfacer la demanda en tiempo y forma (Ventas, Producción, Órdenes de compra pendientes, etc.).

Dado que esto es clave, tanto para el cumplimiento de Indicadores y controles de diversos sectores, será un tema sumamente interesante de abordar por parte de los Auditores.

PUBLICIDAD

 

 1. ¿CÓMO ENCARAREMOS EL ANÁLISIS PARA DEFINICIÓN DE INDICADORES?

Comenzaremos pensando en las etapas, en este caso, “Creación” y “Aprobación” (liberación) y que factores interesan controlar, especialmente para los Auditores, pero también para los Gerentes y Directores de la Compañía.

Para el caso de los “Requerimientos” o “Solicitudes de pedido” mencionemos algunos de ellos:

  • Documentos sin Estrategia de liberación y debieran requerir aprobación.
  • Documentos frecuentes donde se proponen proveedores al sector de Compras.
  • Documentos con tiempos excesivos en la liberación.
  • Documentos segmentados para evitar la liberación de ciertos responsables.
  • Documentos con posiciones borradas (antes o posterior a la liberación).
  • Documentos con fecha de creación posterior a la fecha del documento.
  • Documentos con Plazos de entrega inferiores a las normas de la Compañía.
  • Documentos considerados como Compras urgentes.
  • Cambio en los datos del documento (cantidades, precios, liberaciones).

IMPORTANTE: como podrá observarse, la mención de muy diversos controles se orienta no sólo a ejemplos concretos sino a despertar la inquietud de cada profesional en ahondar en las necesidades que puedan requerir las condiciones del negocio de cada Compañía.

 

2. ¿CÓMO ENCARAREMOS EL ANÁLISIS LA INFORMACIÓN REQUERIDA?

Respecto de la información “necesaria” para obtener aquellos documentos que cumplen con las características, se detalla a continuación una lista tentativa, que podrá ser completada de acuerdo a la disponibilidad de datos en el sistema.

  • Grupo y estrategia de liberación
  • Cantidad, fecha y material
  • Imputación de posiciones
  • Cantidad posiciones por SolPed
  • Proveedor propuesto
  • Indicación de SolPed urgente
  • Fecha de SolPed
  • Fecha de registro de SolPed
  • Fecha de entrega real de merc.
  • Fecha de liberación de SolPed
  • Fechas de cambios de SolPed
  • Fechas de cambios de liberación

IMPORTANTE: a los datos referidos deberán adicionarse aquellos que por una cuestión de claridad o interpretación de los documentos se deseen presentar en el Tablero y, eso queda por supuesto, a cargo de cada responsable y objetivo.

PARA PRACTICAR: el objetivo de proponerte el tema en diversos artículos es para darte tiempo de que incorpores su contenido, pero además, avances en la definición de Indicadores para el escenario real de la Compañía e investigues cuál sería la fuente de información para la construcción del Tablero en Power BI.

 

TABLERO EN POWER BI:

Para observar los datos mencionados en un Tablero de Power BI pulsa sobre el siguiente link.

Link: https://bit.ly/3iC600c

Como en otras oportunidades, mientras tanto, y para despertar tu inquietud por el tema y, que puedas evaluar en forma personal lo que he mencionado y como puede plasmarse en un Tablero diseñado con Power BI, te comparto un link a un ejemplo muy práctico y didáctico, de lo mucho que podrías crear para tu labor y compartir con tus allegados profesionales.

LINK: https://bit.ly/3wvaR8N (TABLERO DE MANDO PARA AUDITORÍA)

Por favor, ingresa al link mencionado y te invito a navegar por el Tablero de mando, que es muy intuitivo, descubriendo sus virtudes y funcionalidades e, imaginándolo como una herramienta que podrías disponer en muy poco tiempo.

Aprovecho a comentarte que, a fin de compartir conocimientos y experiencias con los profesionales, he creado un “Grupo de LinkedIn” al cual te invito a visitar y si lo deseas, incorporarte.

Copia el link en tu navegador: https://www.linkedin.com/groups/4682716/

Te trasmito mi satisfacción de compartir mis conocimientos y experiencia contigo y nos reencontramos en el próximo artículo.

                                                                                        

Ing. Electrónico especializado en Informática

Consultor SAP y especialista en Power BI

Diseño de Tablero de mando para Auditoría

                                                                                                

                                                                                          


Regístrese para que pueda comentar este documento

Auditool.org

Es la Red Global de Conocimientos en Auditoría y Control Interno que le permite a los Auditores, tener acceso a metodologías de trabajo fundamentadas en buenas prácticas internacionales, entrenamiento en línea, listas de chequeo, modelos de papeles de trabajo, modelos de políticas, herramientas para la gestión de riesgos, entre otras. Permitiendo mejorar las prácticas de trabajo, ahorrando tiempo, creando y protegiendo valor en las organizaciones.
Este sitio web almacena cookies en su ordenador. Estas cookies se utilizan para recopilar información sobre cómo interactúa con nuestro sitio web y nos permiten recordarle. Utilizamos esta información para mejorar y personalizar su experiencia de navegación y para análisis y métricas sobre nuestros visitantes tanto en este sitio web como en otros medios. Para obtener más información sobre las cookies que utilizamos, consulte nuestra Política de privacidad.

Si rechaza, su información no será rastreada cuando visite este sitio web. Se utilizará una sola cookie en su navegador para recordar su preferencia de no ser rastreada.