La estructura brinda un orden general al informe, dividiéndolo en secuencias lógicas. La estructura es “el esqueleto” del informe, no es su formato físico. El desarrollo de la estructura del informe se hace antes de determinar su formato, el cual abarca la orientación de las páginas, fuentes de letras a ser usadas, color, gráficos, elementos y demás partes del informe.
No solamente es importante decidir que secciones incluir sino también tener presente la secuencia en que se presentaran las mismas. Adicionalmente, tenga presente que a nadie le atraerá el informe preparado por su departamento, al menos que el mismo no posea un contenido interesante, ahí radica la importancia vital de la estructura de un informe de auditoría interna efectivo. Preocúpese por solucionar los problemas detectados y cree un documento cuya estructura, comentarios e ideas ayude a cómo solucionar las situaciones identificadas.
La estructura del informe se desarrolla examinando los objetivos del mismo y las necesidades de los usuarios. Es un ejercicio de ajustar los componentes y el mensaje dentro de una estructura que vaya acorde con los objetivos y las necesidades de los lectores. A través de pasar los componentes y el mensaje a través de filtros, que permiten al diseñador del informe desarrollar un documento de alto impacto:
- ¿Qué componentes y mensajes deben ser enfatizados?
- ¿Qué secciones deben ser enfocadas para lograr el objetivo deseado?
- ¿Cuál debe ser la estructura de cada sección?
- ¿Cuál es el nivel de detalle deseado de cada sección?
- ¿Los encabezados proveen las bases para navegar a través del informe?
Beneficios del desarrollo de una estructura estándar
Lectores: Les permite localizar rápidamente lo que desean saber. Incrementa la comprensión, debido a que la estructura consistente ayuda al lector ha anticiparse a lo que contendrá el reporte sección por sección.
Auditores: Los ayuda a escribir mejor, debido a que permite asegurarse que todos los componentes y mensajes han sido incluidos. Además, hace el proceso de redacción más eficiente.
Supervisores de Auditoría Interna: Mejora las revisiones de calidad y efectividad dentro de la actividad de auditoría interna.
Nota: El próximo miércoles publicaremos las 10 partes esenciales de un informe de auditoría interna, con el fin de complementar este artículo.
Publicado en el Blog de Nahun Frett -http://nahunfrett.blogspot.com/
Nahun Frett
Es un reconocido conferencista especializado en temas sobre auditoría interna, gestión de riesgo, gobierno corporativo, cambio organizacional, liderazgo y auto-evaluación de control. Motivador nato de equipos multidisciplinarios de auditoría interna, ampliamente solicitado para dictar conferencias y proveer capacitación en cursos, talleres y seminarios. Colaborador de Auditool
Santo Domingo, República Dominicana
Y luego Agregar a la pantalla de inicio.