El tema del fraude ha adquirido gran relevancia en la actualidad y demanda mayor atención, por parte de las empresas nacionales e internacionales, a raíz del escándalo provocado por estafas de enormes proporciones y de las legislaciones promulgadas para enfrentarlas,  como la Ley Sarbanes-Oxley

Este tema se discute también ampliamente en el mundo empresarial, pero la evidencia muestra que se tiene una comprensión limitada del mismo, tanto por su propia naturaleza como por los mitos que han surgido al respecto.    

Entre estos mitos se encuentra que la mayoría de la gente es inmune a la tentación de cometer un fraude y que casi todos los fraudes permanecen ocultos. Las estadísticas muestran que bajo ciertas condiciones de presión, oportunidad y racionalización, muchas personas son capaces de cometer un fraude. Asimismo, hay pruebas de que en la mayoría de los casos, los fraudes son conocidos por personal de la empresa ajena a la situación. A este tipo de mitos se debe que pocas empresas hayan logrado manejar casos de fraude en forma eficaz y que lo enfrenten sólo cuando un hecho fraudulento afecta, tanto a las finanzas de la empresa como a su reputación.  

Por otro lado, las empresas están tomando cada vez mayor conciencia de una serie de realidades con respecto al fraude. Por ejemplo, las estadísticas muestran que la auditoría tradicional no detecta la mayoría de los fraudes y que éstos se detectan más bien gracias a informantes internos o externos, incluso por accidente. Otra realidad es que el control interno adolece de ciertas limitaciones para la detección de fraudes, incluyendo la colusión, inconsistencia en su aplicación y supeditación gerencial. Por lo mismo, no es una barrera enteramente efectiva contra actos fraudulentos.   

A partir del mayor entendimiento de estos mitos y realidades, y como consecuencia de los requisitos específicos establecidos por leyes como la Sarbanes-Oxley, en la actualidad se están desarrollando y aplicando nuevas herramientas y metodologías para la prevención y detección de fraudes, algunas de las cuales no siguen los lineamientos tradicionales de auditoría y control.  Una de las herramientas que está resultando más efectiva para detectar el fraude es un sistema anónimo de informe de denuncias que permite a los empleados reportar hechos o sospechas de fraude o violaciones al código de ética de la empresa.    

El interés por las líneas de denuncia de fraudes y de violaciones al código de ética ha repuntado desde la aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley, la cual exige en su sección 301 que las empresas que cotizan en la bolsa estadounidense, deben establecer mecanismos mediante los cuales los empleados de compañías públicas puedan reportar, en forma confidencial y anónima, asuntos relacionados con fraudes e irregularidades similares. 

Sin embargo, es importante destacar que incluso aquellas empresas en el mundo que no tienen la obligación de cumplir con dicha ley, ya sean públicas o privadas, grandes o pequeñas, pueden derivar beneficios del establecimiento de un sistema de denuncias confidenciales y de la promoción de una cultura que ayude a prevenir, detectar y abordar no sólo irregularidades contables, sino también fraudes y actos indebidos (como manipulación de licitaciones, corrupción y soborno), o colusión y robo (como sustracción de ganancias, desembolsos fraudulentos y robo de inventarios). Las líneas de denuncia, instrumentadas y utilizadas en forma correcta, son una herramienta central en la creación de esta cultura.

¿Qué es una línea de denuncia confidencial?

En su mínima expresión, una línea de denuncia consiste en una máquina contestadora que graba mensajes para que el personal autorizado de la compañía los reproduzca, o bien, en un sistema de traspaso de llamadas que las envía a un departamento interno. Sin embargo, este tipo de sistema puede disuadir a posibles denunciantes.

La mayoría de las líneas de denuncia se manejan por medio de sistemas telefónicos y mecanismos por Internet o Intranet, usados para dar cabida a denuncias y reclamaciones de los empleados. Muchas compañías han establecido estas líneas como parte de sus programas de ética corporativa a nivel mundial, ya sea directamente o mediante los servicios de terceros de un proveedor global. Al margen de las características particulares de la herramienta, el factor crítico es que el denunciante perciba tres elementos: a) la confidencialidad e integridad absoluta del sistema; b) el alcance y acceso adecuado, y c) el seguimiento de las denuncias reportadas.      

Un sistema de detección que apoya a los informantes como lo es una línea de denuncias, insta a los empleados a que actúen cuando otros cometan actos ilícitos. Dicho sistema puede inspirar en los empleados la confianza de que reportar tales actos sirve a sus propios intereses y a los de la compañía. Ayuda también a desarrollar una cultura empresarial en la cual se reconoce el comportamiento ético, existe el compromiso de prevenir y detectar el fraude, y se responde en forma decidida y apropiada cuando surgen actos ilícitos. En este sentido, aun cuando la línea de denuncia es principalmente una herramienta de detección de fraude, también desempeña un papel importante en el proceso de prevención.     

Por otro lado, además de dar cabida a denuncias sobre una posible actividad fraudulenta y de enviar un mensaje  claro al personal que ayuda a prevenir y detectar el fraude, las líneas de denuncia ayudan a garantizar que la administración de la empresa enfrente, de manera eficiente, otras conductas no éticas o ilegales de sus empleados, como la discriminación y el acoso sexual.        

Más allá de las ventajas financieras de la detección temprana de fraudes y otros actos ilícitos, la línea de denuncia le brinda a la administración de la compañía la oportunidad de descubrir y abordar estos temas antes de que sean expuestos a los medios de comunicación, lo que protege a la compañía de la pérdida adicional de credibilidad ante los ojos de consumidores, inversionistas y otros accionistas.     

Seleccionando un sistema      

Desde hace años se han aplicado diversos sistemas para reportar fraudes en muchas organizaciones, algunos de manera interna, mientras que otros han sido operados por proveedores externos. Desde que se aprobó la Ley Sarbanes-Oxley, los proveedores han ampliado significativamente su base de clientes y han proliferado otros nuevos que buscan aprovechar las oportunidades del mercado.     

Si la empresa decide poner en marcha esta herramienta, de manera interna o externa, existe una serie de factores clave para incrementar la eficiencia y eficacia en la operación de las líneas de denuncia:    

• Disponibilidad de tiempo completo. La mayoría de los empleados y otros informantes, por lo general, no reportan una actividad ilegal durante las horas de trabajo. De acuerdo con estudios sobre las líneas de denuncia, al menos 40% de las llamadas se realizan por la noche o los fines de semana. Por otra parte, una llamada no respondida probablemente desalentará al denunciante a llamar de nuevo. La persona se sentirá nerviosa y quizá hasta amenazada, así que es preferible que haya un entrevistador capacitado para responder a las llamadas. Además, un denunciante nervioso puede omitir detalles importantes; un entrevistador capacitado sabrá qué preguntas hacerpara asegurar que la compañía reciba suficiente información y pueda investigar la acusación.    

• Anonimato y confidencialidad. Los empleados, probablemente, se sentirán incómodos llamando a un número interno o reportando su alegato a otro empleado, quien, tal vez, reconozca su voz o identifique al informante por algún detalle revelador en su denuncia. Por ello, debe mantenerse la confidencialidad y proteger al denunciante contra cualquier represalia. (Las secciones 806 y 1107 de la Ley Sarbanes-Oxley brindan protección a los denunciantes.)     

• Sistema de administración de casos. Para garantizar que las quejas y denuncias sean rastreadas y respondidas, es necesario crear una base de datos de los informes originales que permita al administrador de la línea de denuncias (en su caso, al comité de auditoría) revisar los informes. Los datos capturados deben incluir qué se hizo para investigar el alegato, el veredicto final y las acciones disciplinarias o correctivas que se tomaron. En todo momento, es importante que el denunciante (o posible denunciante) perciba que el sistema genera una respuesta oportuna, consistente y completa, y que el seguimiento asociado se lleva a cabo con la profundidad adecuada.    

Lanzando una línea de denuncias    

Como toda nueva iniciativa, para lanzar una línea de denuncias se requiere un programa eficaz de comunicación y educación. El primer paso es que la administración anuncie los objetivos de un programa de línea de denuncias y la razón para implementarlo. En una compañía pública, la meta sería ofrecer a los empleados la oportunidad de comunicarse con la compañía y con el Consejo de Administración. Cada empleado debe recibir una carta o comunicado anunciando el programa, junto con una tarjeta de negocios con el número de la línea de denuncias. Los empleados deben conocer el programa en reuniones y los mensajes recibidos se deben reforzar en tablas de avisos colocados en todas las áreas de trabajo. Los nuevos empleados deberán captar esta información como parte de su capacitación.     

La compañía debe documentar que los empleados han recibido la información acerca de la línea de denuncia y su uso adecuado. Para evitar abusos de la línea, como el que los empleados llamen para quejarse de una crítica “injusta” del menú de la cafetería, el programa de comunicación necesita dejar en claro el propósito de la línea de denuncias, al igual que los mecanismos apropiados  para enfrentar las quejas en caso de que no se trate de algún acto ilegal. Además, algunas empresas pudieran considerar la ampliación del acceso a la línea de denuncia a proveedores y/o clientes, pero existe el reto de mantener una difusión de información y comunicación adecuadas sobre el mecanismo de denuncias y su uso apropiado.     

Por lo anterior, es crucial que junto con este lanzamiento se aplique un programa de capacitación adecuado sobre el tipo de asuntos que debería reportarse por medio de la línea de denuncias, su operación y los procesos generales que se generarán. Este lanzamiento deberá ir acompañado de una capacitación  que concientice sobre el fraude para que los usuarios del sistema desarrollen una sensibilidad adecuada a posibles señales de fraude y/o ilícitos, incluyendo los elementos fundamentales de presión, oportunidad y racionalización.    

El manejo efectivo del fraude descansa sobre una combinación de actividades de control y  prevención del mismo, herramientas y metodologías de detección y procedimientos estrictos de investigación. En este conjunto de actividades, las líneas de denuncia pueden funcionar como una herramienta central para la detección y prevención de fraudes e ilícitos.      

L.A.E. José Claudio Treviño, CFE, CFI

Socio de Ernst & Young México

Fuente: Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx del Instituto Mexicano de Contadores Públicos www.imcp.org.mx